Правила составления должностных инструкций

Отсутствие в организации должностных инструкций нарушением не является. Однако их наличие лишь облегчает задачу работодателя по обеспечению эффективности производственного процесса и дисциплины труда. Всегда можно понять, что сотрудник должен делать, с кем взаимодействовать и, если что-то пошло не так, виноват ли он на самом деле. В статье приводятся правила составления должностных инструкций.

Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором:

Разработать ее можно самостоятельно или руководствоваться при этом тарифно-квалификационными справочниками. Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787, не единственный документ, который можно использовать. Существуют также соответствующие документы Минздравсоцразвития России, и более ранние – Минтруда, Госкомтруда и т. д. Они в основном регулируют правила, связанные с отраслевыми особенностями труда работников.

Общие правила

В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы руководитель организации. Если есть необходимость, то их можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под поспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает:

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан. Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей.

Заполнение основных разделов должностной инструкции

Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.

Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.

В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.

Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:

Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Оно устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.

Какие дополнительные разделы можно включить

Также в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.

В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.

Советуем включать в должностную инструкцию раздел «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем можно установить срок действия или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых:

Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.

Редакция журнала «Зарплата»