Как правильно оформить покупки, совершенные работником для организации за свой счет

Давайте сразу расставим точки над «i»: рассматриваемый нами случай (когда работник покупает товар за свои деньги, а потом передает этот товар работодателю и хочет получить компенсацию своих затрат) к подотчету никакого отношения не имеет. И оформлять выдачу денег за уже купленные товары через подотчет нельзя. Более того, мы бы рекомендовали вообще избегать подобных ситуаций, так как даже при грамотном оформлении (о котором мы расскажем ниже) они либо все равно остаются в зоне риска, либо влекут дополнительную налоговую нагрузку на организацию (о чем мы тоже скажем ниже).

Поэтому мы рекомендуем бухгалтеру проявить инициативу и выйти на руководителя организации с предложением создать регламент покупки работниками товаров в интересах компании. В этом регламенте надо четко указать, что товары в интересах организации могут приобретаться двумя способами.

Первый: деньги на необходимые для организации товары выдаются уполномоченному сотруднику заранее, под отчет с указанием целей, на которые эти деньги должны быть израсходованы. Второй: сотрудникам выдается доверенность на совершение покупок от имени организации и за счет организации. Во всех иных случаях средства, потраченные сотрудниками на благо организации, не возмещаются. Этот регламент, естественно, нужно утвердить приказом по организации и довести под подпись до каждого сотрудника.

Однако полностью исключить случаи несогласованных покупок «за свои» регламент не способен. Ведь добиться прилежного исполнения регламента зачастую очень сложно, особенно от высокопоставленных и ключевых сотрудников. Так что нам не обойтись без ответа на вопрос «как оформить возмещение средств сотрудникам, купившим товар за свои деньги и без предварительно выданной соответствующей доверенности». Вариантов такого оформления два (разумеется, вариант оформления «задним числом» мы не рассматриваем).

Первый вариант – заключить с сотрудником договора купли-продажи. То есть выкупить у него те товаров, которые он приобрел за свой счет для организации. Этот вариант в налоговом плане абсолютно безрисковый, однако влечет увеличение налоговой нагрузки. Дело в том, что по этому договору организация не сможет принять к вычету НДС, так как продавцом выступает обычное физическое лицо, а оно плательщиком НДС не является. Сами понимаете, что счет-фактура, даже если таковой был выдан в магазине, тут никак не поможет. При этом в адрес работника нужно будет выплатить сумму, включающую в себя НДС, – ведь именно такую сумму сотрудник заплатил в магазине.

Кроме того, нельзя забывать, что выплата по договору купли-продажи образует доход работника. А значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ – сотрудникам придется самостоятельно отчитываться по этой операции в инспекции (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Избежать проблем с налогами позволяет второй способ оформления таких взаимоотношений. А именно – признание их договором поручения. Поясним.

Если мы внимательно присмотримся к сути отношений, возникающих между работником и организацией (а именно на суть отношений требует смотреть Гражданский кодекс – п. 2 ст. 170), то увидим, что в данном случае ни организация, ни работник не намерены заключать между собой договор купли-продажи.

Ведь в подобных ситуациях работник приобретает товары, изначально рассчитывая, что сам ими пользоваться не будет, а передаст организации. Более того, работник предполагает (в силу своего должностного положения или по устному согласованию), что средства на покупку организация ему возместит. Да и организация, возмещая работнику истраченные им деньги, подразумевает вовсе не покупку товара, а компенсацию расходов.

Из этого следует, что в рассматриваемой ситуации юридически не совсем корректно будет говорить о том, что работник покупает вещь для дальнейшей перепродажи организации, и некорректно в дальнейшем заключать договор купли-продажи между сотрудником и организацией. Волеизъявление обеих сторон не направлено на куплю-продажу. А значит, такого договора просто не может быть в силу прямого указания на это в пункте 3 статьи 154 Гражданского кодекса.

Тем не менее, отрицать, что между работником и организацией в данном случае сложились какие-то отношения, не охватываемые Трудовым кодексом, тоже нельзя. Возникает логичный вопрос: если не купля-продажа, то что?

И ответ на этот вопрос достаточно простой – действия сотрудника, который уже в момент покупки знает, что имущество предназначается не ему, а организации, и расходы на покупку в конечном итоге тоже несет не он, а организация, в точности соответствуют действиям поверенного по договору поручения. Напомним, что по договору поручения (ст. 971 ГК РФ) одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Что же конкретно дает организации признание рассматриваемой операции поручением? Во-первых, частично снимается вопрос с увеличением налогового бремени. Ведь по ГК РФ право собственности на приобретенные товары возникает не у работников, а сразу у организации. Это значит, что продавцом выступает уже не работник, как в предыдущем варианте, а другая организация или ИП. Соответственно есть возможность в дальнейшем получить у них счет-фактуру и поставить НДС к вычету.

Во-вторых, снимается с повестки дня вопрос с НДФЛ у работников. Выплаты при таком оформлении взаимоотношений носят характер возмещения понесенных расходов (ст. 975 ГК РФ). Таким образом, дохода у работника не возникает, а раз нет дохода – нет ни объекта обложения НДФЛ, ни обязанности подавать декларацию.

Но, как и у любой медали, есть здесь и обратная сторона. Речь идет о рисках. И главный риск здесь – отсутствие письменного договора. Да, Гражданский кодекс допускает заключение договоров в устной форме (ст. 159), но одновременно говорит, что сделки между юрлицом и гражданином должны заключаться письменно (ст. 161 ГК РФ). И хотя нарушение этого правила не делает договор недействительным (а лишь лишает стороны права при возникновении судебного спора ссылаться на свидетельские показания – ст. 162 ГК РФ), риск претензий со стороны налоговой остается весьма высоким.

Снизить этот риск можно путем оформления различных письменных документов, сопровождающих сделку и подтверждающих, что работник действовал в интересах организации. Такими документами могут быть служебные или объяснительные записки, отчеты работников о произведенных покупках, и т.п., завизированные руководителем организации, а также приказы или распоряжения о выплате компенсации. При этом в таких приказах лучше прямо указывать, что отношения с работниками являются поручением, и, указывая бухгалтерии на необходимость произвести выплату, делать ссылки на соответствующие статьи ГК РФ и четко называть эту выплату компенсацией расходов поверенного.

Но все же еще раз оговоримся: лучше таких ситуаций избегать и заранее выдать сотрудникам соответствующие доверенности.