Как работать эффективнее в многозадачной среде

Посмотрим правде в глаза: за все плюсы, которые несет развитие технологий в бизнес-среде, зачастую приходится расплачиваться снижением производительности, а также тем, что приходится постоянно отвлекаться от работы. Ответив на 10 электронных писем, можно гарантированно обнаружить еще 20 в папке "Входящие". Вы, предположительно, должны быть на связи в режиме 24/7. Вы регулярно подстраиваетесь под онлайн-совещания с коллегами из разных точек планеты. Вы проверяете почту во время деловых встреч. Вы следите за обновлениями в Twitter в течение рабочего дня. Как работать эффективно и при этом много успевать?

Начинать с тяжелого. Первый урок продуктивности, который практикуют многие известные и успешные люди, - встать пораньше и заняться самыми трудными (или самыми важными) делами, пока телефон и почта не начали разрываться от входящих звонков и сообщений. Нужно находить время для того, чтобы собраться с мыслями. Если вы отнюдь не "жаворонок", то выберите время в течение дня, когда вы не будете ни на что отвлекаться и сможете полностью сосредоточиться на обдумывании самых важных задачах.

Один большой проект превращается в несколько небольших задач. Иногда, обдумывая крупный проект, невозможно решить, как лучше начать над ним работать, с какого "конца" за него взяться. Чтобы не сорвать срок (и при этом не работать несколько дней или даже недель в авральном режиме), необходимо сразу разбить большую задачу на несколько маленьких с отдельными целями и индивидуальными дедлайнами. Достижение небольших ежедневных побед - лучшее средство мотивации.

"Сегодня нельзя представить работу руководителя среднего и высшего звена без правильной расстановки приоритетов. Большой проект, как праздничный торт, делится на кусочки. Среди этих частей необходимо выделить главные и второстепенные. Затем детали нужно скомпоновать так, чтобы добиться максимального успеха: цель, команда, приемлемые способы достижения, риски, бюджет, результат и др. И потом внедрить проект настолько быстро и четко, насколько это возможно", - говорит ведущий консультант рекрутингового агентства Penny Lane Personnel Надежда Смирнова.

Полное внимание. Вы думаете, что одновременно слушая коллег на совещании и отправляя письма, вы успеете сделать значительно больше? На самом деле, нет. Вы будете удивлены, узнав, насколько продуктивнее и интереснее пройдет встреча, если вы отключите все гаджеты.

Входящие сообщения могут подождать. Оперативность критична для работы специалистов всех уровней. Но не позволяйте потоку писем отвлечь вас от главных задач. Обозначьте для себя время (примерно от часа до полутора), когда вы будете непрерывно решать запланированные на сегодня вопросы. Только потом проверьте пришедшие письма. Если вы руководитель, то этим вы покажете, что не готовы отвечать на сообщения каждую минуту и не ждете этого от команды.

Записывайте! Эксперт по самоорганизации и автор методики Getting Things Done Дэвид Аллен в своей книге "Как поддерживать дела в порядке" дал много ценных советов по планированию работы. Один из них - если вам в голову пришла интересная идея, обязательно запишите ее. Конечно, похвально рассчитывать на свою память, но вряд ли получится удерживать в ней абсолютно все. Кроме того, так удачно посетившая вас мысль может не вернуться именно тогда, когда она вам понадобится (например, на грядущем совещании).

Перерывы. Часто в погоне за продуктивностью никак не получается найти время для себя, заняться тем, чем хочется (будь то чтение, спорт или ранний уход с работы, чтобы поужинать в кругу семьи). Чтобы найти время для перерывов, каждый день нужно планировать (чем вполне можно заняться в обед). Главное - выбрать ту систему планирования, которая подходит именно вам. Рост эффективности будет заметен сразу.

"Чтобы текущие дела не казались вам рутиной, лучше разбить свой обычный рабочий день на несколько блоков, состоящих из разнотипных задач. Эти блоки должны быть расставлены по приоритету. Разумеется, в первую очередь стоит приступать к выполнению самых важных и неотложных дел. К этой категории относятся дела, отвечающие сразу трем критериям: дела, которые необходимо сделать максимально срочно; дела, невыполнение которых грозит самыми большими неприятностями, и, конечно, дела, выполнение которых сулит вам серьезный "куш".

Хотелось бы дать общий совет - никогда не откладывайте те задания, на выполнение которых вам потребуется меньше 5 минут, их надо делать сразу, а не копить как снежный ком. Изначально мелкие задачи могут показаться неважными, но вскоре вы просто-напросто про них забудете, а это может привести к уже серьезным последствиям.

Кроме того, нельзя забывать про отдых между блоками задач в течение дня. Отдыхать следует ритмично, устраивая небольшие паузы (5-7 минут) примерно каждые 2 часа. Не стоит затягивать эту приятную процедуру, так как иначе вы полностью расслабитесь, и вам будет уже сложнее сосредоточиться на работе. Правильно организованный перерыв повышает эффективность работы.

Работа над крупным проектом всегда стоит начинать с разработки плана, причем сам проект лучше разбивать на несколько логически завершенных блоков. Это необходимо для того, чтобы у вас была возможность выполнять эти небольшие задачные блоки проекта максимально эффективно и независимо друг от друга. Конечно, зачастую это очень сложно, так как некоторые этапы работы напрямую связаны друг с другом. Тем не менее, деление задач всегда будет играть вам на руку, ведь все мы люди, и порой у нас может просто не быть подходящего для определенной работы эмоционального состояния, и в такой ситуации, дабы не тормозить проект, вы можете выполнять задачи из другого блока. Возможно, в такой день вы и сделаете меньше, чем было запланировано, тем не менее вы хоть немного будете продвигаться вперед", - говорит старший консультант департамента "Executive Search и Management Selection для рынка ИТ и телекоммуникации" "Агентства Контакт" Анастасия Овчаренко.