Как рассчитываться с дистанционными сотрудниками, перечислять за них НДФЛ и взносы

Там, где трудится дистанционный работник, у компании не возникает обособленного подразделения. А потому НДФЛ, удержанный с зарплаты удаленщика, а также страховые взносы вы будете перечислять по местонахождению головного офиса компании. Теперь обо всем по порядку.

Нет никаких причин становиться на учет в фонды в другом регионе — там, где работает дистанционный сотрудник. Ведь обособленного подразделения в данном случае не возникает. Взносы вы будете платить по местонахождению головной компании. К тому же вам не придется оформлять для удаленщика ни пенсионное свидетельство, ни полис обязательного медицинского страхования. Даже если он трудоустраивается впервые.

Удаленный сотрудник, как и любой другой работник, вправе заявить на стандартные вычеты по НДФЛ. Вот только законодательство умалчивает о том, в каком виде дистанционщик должен составить такое заявление. Советуем действовать так.

Предложите сотруднику направить вам документ в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной подписью. Ту же подпись он ставил на трудовом договоре. Или удаленный сотрудник может прислать вам заявление на вычет обычной почтой — заказным письмом с уведомлением. Именно такие варианты обмена документами предусмотрены главой 49.1 Трудового кодекса РФ.

Кстати, в бухучете зарплату удаленщику вы начислите в обычном порядке. Наверняка деньги вы будете переводить удаленщику на его личный счет в банке.

— начислена заработная плата сотруднику;

— удержан НДФЛ с зарплаты сотрудника;

— перечислена зарплата на карту удаленного сотрудника.

Раз наличных денег дистанционный работник получать не будет, то и расписываться в зарплатных ведомостях ему не придется.

В любой момент работник может попросить вас выдать ему справку по форме 2-НДФЛ. И вы обязаны будете это сделать (п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ). Но опять же не ясно, в каком виде оформить такую справку для удаленщика. Все зависит от того, для чего нужен документ. Предположим, справка понадобилась работнику, потому что он решил заявить имущественный вычет. В этом случае документ работнику придется направить заказным письмом с уведомлением. Ведь инспекторы захотят увидеть оригинал справки с синей печатью. Если же данные нужны сотруднику для личных целей, то направьте документ в электронном виде.

Выплатить социальные пособия, скажем больничные, дистанционному работнику можно только на основании оригиналов документов. Такое требование предусмотрено статьей 312.1 Трудового кодекса РФ. Здесь же уточняется, что все необходимые для начисления пособий бумаги работник должен выслать заказным письмом с уведомлением. А можно воспользоваться экспресс-доставкой. На этот счет никаких ограничений, конечно же, нет.

А что делать, если оригиналы документов затерялись на почте? Тогда попросите удаленного работника получить в медучреждении копию листка нетрудоспобности. И пока вы не получите дубликат, выплачивать пособие нельзя. Без оригинала больничного листа в ФСС вам попросту не возместят сумму выданного работнику пособия.

И вот что еще важно. Чтобы рассчитать социальные пособия, вам понадобятся данные о страховом стаже сотрудника. А как быть, если по договоренности с удаленщиком вы не вносили запись о дистанционной работе в трудовую книжку?

Действительно, правила позволяют так делать. И в этом случае книжку хранит у себя сотрудник. Тогда, чтобы определить стаж, вам понадобится запросить у дистанционного работника копию трудовой книжки. Пусть сотрудник вышлет ее в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной подписью.

Чтобы вовремя получать все необходимые документы, подтверждающие продолжительность болезни, пропишите алгоритм действий в допсоглашении к трудовому договору о дистанционной работе. Образец формулировок мы привели ниже.

Возмещать суммы выплаченных пособий вы будете по общему правилу — в том отделении ФСС, где состоит на учете головной офис. То есть в том регионе, куда станете перечислять взносы.