Секрет успешного совещания

Идеально сформированная команда – это больше половины успеха в любом деле. Как много упускают организаторы совещаний, приглашая на них не тех людей. Неверно распределенные роли – одна из самых глобальных проблем современных совещаний. Само понятие «совещание» в нашем обществе размыто настолько, что зачастую люди воспринимают его не как инструмент для решения проблем и поиска верных решений, сколько как мероприятие, обязательное к посещению «для галочки».

Я ежедневно общаюсь с большим количеством людей, это и владельцы компаний, и топ-менеджеры, и рядовые сотрудники. И каждый раз, когда я задаю вопрос: «Как вы представляете себе среднестатистическое совещание?», большинство из них описывают следующую картину: в определенный час рабочего времени весь персонал стекается в помещение для презентаций, все рассаживаются по местам, и докладчик начинает вещать по своей презентации.

1) есть докладчик, который стоит у экрана с презентацией, выполненной в PowerPoint и монотонно бубнит текст, напечатанный на слайдах;

2) и есть аудитория – все остальные собравшиеся, которые вынуждены наблюдать за этим представлением, так как у них нет иного выбора.

При том, что интересно, люди, относящие себя к аудитории, зачастую таким образом снимают с себя ответственность за проведение продуктивного совещания и занимают пассивную роль слушателя.

Хотя слово «совещание» является достаточно молодым понятием, но на самом деле его истоки ведут нас в первобытные времена, когда люди бегали в поисках пропитания, одетые в шкуры животных. Уже в те времена появлялись первые информационные собрания, на которых вожаки решали вопросы разделения совместно убитого мамонта. В средневековье горожане собирались на площади, чтобы узнать о последних новостях, быть в курсе событий. И в наши дни очень много таких людей. Они постоянно жалуются на избыток совещаний, но при этом продолжают на них ходить, чтобы не пропустить чего-то важного, чтобы быть в курсе дел компании и иметь пищу для разговоров с коллегами. Это так называемое явление «информационного туризма», когда люди приходят просто за еще одной порцией новой информации, но при этом никакой пользы своими действиями не приносят.

Вспоминая свой опыт предыдущих лет, я нашел для себя очень интересное и удачное, с моей точки зрения, сравнение. Современные совещания сродни лекциям, проводимым в высших учебных заведениях. Я старался вспомнить себя сидящим на какой-либо лекции и понял, что все занятия, в принципе, были одинаковыми, менялись лишь несколько параметров: лектор, читающий тот или иной предмет, обсуждаемая тема и место локации.

Во всем остальном картинка выглядела примерно следующим образом: в аудиторию, наполненную звуками смешавшихся в один общий фоновый шум голосов,входил преподаватель. На какое-то время в помещении воцарялась тишина, и внимание студентов устремлялось на появившегося лектора. После непродолжительной переклички начиналась лекция, и тут уже каждый участник был волен распоряжаться ее временем на свое усмотрение.

Кто-то сидел и без отрыва штудировал в тетради лекцию, шумно черкая ручкой, отвлекаясь лишь на то, чтобы что-то переспросить. Кто-то просто безмолвно слушал и вникал во все, что говорил преподаватель. Кто-то, обложенный учебниками со всех сторон, готовился в предстоящим занятиям. Кто-то переговаривался с вокруг сидящими. Кто-то постоянно задавал вопросы преподавателю по ходу лекции. Были и те, кто всеми усилиями старались доказать свое превосходство, указывая на ошибки лектора или вступая с ним в продолжительные дискуссии, пытаясь всеми силами подорвать авторитет преподавателя.

Были и такие занятия, на которых каждому студенту необходимо было отчитаться о проделанной работе, представить презентацию или доклад. На таких мероприятиях обычно никто друг друга не слушал, все были озабочены лишь тем, чтобы успешно отчитаться и получить оценку. Также происходит и на совещаниях даже в крупных компаниях. Люди собираются не для того, чтобы решать определенные задачи, а лишь потому, что руководство настаивает на их присутствии. В этом-то и состоит главная проблема. На совещаниях не должно быть лишних людей, должны присутствовать лишь те, кто предан своему делу, от мнения которых зависит принятие того или иного решения.

К примеру о том, что правильно сформированная команда – залог успеха, хочу поведать однажды прочитанную мной историю о Роберте Соуне. Его первое путешествие с целью покорения Южного полюса не увенчалось успехом, и тогда им было принято решение в свою следующую экспедицию собрать сильную и опытную команду. Он нашел четырех спутников: врача, повара, погонщика собак и навигатора, которые был лучшими в своем деле.

Во время экспедиции Соун не раз сожалел о принятом решении. Ему никак не удавалось найти общего языка с членами команды. Они все кардинально отличались друг от друга, их мнения и взгляды на все происходящее значительно расходились со взглядами самого Стоуна. От этого он злился и корил себя за то, что собрал такую команду. И вот, в очередной раз задав себе вопрос: «Почему я не взял в экспедицию своих друзей?», он сам себе дал ответ: «В таком случае мы бы погибли».

Этот пример отлично иллюстрирует то, как нужно подходить к выбору членов команды. Да, вы, конечно, можете выбирать людей, угодных вам по каким-либо причинам, друзей, родственников, тех, кто поддержит любое ваше решение и всегда вас поймет. Но к каким результатам приведет такая стратегия?

Очень часто люди, с которыми сложно найти общий язык, которые бесконечно спорят и доказывают свою правоту, которых не любит большинство сотрудников, оказываются самыми полезными. Именно такие люди способны указать на те моменты, которые вы не принимаете во внимание, подойти к проблеме с другого ракурса, предложить удачное решение, к которому самостоятельно вам бы не удалось прийти.

Вывод напрашивается сам собой: в любом деле нужна команда, и совещание – не исключение. Вам нужны люди, преданные своему делу с такой же страстью, как и вы.

На совещании у каждого должна быть своя роль. И распределять их нужно заранее самому, иначе участники собрания выбирают себе одну из следующих ролей:

1. «Тайный трудоголик» – присутствует на совещании, но только формально, все время собрания он тратит на решение собственных рабочих задач, исподтишка работает на ноутбуке;

2. «Фанатик соцсетей»– создает впечатление, что слушает и наблюдает за всем происходящим, но в силу своего опыта обладает навыком «слепого» набора текста, переписывается в соцсетях и менеджерах, не смотря на клавиатуру;

3. «Соня» – способен спать с закрытыми глазами, сразу и не распознаешь, но стоит задать вопрос, как все становится предельно ясно;

4. «Выскочка» – периодически вставляет свои пять копеек, безостановочно делает замечания, однако пользы при этом не приносит абсолютно никакой;

5. «Самопиарщик» – обсуждает лишь то, что интересует конкретно его, прерывает ход собраний и навязывает свое мнение.

Согласитесь, с такими набором персонажей далеко не уйдешь и желаемых результатов на совещаниях не добьешься. Каждый должен выполнять свою роль и решать задачи, направленные на достижение общей цели.

Неверно распределенные роли на совещаниях – это реальная проблема, которую руководство в большинстве своем просто не видит, и вместо того, чтобы задаться вопросом: «А кто действительно должен присутствовать на совещании?», пытается найти причины неудачно проведенных собраний в чем-то другом.

Прежде чем говорить конкретно о распределении ролей на совещаниях, уделим внимание тому, кто вообще должен на них присутствовать. В соответствии с тем, какое поведение люди проявляют на собраниях, можно выделить несколько стилей:

1. Трудоголик – не любит совещания, так как считает их пустой тратой рабочего времени. Он старается всячески избежать посещение очередного собрания, но если и приходит, то подгоняет всех участников поскорее завершить мероприятие и разойтись по рабочим местам;

2. Бюрократ – очень щепетильно относится ко всем возможным мелочам касательно принимаемого решения. Уходит в дебри расчетов, продлевая тем самым время совещания до бесконечности;

3. Поджигатель – человек, движимый тысячами идей, одна креативнее другой. Он готов выложить на стол тысячу вариантов, не заботясь при этом о возможности их реализации;

4. Угодник – тот, кто максимально старается избежать конфликтной ситуации. Он движим желание угождать и хочет понравиться всем и каждому, поэтому склонен поддерживать точку зрения, присущую большинству участников.

Важное условие продуктивного совещания заключается в том, чтобы на нем присутствовали представители всех стилей. Дело в том, что каждый из них по-разному относится к процессу принятия решения. Если предположить, что на собрании соберутся люди одного стиля, то исход совещания сложится не самым лучшим образом.

Совещание трудоголиков закончится, не успев начаться. Они в первые же минуты найдут какое-то поверхностное решение проблемы и тут же придут к консенсусу, не вдаваясь в подробности. Бюрократы уйдут в совместное самокопание. Они будут часами анализировать и просчитывать тот или иной ход, но к единому решению в итоге не придут. Совещание поджигателей превратится в соревнование на изобретательность. Идеи будут самыми разнообразными, их будет слишком много, и неизвестно, чем закончится такое собрание. Угодники пообщаются и в скором времени найдут общую волну. Совместное решение будет достигнуто в соответствии с принципом «всех устраивает».

Теперь можно переходить к вопросу распределения ролей на совещаниях. Ни одно совещание не должнообоходиться без лица, принимающего решения. Без его присутствия собрание не имеет смысла, оно превращается в пустую болтовню. Люди собираются, долго обсуждают проблему, приходят к согласию, что нужно предпринять определенные действия. Но такое решение не всегда устраивает главного человека, того, кто эти решения принимает. Тогда выходит, что участники совещания в пустую потратили свое время и энергию.

Очень важно, чтобы на собрании присутствовали те лица, которые ответственны за реализацию того или иного решения, или хотя бы их представители. Если на повестке дня стоит вопрос о техническом переоснащении помещений компании, должен присутствовать человек, отвечающих за все технические вопросы. Если дело касается рекламной компании, то на собрании необходим PR-специалист. Любое решение, принимаемое на совещании, должно иметь возможность его реализации будущем.

Должен быть ведущий или модератор, отвечающий за проведение совещания. Не обойтись без администратора, ответственного за расстановку стульев, размещение участников мероприятия, канцтовары и т.д.

На успешном совещании, как правило, присутствует раздражитель – тот, кто вступает в конфронтацию, подогревая тем самым интерес участников, располагая их к продуктивной дискуссии.

Многосезонные сериалы часто используют практику приглашения особых гостей – звезд кино и телевидения. Делают это для того, чтобы вдохнуть новую жизнь в сюжет подзатянувшейся эпопеи. Для совещаний этот прием также применим, знакомство с авторитетным в той или иной области заинтересует участников собрания.

Список может продолжаться. Присутствие людей, занимающих все перечисленные роли – не главное условие. Некоторые роли могут быть совмещены. Важно понимать, что один человек не должен брать на себя ответственность за принятие решений, организацию мероприятия, ведение доклада и т.д. Человек-оркестр – явление занимательное, но в случае совещаний абсолютно неприменимое. Каждый должен отвечать за что-то одно, только в таком случае совещание может принести положительные результаты.