Скопировать ссылкуПо общему правилу расходы на телефонную, в том числе мобильную, связь в налоговом учете можно признать по правилам пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Однако не все так однозначно прописано в кодексе. Наши советы помогут избежать претензий налоговиков и без проблем учесть расходы на мобильные переговоры.
Совет 1. Выдавая работникам корпоративные сим-карты, лимит расходов зафиксируйте в приказе
Если руководство решило приобрести для сотрудников корпоративные сим-карты, расходы на связь будет нести сама компания. Чтобы их обосновать, надо иметь:
- договор с оператором связи;
- приказ руководителя с перечнем работников, которым нужны корпоративные сим-карты;
- детализированные ежемесячные отчеты.
О необходимости вышеназванных документов Минфин России сказал в письме от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350.
В приказе руководителя обязательно предусмотрите лимиты, в пределах которых компания готова оплачивать разговоры. Тогда определять, какие именно звонки были сделаны в служебных целях, а какие в личных, не потребуется. Все переговоры в пределах установленного лимита можно считать обоснованными. А если сотрудникам разрешается разговаривать за счет компании по корпоративным картам без ограничений, во избежание споров с налоговиками в приказе уточните, что разговоры с таких сим-карт вообще не нормируются.
Совет 2. Расходы на роуминг подтверждайте командировочными документами
Если сотрудники разговаривают по мобильному телефону в зарубежных поездках или выполняя служебные задания в других регионах страны, возникают дополнительные затраты на роуминг. Они входят в состав стоимости услуг сотовой связи. Однако налоговые инспекторы считают такие затраты неподтвержденными. Избежать споров с инспекторами позволят приказы о направлении работников в командировку и командировочные удостоверения. Эти бумаги подтвердят обоснованность оплаты услуг роуминга. Ведь абонент находился вне места основной работы. Поскольку роуминг – не самостоятельная услуга, то подтверждать расходы нужно в обычном порядке (постановление ФАС Московского округа от 09.07.2008 № КА-А40/5861-08).
Совет 3. Подготовьте все необходимые документы
Чтобы уверенно признать затраты на мобильную связь, обзаведитесь максимальным количеством подтверждающих документов. Минфин России признал желательным, например, такой комплект документов (письмо от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):
- приказ руководителя, утвердивший список должностей работников, которые не могут обходиться без сотовой связи (например, работа сотрудника носит разъездной характер или у него нет стационарного телефона);
- должностные инструкции, в которых зафиксирован факт того, что работникам необходимо пользоваться мобильной связью;
- договор с оператором на предоставление услуг сотовой связи;
- счета с расшифровкой звонков, полученные у оператора связи;
- первичка, которая подтвердит, что услуги связи действительно были оказаны;
- другие документы, которые послужат дополнительным аргументом того, что переговоры работников по мобильным телефонам имели производственный характер (например, договоры с контрагентами, справки о состоянии взаиморасчетов и просто деловая переписка).
Редакция журнала «Зарплата»
