Как победить пожирающие время созвоны и сэкономить команде 10 часов в неделю

У нас распределенная команда: часть сотрудников в нескольких городах работают из офиса, другие трудятся удаленно из разных часовых поясов. С такой структурой без постоянных созвонов не обойтись, и однажды мы заметили, что они съедают слишком много времени.

Выводы, которые сделали на старте:

• больше 3 встреч за день полностью перечеркивают рабочий настрой;
• куча созвонов превращает жизнь сотрудников в ад, заставляет их задерживаться или доделывать свои задачи в спешке.

Для начала разберем опыт западных коллег.

Как Shopify отменили созвоны и спасли 322 000 часов работы

В 2023 году разработчик Shopify устроил настоящую революцию в корпоративной культуре. Компания удалила все повторяющиеся встречи, где было больше 2 человек, из календарей сотрудников, запретила созвоны по средам и отвела под крупные совещания одно 6-часовое окно в конце недели.

При необходимости сотрудникам было разрешено нарушать правила, но делать они этого не стремились. За месяц вне выделенного слота прошло только 3 крупные встречи, а 85% команд так и не провели ни одного созвона в no-meeting Wednesday.

Результат: порядка 12 000 удаленных событий и высвобожденные 322 000 часов рабочего времени в пересчете на год.

Позже компания оценила свой опыт как отличную встряску, хотя и вернула часть совещаний. Этот смелый эксперимент мотивировал меня пересмотреть и оптимизировать нашу систему созвонов.

Почему созвоны — главные убийцы эффективности

После нескольких встреч подряд вы чувствуете себя как выжатый лимон, а в таск-менеджере горят дедлайны. И вроде бы весь день был занят, но к вечеру понимаешь — ничего толком не сделано. Знакомая ситуация?

По моему опыту, критическая точка — 3 созвона в день. Если их больше, то с эффективной работой можно попрощаться. Далее разберем, как встречи губят продуктивность.

Крадут рабочее время и нарушают глубокую работу

На первый взгляд кажется, что несколько созвонов в день легко поместятся в расписании. К примеру, сегодня у вас 3 встречи, оптимистично заложим на них по 40 минут. Простой подсчет говорит, что они «‎откусят»‎ от рабочего дня всего 2 часа.

На деле же переключение между задачами и звонками напоминает постоянную перезагрузку компьютера: по данным Калифорнийского института, мозгу в среднем требуется 23 минуты, чтобы снова погрузиться в работу. А еще к встречам принято заранее готовиться.

Допустим, на подготовку вы потратите по 10 минут, и еще по 20 минут уйдет, чтобы переключиться на следующие задачи. И вот уже созвоны съели не всего 2, а целых 3,5 часа. Добавьте сюда необходимые перерывы, и на остальную работу остается совсем немного времени. Задачи же никуда не денутся — только будут сминаться в большой тлеющий ком.

Снижают личную ответственность

Созвоны создают опасную иллюзию коллективной работы, но на практике часто приводят к размытию ответственности:

1. Обсуждения заменяют действия. Вместо «Я разберусь» легче написать «Давайте созвонимся».
2. Если итоги встречи четко не прописаны, то все могут быть уверены, что делать будет кто-то другой.

Тем временем руководитель ждет результата по задаче, которая повисла в воздухе.

Повышают уровень стресса

При большом количестве созвонов сложно придерживаться рабочего расписания: встречи назначаются на разное время, исходя из свободных слотов команды. Часто они могут пересекаться с пиками продуктивности, когда человеку было бы эффективнее заняться своими ключевыми задачами.

Еще больше масла в огонь подливают спонтанные «‎созвончики на 5 минут», из-за которых приходится отложить все дела. Если хоть один сотрудник такое практикует — страдает вся команда. В условиях неопределенности и рваного графика работать сложно, поэтому усталость накапливается и приводит к выгоранию.

Как мы пересмотрели систему созвонов и освободили сотрудникам 2 часа в день

Shopify доказал: сокращение встреч дает командам главный ресурс — время. После нескольких экспериментов мы нашли действенные правила для своей команды.

Шаг 1. Сделали классификацию встреч

Чем поможет: выявит паразитные созвоны, от которых можно избавиться.

Что делать: изучить все совещания и определить форматы, без которых не обойтись.

В нашей команде это:

• ежедневные организационные встречи — короткие созвоны, на которых обсуждаются текущие задачи и краткосрочные планы;
• проектные совещания 1–2 раза в неделю, где мы составляем планы, отслеживаем и корректируем работу над продуктом;
• стратегические сессии раз в месяц или квартал — помогают оценить прогресс и свериться с KPI.

Шаг 2. Соотнесли полученные форматы с нашей работой

Чем поможет: встречи синхронизируются с рабочими процессами, и станет более понятно, где и какие созвоны лучше всего подходят.

Что делать: взять прописанные вами форматы и опытным путем составить схему встреч для своей команды. Какое-то время придется поработать в тестовом режиме, но это поможет сделать процессы более прозрачными.

В нашем случае мы словили настроение тотальной оптимизации и попробовали отказаться от коротких ежедневных митингов, но быстро поняли, что без них снижается мотивация.

Схема созвонов нашей команды:

1. Рабочий день начинается с 15-минутного утреннего дейли, где каждый кратко рассказывает об итогах прошлого дня и обозначает свои текущие планы. Это помогает синхронизировать работу и поддерживает общую атмосферу в команде.
2. По итогам спринта или проекта проводится отчетный созвон. На нем мы подводим итоги, анализируем работу команды, разбираем успехи и ошибки.
3. Периодически проводим мастермайнды и мозговые штурмы перед началом проекта. Главное правило для каждого участника команды — заранее подготовить идеи. Так созвон превращается в презентацию и конструктивное обсуждение вместо совместного поиска вдохновения.

Шаг 3. Прописали правила в регламентах

Чем поможет: минимизирует «расползание» встреч. Сотрудники будут четко знать, как проводить созвоны эффективно, и в любой момент смогут освежить знания, если что-то забудут.

Что делать: определить правила проведения для каждого формата созвонов. Составить понятную инструкцию с общим доступом для существующих и будущих сотрудников.

Наши основные правила:

1. У встречи должен быть ведущий, секретарь и модератор. На небольших созвонах все эти роли может выполнять один человек, на крупных — разные участники команды.
2. Стараемся ограничивать длительность встреч везде, где это возможно. Если созвон длится более 40 минут, обязательно делаем короткий перерыв.
3. Каждое совещание требует подготовки. Например, для брейнштормов мы используем интерактивные доски с совместным доступом.
4. Все решения, принятые на созвоне, прописываются в meeting notes. В команде действует золотое правило: «‎если этого нет в резюме встречи — этого не было на встрече». Исключение — дейли, где участники сами делают записи, как им удобно.
5. Если нужен внеплановый созвон, стараемся выбрать для него самый свободный от встреч день и подобрать удобное всем время, с учетом разных часовых поясов участников.

Эти и другие правила прописаны в отдельном документе и лежат на общем диске вместе с другими регламентами и инструкциями.

Коротко о главном для тех, кому пора бежать на созвон

Созвоны — неотъемлемая часть работы, но они имеют склонность захватывать рабочий день. Если за ними не следить, компания рискует получить вымотанных сотрудников, неспособных вовремя закрывать свои задачи. Причин несколько:

• после трех 40-минутных созвонов день можно считать потерянным — переключение между встречами и задачами съест 3,5 рабочих часа;
• коллективные обсуждения без четких решений размывают ответственность;
• спонтанные «‎пятиминутки» разрушают рабочее расписание и повышают стресс.

Если вам это знакомо — пора оптимизировать свою систему созвонов:

1. Распределите встречи по форматам.
2. Соотнесите их с вашими процессами и составьте схему созвонов.
3. Создайте регламент с правилами проведения митапов.

Если совсем нет на это времени, но проблема стоит остро: освободите от созвонов 1 день в неделю. No-meeting day даст сотрудникам передышку и поможет сконцентрироваться на своих ключевых задачах.