Скопировать ссылку
Упоминать то, что адресат и так уже знает, в письме — это дурной тон. Лучше сообщите ему что-то новое.
Зигмунд Фрейд
Это отличный совет для тех, кто ведет деловую переписку, особенно на английском. Во время создания курса бизнес-английского для нашей новой платформы носители языка дали дельные советы и подсказки, чтобы успешно написать деловое письмо, которыми мы и поделимся с вами в этой статье.
Однако прежде чем перейти к самим советам и фразам из писем, давайте усвоим несколько простых правил:
- всегда указываем тему письма (Re: Business offer from Microsoft, например, вполне сойдет);
- пишем вежливо и по делу с самого начала (иначе никто не дочитает сообщение до конца);
- меньше тем в одном письме (можно вообще сделать связку «одна тема — одно письмо»);
- избегаем сложных времен и конструкций (пусть лучше будет просто и понятно, чем красиво и размыто или даже неверно);
- соблюдаем структуру (приветствие, главная часть и заключение);
- если просто отправляем файл, то пишем к нему хотя бы пару предложений («Здравствуйте, вот отчет за май, если будут вопросы — с радостью отвечу!»).
Чтобы верно написать деловое письмо на английском без грамматических или лексических ошибок, сохраните в закладки следующие сайты:
onlinecorrection — неплохой ресурс, который проверит ваше сообщение на предмет ошибок в грамматике, лексике, пунктуации и в зависимости от диалекта. Есть также функция автоматического внесения правок, кроме того, можно вносить текст напрямую на сайте без загрузки отдельных файлов;
paperrater — здесь есть возможность загрузить документ или вставить текст напрямую на сайт и проверить наличие ошибок в написании, уровень плагиата, а при загрузке файла можно выбрать тип документа, чтобы ошибки исправлялись более точно;
grammarly — больше расширение для браузера, чем отдельный сайт. Сервис поможет вам сразу же находить ошибки в предложениях, которые вы пишете в любом из сообщений.
А теперь перейдем к полезным фразам и советам написания делового письма.
Приветствие
Оказывается, даже незнакомые люди нам очень дороги, поэтому британцы и американцы сразу так и обращаются к тому, с кем впервые начинают формальное общение:
Dear Sir or Madam — вот фраза на случай, если вообще неясно, кто наш адресат (в смысле, мадам или месье).
Скажем прямо — это большая редкость или простая лень так обращаться к человеку, ведь сейчас все можно найти в социальных сетях, поэтому подобный секретный прием применяем только, когда реально не нашли никаких имен.
Если все титулы и имена известны, начинаем сообщение так:
Dear Mr. (или Ms.) и фамилию нужного нам человека (можно и имя, если хотите). Например, Dear Ms. Jamie Adams.
Кстати, Dear Mrs. нам подходит только, если мы наверняка знаем, что наш адресат замужем, поэтому не рискуйте и просто пишите Dear Ms. Даже замужняя леди не обидится, ведь Ms. показывает лишь принадлежность к женскому полу.
Основная часть
Не теряем время и сразу признаемся, зачем потревожили человека:
I would like to или I am writing to — пишу вам, чтобы ...
Например, I would like to find out about your partner program — Пишу, чтобы узнать о вашей партнерской программе.
Если у вас какая-то просьба, можно сказать так:
I would appreciate if или would be grateful if... — буду очень благодарен или благодарна, если...
К примеру, I would appreciate if you let us take part in your conference. — Буду очень вам благодарна, если вы позволите нам принять участие в вашей конференции.
Когда мы сами предлагаем помощь, можно начать таким образом:
I would be happy или pleased to — буду рад(а) что-то для вас сделать.
I would be pleased to do a research for you. — Буду рад провести для вас исследование, например.
А если так вышло, что вы пишете ответ и не можете помочь человеку в его просьбе, используйте подобные фразы:
unfortunately или I regret that, I am afraid that — это все выражает сожаление в стиле “дело не в тебе, дело во мне”.
Если, к примеру, не можете написать для кого-то статью — Unfortunately, I can not write the article for you.
Кстати, когда вы пишете от лица всей компании, лучше везде упоминать местоимение we:
Unfortunately, we can not write the article for you.
И еще, чтобы показать максимум вежливости, часто дописывают подобную фразу: Please, let me know if you need more information — Пожалуйста, дайте знать, если понадобится больше информации.
Либо что-то в духе We look forward to hearing from you — Ждем с нетерпением вашего ответа.
Заключение
Тут тоже есть разделение на знакомых нам и незнакомых. Yours sincerely (искренне ваш) подходит для известных нам личностей, а yours faithfully (тоже искренне ваш) — для неизвестных. Сложно, да? Пишите тогда best regards или best wishes (с наилучшими пожеланиями или с уважением), ведь так можно писать всем.
На случай, если нужно вести переписку через мессенджеры или Skype, уровень формальности уже ниже и можно опустить всякие best regards, sincerely и dear mister president. Все остальное пишем также вежливо и красиво.
А если вам доведется общаться с коллегами совсем неформально, запомните следующие сокращения:
- CU — see you — увидимся;
- cuz — because — потому что;
- thx — thanks — спасибо;
- RUOK — are you okay? — Ты в порядке?
А если пришлют что-то совсем смешное, можно ответить так:
- lol — laughing out loud — ржунимагу;
- LMAO — laughing my ass off — так смешно, что я пацталом.
Все, теперь наша совесть чиста, ведь мы подготовили вас практически к любому сценарию переписки с иностранными коллегами и партнерами. Осталось только не стесняться и написать первыми!
Обычно пишут сначала нафига козе баян, а потом его предлагают. Когда у тебя активная деловая переписка, то въезжать в ситуацию времени нет. Потому, в преамбуле всегда пишется основание, проблематика, далее идет анализ, в заключении предлагается решение или просьба. Вежливость делается один раз в начале и один раз в конце более раздражает. Лишние объёмы текста лишни они не нужны.
Единственное дополнение - лучше не использовать в деловой переписке cuz, thx, RUOK и т.п. За 15 лет ежедневной работы с иностранными партнерами только однажды столкнулась в whatsapp с подобными аббревиатурами, и, надо сказать, автор произвел впечатление скорее "абырвалга", чем серьезного человека. Ведь первая мысль - если тебе лень даже thanks полностью написать, зачем мне заниматься перепиской? Не исключаю, что американцы со своим стремлением к сокращению и примитивизации языка могут использовать подобные сокращения (работала с ними мало, поэтому не берусь спорить), но в Европе и Латинской Америке в деловом мире подобные аббревиатуры использовать не принято.