Скопировать ссылкуПредставительство компании
Многие российские компании имеют свои представительства или филиалы за границей. Эти подразделения необходимо на что-то содержать, как и любой другой офис. Тогда головная компания выделяет средства, открывает для них счет в иностранном банке и переводит туда деньги, которые обособленное подразделение может расходовать исключительно на собственные нужды. При этом основная фирма, несмотря на то, что речь идет о ее собственных деньгах, распоряжаться переведенными средствами не вправе. В этой связи могут возникнуть некоторые проблемы, например, когда, сотрудник головного офиса приезжает в командировку и у него закончатся деньги. Что делать? У филиала нет права выдать ему средства. Поэтому головной компании лучше открыть счет не на имя подразделения, а на собственное. Тогда представительство сможет получать деньги для своих целей через этот счет, а приехавший сотрудник – снять с него дополнительные средства если выделенных командировочных не хватит. Кстати, возможно, при выезде за границу такому работнику лучше иметь при себе банковскую карточку, так как у ее держателя возникает гораздо меньше проблем, чем при использовании наличных денег.
Пластиковая карта
В дополнение к валютному счету российский банк может выпустить корпоративную пластиковую карту, на которой будут находиться деньги, принадлежащие юридическому лицу, либо предоставляемые финансовой структурой по кредитному договору. Для чего это нужно?
В сфере денежного обращения такие карты являются наиболее удобным средством для безналичных расчетов. Корпоративный «пластик» оформляется непосредственно на имя материально-ответственного лица организации, он же держатель карты. Это удобно еще и с той точки зрения, что компания контролирует расходование средств. При возникновении проблем «пластик» можно заблокировать. Кроме этого, есть возможность пополнить баланс и получить наличную валюту в стране командировки.
Но есть и небольшой подвох. Возвратившись в офис, сотрудник должен отчитаться перед своей бухгалтерией по потраченным суммам. Для этого он обязан будет предоставить чеки, которыми сопровождается каждая операция с использованием карты. Бухгалтер сравнивает потраченную сумму с выписками из банка. Очень часто возвратившиеся из командировки работники теряют часть распечаток или, что бывает чаще, просто забывают их взять, когда расплачиваются в магазине или снимают деньги в банкомате. Поэтому у организации могут возникнуть проблемы по подтверждению расходов по налогу на прибыль.
Еще два существенных момента, которые надо знать при использовании корпоративного «пластика»: во-первых, за границей валютные корпоративные карты можно использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов. Ими не разрешается оплачивать товары, работы, услуги для хозяйственных нужд компании. Во-вторых, с такой карточки можно снимать рубли для оплаты общехозяйственных и командировочных расходов, но нельзя получать в банкоматах наличную иностранную валюту на территории Российской Федерации.
Был в моей практике такой случай, когда московское представительство иностранной компании заключило договор с отделением банка на обслуживание счета с использованием международных корпоративных карт. Директор этого подразделения выехал в командировку в головную организацию за рубеж, где, естественно, произвел расходы по карточке. Об этом был направлен подробный отчет в банк, находящийся в России. Кредитная организация, в свою очередь, отправила все материалы в территориальный контролирующий орган, так как посчитала, что компания нарушила положение банка об использовании карты. В документах было указано, что «юридические лица – нерезиденты не могут осуществлять безналичную оплату расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте». Надзорное учреждение вынесло определение о возбуждении дела об административном правонарушении и проведении расследования. Как результат – штраф. В суде нужно было доказывать, что имела место именно служебная командировка, а ее цель – участие сотрудника в совете директоров. Корпоративная карта использовалась исключительно на представительские расходы. Руководствоваться пришлось различными нормативными актами ЦБ РФ, несмотря на их противоречивость. Плюс ко всему положения самого банковского контракта были очень витиевато изложены. Выиграть дело было достаточно трудно. Удалось это только в третьей инстанции Арбитражного суда. Поэтому нужно со всей ответственностью относиться к банковским документам, внимательно читать договор, прояснять непонятные моменты, и только после этого подписывать.
Марина Яковлева — эксперт журнала «Расчет»
