Не дайте им уснуть!

Что бы говорить об эффективности совещаний, придется вернуться к упомянутым техническим вопросам: как долго и в какое время проводить совещания?

Долго проводить совещание нельзя. Оптимальное время ограничивается 30-ю минутами. В крайнем случае, совещание не должно длиться более часа. Рекомендации о строгом соблюдении регламента долгих совещаний, перерывах каждый час явно лукавы, поскольку не работают.

В математике есть понятие кривой нормального распределения Гаусса. Она похожа на шляпу. Следуя математической теории и наблюдениям психологов, в течение нескольких минут в начале совещания внимание ваших подчиненных будет минимальным (как поля шляпы по сравнению с макушкой). Затем оно будет нарастать до максимума и задержится (на макушке) на какое-то время. После этого внимание будет неуклонно снижаться вплоть до засыпания (скатится на поля шляпы). Именно поэтому 5 (10) минут в начале совещания тратится на настройку, 5 (10) минут в его конце нужно посвятить завершению. Оставшееся время – 20 (40) минут – и есть самое эффективное время работы совещания. Монолог руководителя не должен превышать половины этого времени – 10 минут. Остальное время – это вопросы и ответы. Начальника подчиненным и наоборот.

Проводить совещания лучше всего в первой половине дня, во второй половине дня избежать засыпания не удастся.