Скопировать ссылкуДля начала перечислим документы, порядок ведения которых определен Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами (табл. 1). Большинство работодателей такую документацию хранит. Иногда часть документов утрачивается в результате реорганизации. Например, если общество с ограниченной ответственностью преобразуется в ЗАО, работодатель может попросту забыть издать соответствующие приказы и изменить записи в трудовых книжках. В результате у сотрудников могут возникнуть проблемы с оформлением пенсии. Еще один случай, когда документы могут быть утеряны, – ликвидация компании. Когда в 1990-е годы небольшие фирмы прекращали свою деятельность, сведения о персонале не передавались в архивы. В итоге бывшие сотрудники таких компаний не могут подтвердить ни взносы в пенсионный фонд, ни длительность трудового стажа (например, на вредном производстве).
Перечень обязательных документов
| Вид документа | Правовая норма |
| Копии документов, необходимые для приема на работу: - документы, удостоверяющие личность; - трудовая книжка; - пенсионное удостоверение; - военный билет (для военнообязанных); - документ об образовании; - медицинская книжка; - список научных трудов; - справка об условиях труда на основном месте работы и др. | Ст. 65 ТК РФ |
| Трудовой договор | Ст. 67 ТК РФ |
| Соглашение сторон | Ч. 2 ст. 70 ТК РФ |
| Ученический договор | Ст. 200 ТК РФ |
| Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности | Ст. 244 ТК РФ |
| Приказы по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу и пр.) | Ч. 1 ст. 68, ч. 1 ст. 84.1, ч. 6 ст. 193 ТК РФ |
| Трудовая книжка | Ст. 66 ТК РФ |
| Штатное расписание | Ч. 2 ст. 57 ТК РФ |
| Правила внутреннего трудового распорядка | Ч. 4 ст. 189 ТК РФ |
| График отпусков | Ч. 1 ст. 123 ТК РФ |
| Документы, устанавливающие систему оплаты труда | Ч. 4 ст. 135 ТК РФ |
| Документы, связанные с обработкой данных | П. 8 ст. 86 ТК РФ |
| Иные документы, установленные трудовым кодексом |
Иногда некоторые документы и вовсе не оформляются – по разным причинам. Например, в организации нет экономиста по труду, а все нормы определяются «на глазок» в зависимости от объема работы. Перечни должностей с ненормированным рабочим днем также могут отсутствовать, потому что сотрудники остаются работать «по личной договоренности» за отгулы, а не в соответствии с законодательными нормами. Бывает, что работники повышают квалификацию за собственный счет, но соответствующие сведения не приобщаются к их личным делам.
Однако в ряде случаев документы не издаются по той причине, что в компании отсутствуют соответствующие правоотношения. Например, в компании не проводится аттестация персонала, сотрудники работают в одну смену и график сменности в связи с этим не нужен. Перечислим самые распространенные виды документов, которые могут отсутствовать в организации (табл. 2).
Перечень документов, которые могут отсутствовать у работодателя
| Вид документа | Правовая норма |
| Графики сменности | Ч. 3 ст. 103 ТК РФ |
| Документы, устанавливающие порядок проведения аттестации | Ч. 2 ст. 81 ТК РФ |
| Перечень должностей с ненормированным рабочим днем | Ст. 101 ТК РФ |
| Документы, устанавливающие выплаты в нерабочие и праздничные дни | Ч. 3 ст. 112 ТК РФ |
| Документы, устанавливающие нормы труда | Ч. 1 ст. 162 ТК РФ |
| Документы, связанные с профессиональной подготовкой, переподготовкой, повышением квалификации | Ч. 2 ст. 196 ТК РФ |
Какие же негативные последствия могут возникнуть у работодателя, если у него нет указанных документов? Представим такую ситуацию. Работодатель решил расторгнуть трудовые отношения с одним из работников, предложив тому уволиться по собственному желанию. Сотрудник не согласился, и работодатель провел аттестацию, по результатам которой работника все-таки уволил. Однако ни порядка проведения аттестации, ни критериев оценки у работодателя нет. Были только изданы приказы о проведении аттестации и об увольнении. В такой ситуации сотрудник может обратиться в суд с иском о восстановлении о работе, который с большой вероятностью будет удовлетоворен, т.к. работодатель не соблюдал процедуру проведения аттестации, а соответствующая документация отсутствует. Конечно, в организации могут задним числом оформить приказы о проведении аттестации, графики и акты. Однако в них не будет подписей работника, что будет свидетельствовать в суде в его пользу.
Приведем другой пример. Работодатель пренебрегает графиком должностей и ненормируемым рабочим днем и не издает соответствующие приказы. В нерабочее время по вине работодателя с сотрудником произошел несчастный случай. Несчастный случай в результате нарушения правил техники безопасности или иных правил охраны труда, вследствие которого работник получил тяжкие увечья, влечет следующие санкции: штраф в размере до 200 000 рублей или заработной платы или иного дохода виновного лица, осужденного по ст. 143 Уголовного кодекса Российской Федерации, за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок от 180 до 240 часов, либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо лишение свободы на срок до одного года. Если то же деяние привело к смерти человека, виновное лицо наказывается лишением свободы на срок до 3 лет (ст. 143 УК РФ).
Если при расследовании инцидента установлено, что грубая неосторожность застрахованного содействовала возникновению или увеличению вреда, причиненного его здоровью, то комиссия по расследованию несчастного случая на основании ст. 229 ТК РФ определяет степень вины застрахованного в процентах. В любом случае вопрос о том, кто отвечает за несчастный случай на производстве, решается в каждом случае особо, по результатам исследования должностных инструкций каждого ответственного лица. В такой ситуации проблемы могут возникнуть в связи с отсутствием необходимой документации. Перечень проверяемых сведений содержится в Приказе Минздравсоцразвития РФ от 21.09.2011 № 1065н. По результатам проверки оформляется акт, в котором отражаются факты нарушений, в том числе отсутствие документов. Если документарная проверка не позволяет оценить, соответствуют ли действия работодателя обязательным требованиям, проводится выездная проверка.
Существуют документы, которые не перечислены в ТК РФ и, следовательно, не расцениваются работодателями как обязательные. Наиболее полный перечень документов, регулирующих трудовые отношения, можно найти в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Документам из этого списка работодатели часто не уделяют должного внимания, не хранят их или не оформляют вовсе.
Рассмотрим такую ситуацию: работодатель размещает в Интернете объявление о вакансии руководителя проекта. На адрес организации приходят сотни резюме. В результате выбирают одного соискателя, тот приходит на работу, но не предоставляет требуемые документы, например о высшем образовании. На самом деле сотрудник не имеет высшего образования, поэтому и диплом предъявить не может. Не справившись с новыми обязанностями, он обращается в суд и заявляет, что требования о высшем образовании не были включены в описание должности. А описание позиции и резюме у работодателя не сохранились. В этой ситуации обеим сторонам придется представлять доказательства в суд. Если работодателю и удастся подтвердить свою правоту, то только с помощью экспертов и специалистов, для чего потребуются дополнительные средства.
Еще один пример. Документы, связанные с квотированием рабочих мест в компании, были утрачены по халатности сотрудника. В результате на организацию был наложен штраф.
За нарушение прав инвалидов в области трудоустройства и занятости в соответствии со ст. 5.42 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрены следующие санкции:
- Отказ работодателя в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 рублей.
- Необоснованный отказ в регистрации инвалида в качестве безработного влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 рублей.
Кроме того, в п. 2.2 Кодекса г. Москвы об административных правонарушениях нарушение установленного порядка квотирования рабочих мест влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.
Непредставление информации о соблюдении квотирования также может повлечь штрафные санкции. В качестве примера можно привести Определение Московского областного суда от 10.03.2011 по делу № 33-4406 об обязании обеспечить квотирование рабочих мест для инвалидов и молодежи. В ходе заседания было документально подтверждено, что ответчик не исполнял обязанность по ежемесячному и ежеквартальному представлению информации о выполнении квоты для приема на работу инвалидов.
В табл. 3 приведен далеко не полный перечень документов, которые работодатели предпочитают не хранить. Однако отсутствие такой документации может привести к негативным последствиям. Рассмотрим обобщенно негативные последствия, вызванные отсутствием сохранности документов.
Сроки хранения документов и риски
(из Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»)
| Виды документов | Возможные негативные последствия | Срок хранения |
| Документы (информация, справки, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников | Негативные последствия в споре с работником при сокращении штата, численности | 5 лет |
| Документы (справки, информация) о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан | Административная ответственность до 50 000 рублей | 5 лет |
| Переписка по вопросам трудоустройства | Судебные споры в отношении несоответствия должности, нарушения прав работников | 5 лет |
| Переписка о привлечении иностранных работников и объемах квот | Административные штрафы (контролирующий орган – Федеральная миграционная служба) | 5 лет |
| Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) по совершенствованию процессов труда | Судебные споры с работниками в отношении выполнения несвойственных им обязанностей, с руководством – в отношении злоупотребления правами работников | 5 лет |
| Положения о соблюдении дисциплины труда | Судебные споры о наложении дисциплинарных взысканий и привлечении к дисциплинарной ответственности, восстановлении на работе сотрудников, привлеченных к дисциплинарной ответственности | Постоянно |
| Соглашения генеральные, межотраслевые, региональные, иные | Споры о нарушении прав сотрудников по сравнению с положениями соглашений | Постоянно |
| Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению | Проведение забастовки работниками, убытки работодателя | Постоянно |
| Документы (заявления, докладные, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров | Рост трудовых споров в организации, проигранные судебные споры | 5 лет |
| Типовые нормативы по труду | Переработки, снижение качества работы, забастовки, трудовые споры с работодателями | Постоянно |
| Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток, ставок, совершенствовании форм оплаты труда | Неправомерное установление порядка оплаты труда, трудовые споры в связи с депремированием, установлением окладов ниже МРОТ и т.д. | 5 лет |
| Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начисления премии | Возможные претензии налоговых органов при выплате заработной платы на уровне ниже рыночного, ниже МРОТ, выплатах заработной платы «в конвертах» | 5 лет |
| Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начисления стажа | Споры, касающиеся льготных пенсий, досрочного выхода на пенсию | 75 лет |
| Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников | Споры о размере премий, правомерности начисления премий сотрудникам | 5 лет |
| Акты, предписания по технике безопасности, документы об их исполнении | Административные взыскания, уголовное наказание в случае ущерба жизни или здоровью или же действия работодателя повлекут смерть работника | 45 лет |
Бывает, что документы уничтожают по случайности. Если произошла подобная ошибка, компания должна предпринять меры по восстановлению документации. Однако если работодатель отнесется к этому легкомысленно, то может столкнуться с целым рядом проблем.
Высока вероятность осложнений при взаимодействии с контролирующими органами. Допустим, компания не может предоставить в ФМС документы, подтверждающие правомерность работы иностранных сотрудников, в налоговую службу – о начислении заработной платы, в Пенсионный фонд – о трудовом стаже. Результат – инспекционные мероприятия, начисление штрафов и пеней.
Серьезные проблемы могут возникнуть и при судебных спорах с работниками, если утрачены экземпляры документы с подписями сотрудников. Поводом для разбирательства может стать правомерность проведения аттестации, наложение дисциплинарного взыскания, премирование и т.д.
За отсутствие необходимых документов, установленное Государственной трудовой инспекцией, работодатель может быть привлечен к административной ответственности, согласно ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае организации грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Теоретически по этой же статье возможно и административное приостановление деятельности, но к данной мере прибегают достаточно осторожно, т. к. она связана с определенным риском для персонала. Например, нарушения в сфере охраны труда создают угрозу здоровью или жизни работников организации или третьих лиц.
Если в связи с отсутствием документов по технике безопасности произошел несчастный случай, приведший к смерти сотрудника, работодатель может быть наказан лишением свободы на срок до 3 лет (ст. 143 УК РФ).
Что можно посоветовать работодателям? Конечно, хранить все документы, связанные трудовыми отношениями и деятельностью организации в целом. Стоит взять за правило: ни одно резюме, ни один локальный акт не должны отправиться в корзину. Особое внимание следует уделить оформлению и хранению документов, прямо упомянутых в ТК РФ.
При определении сроков хранения документов целесообразно руководствоваться Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Если документы утрачены, придется их восстановить, особенно если это первичная документация. В Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 в случае пропажи или уничтожении первичных документов руководителю организации рекомендуется:
- назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105);
- предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.
Сначала необходимо восстановить содержание утраченных документов. Затем придется собрать подписи сотрудников, которых с этой документацией должны были ознакомить. Этот этап может оказаться намного более сложным и длительным, чем первый. Очевидно, что восстановление кадровых документов – процесс трудоемкий и не всегда приводящий к нужному результату. Поэтому лучше подстраховаться и позаботиться о сохранности документации.
Помните анекдот? «Потеряли паспорт? Поздравляем вас с назначением на должность руководителя и главного бухгалтера в одиннадцати новых фирмах». Применительно к кадровому делу можно перефразировать его так: «Не бережете документы организации? Поздравляем: вам ждут одиннадцать штрафов и рисков». Так что, прежде чем уничтожать «лишние» документы, стоит несколько раз подумать. И все-таки отправить их на хранение.
