Учет расходов на охранные услуги

Организовать охрану фирмы и ее имущества можно несколькими способами. Можно, например, принять соответствующих специалистов в штат организации. С точки зрения учета расходов этот путь самый простой. Заработная плата сотрудников будет попадать в расходы, как и начисления на нее. Однако с точки зрения эффективности самой охраны этот путь нельзя признать наилучшим. Ведь заполучить в штат действительно хорошего специалиста будет стоить очень дорого. К тому же придется выделить немалый бюджет на техническое и прочее обеспечение. Поэтому таким путем, как правило, идут лишь крупные компании, формируя собственные службы безопасности и охранные подразделения. Также этот вариант можно использовать, если нужно лишь упорядочить доступ лиц на территорию компании, или получить услуги сторожа.

Другой вариант организации охраны — заключение договора со сторонними охранниками. Этот способ «распадается» еще на три варианта. Во-первых, договор можно заключить с частным охранным предприятием (ЧОП). Во-вторых, в качестве контрагента можно выбрать ФГУП «Охрана». И, в-третьих, исполнителем по договору может быть вневедомственная охрана МВД России. Остановимся на каждом из этих вариантов подробнее.

Пожалуй, самым распространенным вариантом обеспечения фирмы услугами по охране является заключение договора с частным охранным предприятием. Подыскивая контрагента для заключения такого договора, нужно помнить, что ЧОПом может быть только ООО с уставным капиталом не менее 100 тысяч рублей (ст. 15.1 Закона РФ от 11.03.92 № 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации», далее — Закон о ЧОП). А если вы заключаете договор, предусматривающий вооруженную охрану, или услуги по монтажу и проектированию охранных систем, то уставный капитал контрагента должен быть не менее 250 тысяч рублей. Кроме того, ЧОП должно иметь лицензию (ст. 11 Закона о ЧОП).

Соответственно при заключении договора сразу запросите у потенциального контрагента документы, подтверждающие организационно-правовую форму (свидетельство о регистрации), размер уставного капитала (выписка из ЕГРЮЛ) и наличие лицензии (ее копия и ссылка на номер, дату в договоре). Или получите эти сведения через специальные сервисы, которые аккумулируют постоянно обновляемую информацию из ЕГРЮЛ — например, через сервис «Контур-Фокус».

На сам договор тоже стоит обратить особое внимание — в нем обязательно должна быть следующая информация: номер и дата выдачи лицензии, вид и содержание оказываемых услуг, срок их оказания, стоимость услуг или порядок ее определения. Кроме того, к договору должны прилагаться копии заверенных заказчиком документов, подтверждающих его право владения или пользования имуществом, подлежащим охране (ст. 9 и 12 закона о ЧОП).

Без названной информации и приложений вероятность «снятия» расходов при проверке возрастает в разы (см. письмо Минфина России от 06.10.09 № 03-03-06/2/2007).

Расходы по договору с ЧОП учитываются при налогообложении прибыли на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Для их учета помимо договора потребуются также ежемесячные «закрывающие» акты. Особое внимание обратите на то, чтобы перечень охраняемых объектов в актах «один в один» соответствовал перечню, имеющемуся в договоре. Также не лишним будет оформление и оперативных документов по договору: акт приема-передачи имущества под охрану, отчеты исполнителя, согласованные графики дежурств, рапорты о выявленных нарушениях режима и т.п. Все эти документы будут свидетельствовать о реальности оказанных услуг, и помогут отстоять расходы, если в основных документах инспекторы все же обнаружат изъян (см, например, постановление ФАС Московского округа от 23.04.09 № КА-А40/3582-09).

Что касается налога на добавленную стоимость, то ЧОП, как и любая другая коммерческая организация, могут либо быть плательщиками НДС, либо иметь освобождение от налога по тому или иному основанию (например, применять УСН). В этой связи вопросу отражения НДС в договоре также следует уделить повышенное внимание. Если НДС по договору нет, то это надо прямо указать в договоре, пояснив, на каком основании охранные услуги не облагаются налогом. При наличии у ЧОП подтверждающего эти основания документа, лучше приложить к договору его копию.

Если же охранное предприятие является плательщиком НДС, то на основании полученных от него счетов-фактур НДС по договору можно принять к вычету.

Теперь рассмотрим вариант, когда услуги оказывает ФГУП «Охрана» — организация, тесно связанная с МВД и использующая его материально-техническую базу для оказания некоторых своих услуг.

Также, как и в случае с ЧОП, затраты по оплате услуг ФГУП «Охрана» включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ). С точки зрения НДС данный вариант тоже не имеет каких-то особенностей — все взаимоотношения по договору в этой части не отличаются от отношений с коммерческими организациями. Ведь ФГУП «Охрана» не является частью госоргана, а лишь подведомственно ему, поэтому является плательщиком НДС (см. Постановление Правительства РФ от 11.02.05 № 66 «Вопросы реформирования вневедомственной охраны при органах внутренних дел Российской Федерации»).

Наконец, последний вариант получения охранных услуг — оформление договора с подразделением МВД, занимающимся вневедомственной охраной на основании подпункта «м» п. 1 Указа Президента РФ от 01.03.11 № 250 «Вопросы организации полиции».

Долгое время вопрос учета выплат в пользу вневедомственной охраны при налогообложении был спорным. Инспекторы ни в какую не хотели принимать такие затраты, аргументируя это тем, что средства по таким договорам относятся к целевым и не учитываются на основании пункта 17 статьи 270 НК РФ. Но после того, как в подпункте 6 пункта 1 статьи 264 НК РФ появилось прямое упоминание о расходах на услуги вневедомственной охраны, учет данных затрат никаких рисков не несет (конечно, при условии их документальной подтвержденности и экономической обоснованности).

Раз уж мы затронули тему документальной потдвержденности, поясним, что в данном случае документами, которые обосновывают расход, будут договор об оказании услуг по охране, смета стоимости услуг (обычно является приложением к договору), счета на их оплату и «закрывающие» акты (ежемесячные).

Что касается НДС, то по данному договору его не будет, поскольку, как мы уже упоминали, вневедомственная охрана является подразделением государственного органа (МВД), и плательщиком налога не является (подп. 4 п. 2 ст. 146 НК РФ). Соответственно требовать от финчасти подразделения вневедомственной охраны счет-фактуру не нужно. Понятно также, что и вычетов по этому договору не будет.

В заключение скажем несколько слов о личной охране. Наверняка многие слышали, что в таком случае оформляется договор на охрану какого-то имущества, которое всегда при директоре — костюма, портфеля, автомобиля и т.п. И, действительно, нюансы российского законодательства таковы, что лучше оформить договор на охрану имущества, чем на личную охрану. Дело в том, что при охране имущества охранники вправе применять оружие и спецсредства, а вот при охране личности — нет (ст. 17 и 18 Закона о ЧОП).

Раньше была еще и бухгалтерская причина для того, чтобы не заключать договор на личную охрану. До 2007 года Минфин был категорически против учета подобных расходов при налогообложении прибыли. По мнению ведомства, расходы, учитываемые по статье 264 НК РФ должны быть связаны с производством напрямую. Поэтому можно учесть лишь расходы на охрану предприятия как производственного комплекса (см., например, письмо Минфина России от 17.11.05 № 03-03-04/1/376). Но потом ведомство изменило свой подход и больше не возражает против уменьшения налоговой базы на затраты по личной охране сотрудников (см. письмо Минфина России от 08.05.07 № 03-03-06/1/269).