Скопировать ссылку
Совещание подвергается критике, но это необычайно мощный инструмент принятия решений, нужно только верно вести совещание и соблюдать три важных правила, которые автор раскрывает в статье, как всегда, небесспорной и не без смелых примеров из жизни...
Если молодые люди — юноши и девушки — собрались на квартире чьих-то отъехавших родителей, послушали музыку и потанцевали, выпили вина и покурили, а потом просто взяли и разошлись, то это какие-то странные молодые люди. Ненормальные!
Нормально — разбрестись по углам для поцелуев и по комнатам для чего-то более взрослого. Ведь для того и собирались?
Вот и совещания часто заканчиваются не тем, для чего собирались. Поговорили и разошлись. Это ненормально!
А как нужно проводить совещания?
В случае нормальной молодежной вечеринки истинные цели по умолчанию подвешены в воздухе — все знают, зачем собрались, и что будет в финале. С совещаниями, особенно с привычно ненормальными совещаниями все не так. Люди могут только догадываться, зачем все это.
Любые догадки гасятся прямым объявлением сути происходящего, совместных задачах и продолжительности действа. Буквально:
- Это совещание!
- Будем решать, как сократить расходы!
- Решать будем два часа. Если не решим придется собираться еще раз!
Эти важные объявления делает ведущий совещание — либо руководитель, либо, если его нет, тот, кого руководитель назначит вести совещание.
Объявление объявлением, но не думайте, что оно подобно волшебной палочке. Услышать услышали, но ненормальность-то не исправлена.
Вот пылкий юноша объявляет девушке, что будет ухаживать за ней, пока не добьется ее руки и сердца, но если она дура, то будет просто болтать на свиданиях, не переходя к главному.
Вот и на совещаниях к главному не переходят. А что на совещаниях главное? Решить, прийти к решению, а вовсе не обсуждать, обмениваться мнениями, дискутировать, трепаться. И вот тут настает время обнародовать секрет того, как от обсуждения перейти к решению.
Меня, конечно, осуждают за фривольные аналогии — и жена, и взрослые семейные дети, и даже внук уже поглядывает с укором, но это не мой бес в ребро, это язык, близкий молодым читателям, и я надеюсь, что так, через фривольные примеры — дойдет.
Опытный юноша, ухаживающий за девушкой, ничего не добьется, если не будет настойчиво двигаться к цели, побуждая и даже подталкивая девушку двигаться к тому же.
Во-первых, в любой, казалось бы, легкомысленной беседе юноша все же бдительно следит за расстоянием от содержания беседы до желаемого результата, и если расстояние велико, сокращает его.
«А вот у нас в институте один профессор рассказывал…», — болтает девушка.
«Небось профессор-то ваш студентками увлекается?».
«Сокращение расходов — тема сложная, и многие научные труды…», — крутит шарманку сотрудник-демагог. «Ну, если вы такой умный, что книжки читаете, предложите-ка что-нибудь научное, как расходы снизить!».
Во-вторых, важный шаг решить что-то — не просто болтать, а сформулировать несколько возможных решений и обсуждать их, выбирая лучший вариант.
«Можем в кино сходить на последний ряд — целоваться, можем целоваться в подъезде — романтично, можем пойти ко мне и целоваться лежа — удобно!».
«Можем экономить электричество, можем отказаться от бесплатных обедов, можем сократить зарплаты!».
Теперь есть, что обсуждать — выбор!
В-третьих, важно добиваться, продавливать или лучшее решение для всех, или лучшее для себя, или просто любое. Главное — чтобы какое-то решение было принято.
Важно! Процесс выбора решения всегда должен завершаться выбором решения — одного из решений. Это и называется «Принять решение!». И нечего тянуть кота за хвост!
Удивительно, но на большом плече времени или в больших масштабах, не имеет значения, какое именно решение было принято. Юноша все равно добьется своего. Расходы все равно будут снижены.
Пусть поспорят со мной чайниковатые апологеты всяких новомодных теорий — ученые искренне пытаются сделать жизнь человека лучше, но…
И все же, коротко объясню:
- Во-первых, на совещании складываются усилия участников, что всегда увеличивает вероятность хороших решений.
- Во-вторых, люди постарались и выбрали наилучшие варианты решений. Плюс-минус наилучшие — этого достаточно.
- В-третьих, выбранное лучшее или худшее из плюс-минус лучших решение дает решение. А это значит, что дело сдвинулось с места.
Вот так на совещании переходят от болтовни к решению, от слов к делу.
Юноша добился согласия девушки сходить в кино. Жаль, что билетов на «места для поцелуев» им не досталось, но даже в первом ряду он улучил момент и положил свою руку на девушкину коленку. Главное — движение к цели. Посему, прекратите собираться на совещании, чтобы только поболтать и разойтись, ничего не решив.
Теперь вы знаете, как это делается, а заодно знаете, как ухаживать за девушками...
Любое совещание проводится после подготовки как вопросов так и вариантов возможных решений, как правило готовится два-три решения. А так проводить совещание именно для пообщаться, повидаться после командировок или отпусков
Уже и срм используем и регламенты, но все равно хаус.
Есть статьи, предложения по данной проблеме?
Кстати, на ДМ, по теме "совещания" размещено более 10 статей А.И.Кудряшова. В них "порожняк не гонится".
Вспоминается еще одна весьма обстоятельная статья. Но, она размещена на другом портале.
"а только воз и ныне там" Это тема другой статьи? Или наводящие мысли?
Теперь о совещаниях. Выделяют, в соответствии с целями, несколько видов совещаний:
1. Информационное - цель донести до сотрудников информацию. О целях на период, о достигнутых результатах, об изменении правил и процедур и т.д.
2. Учебное - цель получение\передача знаний. Возможно привитие навыков.
3. Тематическое - принятие решений по подготовленным темам.
4. Проблемное - экстренная выработка решения по срочной проблеме.
5. Смешанное - любая форма совмещения предыдущих вариантов. На мой взгляд самая неэффективная. Хотя возможно и такое решение. Только подготовка к такому совещанию сложнее.
Теперь об этапах.
Подготовка:
Заранее определяется Цель - важная часть подготовки, формулировка того, чем должно закончиться совещание. Тема, вопросы, докладчики, кто и какие материалы (в какой форме) подготавливает.
Проведение: доклады только по подготовленным вопросам. строго по регламенту. При появлении новых тем или вопросов определять дополнительное время их обсуждения. Вне рамок этого совещания.
Выполнение решений и контроль. Ответственные по срокам решений указанных в протоколе. Часто формой протокола прошедшего совещания может быть план будущих мероприятий, обеспечивающих выполнение решений.
Понимаю, что просто на бумаге, однако, использование совещаний как инструмента управления является искусством как впрочем, и любого навыка управления.
Очень радует, что с муравьями все проще ;)
"Вот сижу, третий день на муравьёв смотрю. Ни совещаний, ни планёрок. И ведь работают!"
А вообще на бесперспективном совещании выручает смартфон, там столько всего интересного...