Авторизация

Чужой компьютер
 
ГлавнаяВсе авторы — Оформляем трудовые отношения с сотрудниками в электронном виде
06 августа 2012

Оформляем трудовые отношения с сотрудниками в электронном виде

Со всеми ли сотрудниками можно будет заключать электронный трудовой договор?

– Нет, не со всеми.

Должен ли работодатель направлять заверенную копию договора работнику?

– Да, должен.

Можно ли будет знакомить сотрудника с локальными нормативными актами в электронном виде?

– Да, можно.

Правительство РФ внесло в Госдуму законопроект1, предусматривающий возможность заключать с работниками, трудящимися дистанционно, электронные трудовые договоры. Поэтому сейчас депутаты решают, каковы плюсы таких договоров и стоит ли давать работодателям право оформлять трудовые отношения с дистанционными сотрудниками в электронном виде.

Зачем нужен электронный трудовой договор?

С помощью электронного трудового договора работодатели смогут существенно упростить процедуру оформления сотрудника на работу. Именно это и является основной целью законодателя.

Но есть при этом одна существенная оговорка – заключать такой договор можно будет исключительно с сотрудниками, выполняющими работу дистанционно. При этом законопроект исключает из числа таких работников надомников2 – с ними по-прежнему нужно заключать трудовые договоры в бумажном виде. Отсюда следует вторая цель авторов законопроекта. Ею является желание улучшить труд дистанционных работников, предоставить им полный спектр положенных прав и гарантий, а также перевести отношения с ними в правовое поле.

Особенности заключения электронного трудового договора

Порядок заключения электронного трудового договора имеет свои особенности и существенно отличается от привычного:

  • при трудоустройстве работник может представить необходимые документы (схема на стр. 52) в электронном виде;
  • чтобы заверить такой договор, стороны обязаны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (их должен будет получить и оформить работодатель);
  • заключив с сотрудником электронный трудовой договор (схема на стр. 55), работодатель обязан направить ему по почте3 надлежащим образом заверенную копию этого документа не позднее трех календарных дней;
  • ознакомиться с приказом о приеме на работу, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами и коллективным договором сотрудник может в электронном виде1. Чтобы подтвердить, что он ознакомился с документом, работник должен поставить на нем усиленную квалифицированную электронную подпись;
  • дистанционные работники самостоятельно и по своему усмотрению распределяют свое рабочее время и время отдыха (иное может быть предусмотрено договором, например, можно прописать в нем выходные дни или время выхода на связь с помощью Интернета и специальных программ);
  • в трудовую книжку по желанию работника можно не вносить сведения о дистанционной работе. В этом случае документами, подтверждающими период дистанционной работы, будут являться копии трудового договора и приказа о прекращении трудового договора.

Внимание!
Законопроект об электронном трудовом договоре еще не принят Госдумой. Но вероятность его принятия велика, поскольку он подготовлен по поручению Президента РФ и Правительства РФ.

Документы в тему
Документ
Поможет вам
Законопроект № 88331-6 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 1 Федерального закона “Об электронной подписи”»Уточнить, когда и как работодатель сможет заключать электронный трудовой договор
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об электронной подписи)Разобраться в том, что такое электронная подпись, как и когда ее можно применять
Статьи 13, 65, 66, 68, 77, 81, 83 ТК РФУзнать, как правильно оформить и расторгнуть трудовой договор


Преимущества электронного договора

Электронный трудовой договор имеет ряд преимуществ перед своим бумажным собратом. Вот некоторые из них.

Преимущество 1. Работодателю гораздо проще оформить трудовые отношения с сотрудником, работающим удаленно (например, значительно снижается бумажная волокита, появляется возможность в считанные минуты оформить сотрудника на работу, не прибегая к помощи курьеров).

Преимущество 2. Существенно упрощается кадровый документооборот между сторонами (например, сотрудник может направить документы для трудоустройства в электронном виде и в таком же порядке знакомиться с локальными нормативными актами компании и другими документами).

Преимущество 3. Электронный документооборот позволяет компании снизить затраты на ведение кадрового делопроизводства (например, это помогает экономить на бумаге и на шкафах, в которых хранятся бумажные документы, освободить офисное пространство и т. д.).

Преимущество 4. Работнику не нужно тратить время и средства, чтобы посетить офис работодателя и получить подписанный экземпляр трудового договора или ознакомиться с приказом (это, с одной стороны, будет стимулом для самого работника, а с другой стороны, позволит работодателю сэкономить время и быстрее оформить сотрудника на работу).

Преимущество 5. Сотрудник имеет право выбора – поручить работодателю внести данные об удаленной работе в его трудовую книжку или нет (таким образом, дистанционным работникам предоставят альтернативу, тогда как для других категорий такую возможность трудовое законодательство не предлагает).

Совет
Старайтесь своевременно оформлять и направлять дистанционным сотрудникам трудовую книжку – это убережет вас от ответственности за задержку документов.

Словарь кадровика 

Электронный трудовой договор – договор, заключенный между работодателем и дистанционным сотрудником не в бумажном, а в электронном виде с использованием усиленной электронной подписи.

Дистанционные работники – лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы вне места расположения работодателя (за исключением надомников), в том числе в другой местности, с использованием сети Интернет и других видов связи.

Усиленная квалифицированная электронная подпись – информация, созданная с использованием средств электронной подписи, позволяющая определить лицо, подписавшее документ, и отследить внесенные в него изменения; ключ проверки такой электронной подписи указан в специальном квалифицированном сертификате.

Недостатки электронного договора

Но помимо указанных плюсов у электронного трудового договора есть и ряд существенных минусов.

Недостаток 1. Трудовой кодекс не предусматривает возможности заключать электронный трудовой договор. На данный момент есть только законопроект № 88331-6 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 1 Федерального закона “Об электронной подписи”». Однако, как мы уже упоминали, содержащиеся в нем поправки гласят, что электронный трудовой договор можно будет заключать только сотрудниками, трудящимися дистанционно. Перевести остальных работников на такие договоры не получится, даже если указанный законопроект примут.

Недостаток 2. Работники уже привыкли к бумажным документам. Ведь их в случае трудового спора всегда можно использовать в суде. Порядок же, в соответствии с которым можно будет использовать электронные документы в судах, пока на законодательном уровне не урегулирован. Поэтому подавляющее большинство сотрудников не поддержит инициативу работодателя заключать с ними трудовые договоры в электронном виде.

Недостаток 3. Чтобы подписать электронный трудовой договор, требуется электронная подпись. При этом такая подпись должна быть как у работника, так и у работодателя. А оформлять ее всем принимаемым на работу работникам довольно сложно. Это связано с тем, что возможность использовать такую подпись предоставляют специализированные операторы, с которыми работодателю нужно будет заключить соответствующий договор.

Недостаток 4. Если договор с работником и будет подписан в электронном виде, то другие кадровые документы останутся на бумажных носителях (например, приказы о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о переводе и др., листок временной нетрудоспособности, заявления работника и т. д.). Даже если стороны подпишут трудовой договор в электронном виде, это не решит вопрос использования компаний электронных документов в остальных случаях.

Недостаток 5. Если компания собирается заключать с работниками электронные трудовые договоры, ей нужно будет разработать порядок хранения не только бумажных, но и электронных документов, указать особенности их хранения, а также обеспечить безопасность персональных данных, содержащихся в таких трудовых договорах.

Поэтому, несмотря на то, что законопроект еще не принят, уже сейчас видно, что не все его положения в ближайшее время можно будет реализовать на практике. Чтобы работодатели смогли активно заключать с сотрудниками электронные трудовые договоры, нужно дополнительно подготовиться к этому как на законодательном, так и на практическом уровне.

Электронная подпись организации 

Может ли организация иметь свою электронную подпись, насколько это законно? Владельцем сертификата ключа проверки такой подписи является лицо, которому он выдан (п. 4 ст. 2 Закона об электронной подписи). В настоящее время закон предоставляет право получить электронную подпись, в частности, юридическим лицам (прежний Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такую возможность не допускал). Следовательно, организации могут являться полноправными владельцами электронных подписей, а значит, и заключать соответствующие договоры в электронном виде (ст. 14 Закона об электронной подписи).

Запомните главное 

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Екатерина ДОБРИКОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Заключать электронный трудовой договор можно будет только с дистанционными работниками. Исключение составляют надомники – с ними трудовые отношения нужно будет заключать по-прежнему в бумажном виде. 

Асида АГРБА, юрист международной юридической фирмы CMS, Россия (Москва):

– Электронный трудовой договор на практике может существенно упростить кадровый документооборот в организации. А это в свою очередь позволит компании снизить затраты на ведение бумажного делопроизводства. 

Екатерина ШЕСТАКОВА, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент» (Москва):

– Если вы соберетесь заключить с работниками электронные трудовые договоры, внесите изменения в локальные акты компании. Например, разработайте документ, устанавливающий порядок и особенности хранения электронных договоров, а также условия обеспечения безопасности содержащихся в них персональных данных.

Исправляем ошибку 
Ошибка

Работодатель использовал простую электронную подпись для кадрового документа, который нужно заверять подписью и печатью (например, командировочное удостоверение).

Как правильно

Электронный документ будет признан равнозначным заверенному подписью и печатью бумажному аналогу, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 3 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Что будет, если…

Если компания будет использовать для электронных документов простую электронную подпись, их признают недействительными, а работодателя могут привлечь к административной ответственности за нарушение норм трудового права (ст. 5.27 ТК РФ). Поэтому нужно своевременно заменить простую электронную подпись на усиленную квалифицированную, если вы удостоверяете документ, который должен быть заверен подписью и печатью.

1 Законопроект № 88331-6 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 1 Федерального закона “Об электронной подписи”».

2 Лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых за свой счет (ч. первая ст. 310 ТК РФ).

3 Заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

4 Принимаемые работодателем локальные нормативные акты действуют в отношении работников независимо от места выполнения ими работы (ч. четвертая ст. 13 ТК РФ).
  

Редакция журнала «Кадровое дело»

Читайте также:

04 июля 2013
13 мая 2013
10 августа 2012
28 ноября 2012
10 сентября 2012
11 октября 2012
Представьтесь*
Ваш e-mail*
Защитный код* (Введите только синие цифры)
6  5  9  3  9  0  1  3  8  8  

Актуальные статьи на Вашу почту!
Ok

Виджет статей

Очень удобно!

добавить на Яндекс