Как помочь руководителю не стать заложником планирования

Говорит: Людмила Мосина — бизнес-консультант, директор Института психогенетики

По сути, он упустил неожиданно появившуюся возможность сделать очередной шаг в своем профессиональном развитии. И кажется непонятным, что же ему помешало? Ведь это то, к чему он стремился, ради чего и составлял свой план! Сложно в это поверить, но сотрудник просто не осознал, что предложение о новой работе и есть путь к достижению цели . Он слепо и фанатично следовал старому плану карьеры, который составил еще несколько лет назад и в котором не был предусмотрен переход в другую компанию. Он не замечал, что обстоятельства меняются , что перспектив на прежней работе все меньше. Словом, игнорировал новые возможности. По сути, он стал заложником планирования. Причем беда не в том, что руководитель отдела любит все планировать. Это важно и полезно. Проблема в другом: в стремлении неотступно следовать этому плану, не корректируя его с учетом вновь возникающих обстоятельств. Этот план стал для работника не средством для достижения цели, а самой целью.

Чтобы помочь руководителю разобраться, HR-директор решил поступить так. Во-первых, объяснить, по каким причинам люди все скрупулезно планируют. Во-вторых, показать, к каким последствиям может привести стремление четко следовать плану.

Сделайте так, чтобы не план управлял Вами, а Вы принимали решения, как поступать

Разрабатывая план, предусматривайте не один вариант развития событий, а несколько, попытайтесь просчитать пути, по которым могут развиваться события. Позже, исходя из реальных обстоятельств, Вы сможете проанализировать все разработанные ранее варианты, и выбрать наиболее подходящий. Таким образом, Вы и не измените своей цели, и будете готовы к тому, что план, возможно, придется подкорректировать. Получится, что не план управляет Вами, а Вы решаете, что будет дальше в Вашей личной жизни и в работе. Кроме того, Вы заметите, что цели добиться намного проще, если осознать, что планирование – это лишь одна из возможностей получить нужный результат.

Именно так – запротоколированным страхом – называет планирование и бескомпромиссное выполнение планов основатель и владелец компании «Связной» Максим НОГОТКОВ. По его мнению, руководители стремятся все распланировать, чтобы подстраховать себя от неудачи: «Вдруг я потом забуду что-то объяснить людям или они меня неправильно поймут?», «Вдруг кто-то не будет готов выполнять задания и сорвет сроки?», «Не дай Бог, я не замечу, как отклонюсь от цели проекта или кто-либо подменит эту цель?». План в таком случае выступает в роли документа, который доказывает, что руководитель предпринял все, чтобы работа шла нормально. Как гарантия качества. Но это не всегда так.

В косметической компании руководитель отдела новых разработок требовал от подчиненных, чтобы они сами составляли себе план на каждые полгода. Затем он утверждал планы и следил, чтобы подчиненные его точно выполняли. Однажды сотрудникам стало известно, что конкуренты разрабатывают линейку продукции, аналогичную той, над которой, по плану, трудятся они сами. Они сообщили об этом руководителю. По идее, нужно было ускорить работу, чтобы первыми выйти на рынок. Но руководитель по-прежнему требовал строго придерживаться плана, чтобы избежать лишних финансовых затрат. Он боялся: если начать что-то менять, все пойдет не так, как надо. Но конкуренты, начавшие работу над проектом позже, потратили в два раза больше средств на то, чтобы оперативно его реализовать, и первыми выпустили новинки. Их выручка превысила расходы в пять раз. Компания же, хотя и сэкономила на разработке новой линии товаров, была уже второй и заработала в девять раз меньше, чем конкуренты. Тактика, выбранная руководителем, была проигрышной.

А без плана якобы сотрудники начнут бездельничать. Откуда берется такая точка зрения? Не участвуя в текущей работе подчиненных и не ощущая их нагрузки, некоторые руководители начинают чувствовать себя неуверенно. Им начинает казаться, что все мало трудятся, что положение дел выходит из-под контроля, что не все осознают, зачем и как работать. В итоге начальник пытается компенсировать это тем, что составляет (с помощью подчиненных) подробный план, а затем, невзирая ни на что, требует его исполнять. Даже если это мешает работе.

В одной рекламной фирме гендиректор требовал, чтобы линейные руководители составляли план работы своих подразделений на год, причем указывали, что конкретно и кто из сотрудников будет делать каждый день. Такое планирование быстро теряло смысл, так как, во-первых, сотрудники периодически увольнялись и план становился неактуальным. Во-вторых, каждый день появлялись новые задачи, порой срочные, и то, что планировалось ранее, отодвигалось на потом. Но гендиректор с маниакальной одержимостью требовал, чтобы в план постоянно вносились коррективы – как только уволился сотрудник, как только возникли новые задачи. Руководители подразделений тратили на это массу времени вместо того, чтобы заниматься творчеством. Кроме того, такой микроменеджмент демотивировал управленцев. Текучесть возрастала, специалисты уходили и уводили клиентов. Компания стала сдавать позиции, пока не сменили руководителя.

Чтобы выяснить это, просто спланируйте свой завтрашний день. Если Вы на следующий день выполните план и это вызовет у Вас эмоциональный подъем и чувство радости, то Вы человек, которому стоит заниматься планированием. Если же Вам покажется, что на Вас давят либо ограничивают, планирование – не Ваш конек. Вообще людей можно условно разделить на два типа в зависимости от склонности к планированию. Первый тип – «Структура». Это люди планов и ограничений. Второй тип – «Качество». Ограничения и планы действуют на них угнетающе, мешают им грамотно выполнять свою работу.

У людей рациональных и рассудительных, удерживающих под замком свои эмоции и чувства, неопределенное будущее может вызывать некий страх или беспокойство. Чтобы вытеснить его, человек стремится наполнить грядущее привычными и понятными делами, расписать свою жизнь и работу наперед.

Объясните руководителю: если бы мы могли все знать наперед, жизнь была бы невыносимо скучной. Спросите руководителя, сможет ли он спрогнозировать на 100 %, чем он будет заниматься, скажем, через два года. Нет. Мы не всегда знаем, что ждет нас впереди. И это нормально. Дейл КАРНЕГИ призывал людей жить сегодняшним днем, чтобы избежать стрессов, болезней и умирать в 100 лет. В работе может возникнуть масса ситуаций, которые невозможно предвидеть: поезд не пришел, поставщики подвели. И план летит в урну. Надо принимать меры, исходя из ситуации.

Конечно, это не означает, что не надо ничего планировать. Простоне следует срастаться с планом, позволять ему управлять жизнью . И в конце концов, бояться неизвестности не стоит, потому что она порой преподносит и приятные сюрпризы. Обратите внимание руководителя на это, приведите позитивный пример.

Выпускник финансовой академии работал то помощником аудитора в аудиторской компании, то финансовым консультантом в консалтинговой фирме, а потом открыл собственную и оказывал услуги компаниям и частным лицам – объяснял, как сберегать финансы и преумножать их. Но дела шли не очень хорошо. Было сложно продвигать себя, и потенциальные заказчики неохотно обращались за консультациями. Основатель компании составил план работы, который выглядел не очень оптимистично: высокие затраты на рекламу, не самое большое количество заказов и не очень впечатляющие доходы. Однако вскоре случился экономический кризис, и вопрос «Как сохранить деньги?» вдруг стал для всех актуален. Фирму завалили заказами. Вчерашнему выпускнику пришлось нанимать людей и срочно обучать их, чтобы они могли вести тренинги. Прибыль росла в геометрической прогрессии. Это был неожиданный сюрприз, который преподнесли обстоятельства, изменив план к лучшему.

Попросите руководителя проанализировать, не вызвано ли его желание все планировать и выполнять намеченное какой-либо из этих причин. Ведь осознав мотив (нередко даже скрытый и неочевидный), человек делает первый шаг к позитивным изменениям. Обозначив причины, обрисуйте, что теряет человек, который не отступает от планов.

Потому что то, что предначертано, не изменить. Но качество жизни в том случае, когда Вы знаете будущее, будет совсем иным – тусклое скучное существование, как по давно написанному сценарию без какого бы то ни было выбора. Это – моножизнь, а не радостное деятельное пребывание в этом мире в окружении ярких звуков «стерео». Поэтому в ответ на просьбу человека рассказать, что его ждет, я предлагаю ему покопаться в прошлом, оценить свое настоящее.

Потому что он зациклен на плане, старается следовать ему, а не исходит из того, как развиваются события на самом деле. И как только что-то отклоняется от плана, возникает ступор, растерянность, ощущение провала. Проиллюстрируем это жизненным примером, а не случаем из профессиональной жизни.

Молодой человек еще ни разу не знакомился с девушкой. И вот, наконец, решил попробовать это сделать. Чтобы уверенно себя чувствовать и правильно вести разговор, он пошел в библиотеку и начал изучать книги по нейролингвистическому программированию, а также по приемам пикапа. В своей голове начинающий жених выстроил некий сценарий знакомства: она вот так скажет, а я ей на это вот так, она это сделает, а я сделаю то. Уверенный в себе, молодой человек отправился в ночной клуб. Но на деле все оказалось иначе: на заранее заготовленные фразы девушка среагировала не так, как ожидал ухажер. Его сценарий рассыпался в одно мгновение. Молодой человек растерялся. У него не было заготовленного решения. Но если бы он вслушивался в то, что отвечает девушка, пытался понять мотивы ее поведения, возможно, знакомство бы состоялось. Нужно было исходить из реалий, а не действовать по сценарию.

Как избежать этой ошибки: попросите человека не отгораживаться от реальных событий в жизни, быть внимательным к ним и действовать, учитывая их. Даже если это не предусмотрено планом. Пусть руководитель приступает к выполнению очередного пункта плана только после того, как изучит ситуацию, оценит, не противоречат ли новые обстоятельства тому, что было намечено ранее, не нужно ли подправить план во избежание проблем.

План, как отмечалось выше, превращается в сценарий, которому человек подсознательно начинает следовать, не замечая, что ситуация меняется. В результате он не учитывает новые факты, имеющие отношение к тому, что запланировано, не корректирует план и проигрывает. Это плохо и в том случае, если планы строятся в личной жизни, и в том случае, когда планируется трудовая деятельность. Бизнесмены, к примеру, упрямо следуя своему плану и не учитывая изменений вокруг, порой теряют целое состояние.

Когда 10 лет назад Петр И. закончил вуз и начал заниматься коммерцией, он мечтал о том, что разбогатеет и купит мясо-молочный завод, на котором работал его отец. Шло время, Петр богател и, наконец, достиг такого уровня состоятельности, что мог купить завод. Однако в это время предприятие уже было в удручающем состоянии – мощности были задействованы лишь на 20 %, задерживалась зарплата оставшимся рабочим.

Эксперты и друзья бизнесмена говорили, что не стоит покупать завод. Но Петр утверждал, что реанимирует предприятие. Он стал его собственником и с рвением взялся за дело. Очаровывал своей харизмой кредиторов, вкладывал деньги в покупку новых производственных линий, нанял дорогостоящих специалистов, восстанавливал полуразрушенные корпуса. Тем не менее, финансовое положение завода оставляло желать лучшего. В итоге у предприятия накопились долги, и оно обанкротилось.

Как избежать этой ошибки: порекомендуйте руководителю изменить отношение к реализации плана и не воспринимать отступления от него, как нечто негативное или как отказ от намеченного. Это всего лишь корректировка. Человек не отказывается от задуманного, просто адаптирует план под новые реалии. Предложите руководителю каждый месяц критически оценивать свой план и при необходимости корректировать его.

Даже у великих были свои страхи: Наполеон БОНАПАРТ страдал лейкофобией (боязнь белого цвета), Николай ГОГОЛЬ – тафефобией (страх быть похороненным заживо), Михаил ВРУБЕЛЬ – калигинефобией (боялся женщин, которые нравились), СТАЛИН испытывал страх быть отравленным. Как избавиться от страхов?

Первый этап: честно поставьте себе эту задачу – избавиться от страха, убедите себя в том, что Вы хотите и способны это сделать.

Второй этап: вообразите, что Вы попали в такую ситуацию, в которой обычно Вы испытываете страх. Как только учащается сердцебиение, проигрываете эту ситуацию снова. До тех пор, пока не начнете сохранять спокойствие.

Третий этап: найдите человека, который может подержать Вас за руку в стрессовой ситуации. Это должен быть человек, который не знает о Вашем страхе и не будет стремиться оградить Вас от него.

Четвертый этап: выходите в поля, то есть окунитесь в ситуацию, которая вызывала у Вас страх. Возьмите с собой предмет (либо, к примеру, конфету), который обычно вызывает у Вас положительные эмоции.

Молодая женщина в очереди за билетами в кассу театра рассказывала подруге: «Три месяца планировали ребенка, все не получалось. Как только перестали об этом думать, я сразу забеременела». Этот случай красноречиво доказывает, как полезно порой забывать про планы, жить расслабленно и свободно, действовать спонтанно.

Если же слепо следовать тому, что было намечено, и не учитывать новых обстоятельств, пропадает спонтанность. Творческий подход к поиску решений тоже невозможен , так как он противоречит методичному плану. И эмоциям нет места! Ведь они якобы могут расслабить человека, отвлечь от цели, ослабить волю человека в продвижении к ней. Но это миф.

Сергею П., который работает руководителем отдела в крупной торговой компании, поручили повысить оборот в сфере вендинга – продажи товаров через автоматы. Сергей решил, что надо увеличить количество автоматов на вокзалах и в торгово-развлекательных комплексах. Составил план и приступил к его реализации. Но некоторые комплексы стали противиться увеличению числа торговых автоматов. Сергей прилагал массу усилий, искал аргументы, чтобы убедить руководство этих объектов в необходимости удвоить количество вендинговых автоматов. Результатов было мало, хотя усилий тратилось много.

Тем временем прямо на перронах (а не в зданиях вокзалов) появились вендинговые автоматы конкурирующей фирмы. «Отличная идея! Как же я не догадался», – подумал Сергей и решил разузнать, кто предложил такое решение. Выяснилось – обычный сотрудник другой торговой фирмы. Он не занимается продвижением товаров через вендинговые автоматы, но ездит на электричках. Однажды поезд отменили, и сотрудник фирмы-конкурента испытывал сильные негативные эмоции по этому поводу, так как хотел домой и был голоден. В этот момент и пришла мысль: «Как было бы хорошо, если бы прямо на перроне стоял автомат со снеками и напитками!» Своей идеей сотрудник поделился с начальником, и она была воплощена. Фирма заработала 11 млн рублей.

Как избежать этой ошибки: объясните сотруднику, что делать ставку только на рациональность и прагматичное выполнение плана зачастую губительно . Эмоции, скрываемые и подавляемые, накапливаются и превращаются в кипящий внутри котел.

Нарушается внутренняя целостность человека.Не выражая эмоций, невозможно прочувствовать, что происходит вокруг , трудно уловить нужное и правильно среагировать на события. А значит, велик риск пропустить что-то важное. Между тем самые лучшие бизнес-идеи вырабатываются людьми, которые включены в жизнь, воспринимают ее целиком. Причем часто эти идеи рождаются спонтанно.

В ежедневный план нужно включать те задачи, которые появляются в работе спонтанно. Если составлять план с утра, можно получить ряд преимуществ. Достаточно затратить лишь 10 минут на подготовку рабочего дня, чтобы постепенно оценить объем задач и распределить силы исходя из актуальных приоритетов. В этом случае Ваш план будет более адекватным и действительно актуальным. Пока Вы едете на работу, могут появиться новые приоритетные задачи, которые не были известны ранее, или неожиданно возникнуть проблемы, которые не решить без Вашего участия. Когда приедете в офис, просмотрите письма в электронной почте. В зависимости от того, какую информацию Вы получили, и составляйте список дел на день. Главный недостаток, с которым можно столкнуться при планировании с утра, – риск погрузиться в работу сразу. Составляя план утром, Вы сможете гибко реагировать на текущие изменения в компании.

Любитель планов сокращает «широту зрения», обедняет жизнь, ограничивает ее

Ведь человек видит только то, что прописано в плане. Остальное становится второстепенным. А значит, картина мира у такого человека неполная. Он сознательно отказывается от некоторых сторон жизни ради того, чтобы добиться своих целей.

Однажды HR-директор спросил руководителя отдела снабжения:

– У Вас есть семья?

– Нет, – ответил руководитель отдела.

– Вы не хотите создавать ее?

– Понимаете, сейчас у меня период профессионального становления.

Поэтому я отказываюсь от близких контактов с лицами противоположного пола. Но потом я буду стараться и найду себе такую жену!!!

– Какую же, особенную?

– Я буду выбирать ее, оценивая претенденток по 10-балльной шкале. Составлю таблицу качеств и посмотрю, какая из них обладает этими качествами. Та, у которой оценка будет выше, и получит предложение руки и сердца.

Но прошло еще пять лет, а руководитель по-прежнему оставался холостым, хотя план профессионального роста давно реализовал. Он рассуждал так: «Я иногда знакомлюсь с девушками. Но если вижу, что дама, скорее всего, не отвечает моим требованиям, я прекращаю общение. Какой в этом смысл?!»

Как избежать этой ошибки: попытайтесь убедить сотрудника, что жизнь нельзя делить на составляющие и в один период жить только лишь одним, а в другой – только другим.

Профессиональное совершенствование не может перечеркивать другие сферы жизни.

Ведь мы не можем точно знать, когда встретим людей, с которыми нам будет комфортно работать или жить. Это может произойти в любой момент.Если избегать общения, то интересные и нужные люди могут не попасть в поле зрения. А потом можно уже не встретить их. Взаимодействовать же с человеком, исходя только из его нужности и соответствия плану, значит, обеднять и лишать в первую очередь себя подлинного общения.

Психологи Великобритании недавно провели исследование, которое показало: планирование может приводить к снижению эффективности работы. Это происходит в тех случаях, когда в силу удачного стечения обстоятельств сотрудник быстро выполняет все, что было запланировано. После этого человек успокаивается и больше ничего не делает. Между тем он мог бы сделать еще много полезного. Но часто бывает и наоборот. Человек составляет такой максималистский план, который никогда не выполнить. У него развивается комплекс недовольства собой. Это может привести к депрессии, и руководитель вряд ли добьется своих целей.

Пример, подтверждающий это, приведен в начале статьи. Логика человека такова: все, что не укладывается в схему, заданную в плане, нужно отметать. И следовательно, человек не замечает, что время от времени возникают новые возможности, способные порой в одночасье привести к исполнению мечты.

Стайка ежиков решила сделать марш-бросок в соседний лес, чтобы набрать яблок. Ежи все распланировали: одни забираются на деревья и сбрасывают плоды, другие таскают, третьи сортируют, четвертые считают, пятые выступают в роли охранников. Но когда лесные обитатели добрались до дикого сада, обнаружили, что яблоки давно созрели, попадали с деревьев и сгнили. Ежи развернулись и пошли домой. Через некоторое время их догнал один из ежей с полной корзиной грибов и спросил своих собратьев: «Что же Вы грибов не набрали, раз яблок нету?» На это ежи ответили: «Так мы же за яблоками ходили! Причем тут грибы?» Приблизительно так же поступают люди, склонные выполнять план во что бы то ни стало: если не удается достичь той цели, которую наметили, они опускают руки вместо того, чтобы пробовать достичь цели иными способами.

Как избежать этой ошибки: поясните руководителю психологию человека – план нужен для того, чтобы как бы предугадать, что ждет нас в будущем, и подготовиться к этому, избежать неприятных сюрпризов . Но в итоге сам же руководитель, следуя плану, создает себе проблемы. Ведь нередко то, что он спрогнозировал, начинает расходиться с реалиями. И получается, что человек делает то, что он придумал и запланировал в прошлом.

Резюме: посоветуйте руководителю относиться к плану как к намерению

Как к опорной карте пути к поставленным целям. Жизнь так богата и разнообразна, что может нам предложить во сто крат больше, чем человек может себе представить. Поэтому рекомендуйте руководителю, чтобы по плану он сверял свой путь , но оставался открытым всем тем возможностям, которые каждый день появляются в нашей жизни, не вгонял себя в жесткие рамки и не убивал творческое начало. Нельзя становиться заложником плана, при необходимости нужно решительно его изменять.