Отправить статью или инфоповод

Оформляем северянам оплату проезда в отпуск

Горячие вопросы:
  • Как установить правила компенсации расходов на оплату проезда к месту отпуска?Можно ли ежегодно оплачивать проезд работникам только одного из филиалов?
  • Какие документы должен представить работник, чтобы ему оплатили проезд?
  • Положена ли сотрудникам компенсация проезда, если наша организация является федеральным бюджетным учреждением?
  • Когда нужно оплачивать проезд детям работников бюджетных организаций?

Как установить правила компенсации расходов на оплату проезда к месту отпуска?

В нашем акционерном обществе не установлен порядок компенсации расходов. Мы хотим разработать отдельный локальный акт. Какие положения нужно в него включить?

Работодатели, которые не относятся к бюджетной сфере, могут самостоятельно определять правила возмещения стоимости проезда сотрудников к месту отпуска и обратно в коллективном договоре, локальном нормативном акте или в трудовых договорах с работниками (ч. восьмая ст. 325 ТК РФ).

При разработке локального акта нужно учесть, что размер, условия и порядок компенсации должны устанавливаться с учетом ее целевого назначения – обеспечить выезд сотрудника за пределы неблагоприятной природно-климатической зоны. Поэтому нельзя занижать размер компенсации1 , например, установив ограничение по оплате стоимости проезда до места использования отпуска и обратно2 , или выплачивать компенсацию расходов в процентном отношении от сумм, которые работник потратил на дорогу3.

При составлении локального акта обязательно включите в него положения о периодичности выплат, установите момент возникновения права на компенсацию, перечислите расходы, которые будете возмещать, а также категории билетов в зависимости от вида транспорта. Опишите порядок возмещения расходов, если работник приобрел билеты высокой категории. Определите, выплачивается ли компенсация до поездки и как возмещается стоимость проезда до границы Российской Федерации в тех случаях, когда работники проводят отпуск за ее пределами.

Можно ли ежегодно оплачивать проезд работникам только одного из филиалов?

В нашей организации есть подразделения на Севере. Мы разрабатываем коллективный договор для заполярного филиала. В качестве мотивации сотрудников хотим ежегодно компенсировать им проезд в отпуск. Имеем ли мы право прописать повышенные гарантии работникам только одного филиала?

Да, имеете. Коллективный договор может заключаться как в организации в целом, так и в одном из ее филиалов ( ч. четвертая ст. 40 ТК РФ ). Работодатель имеет право предоставлять своим работникам повышенные гарантии ( ч. третья ст. 41 ТК РФ ). Жители Заполярья трудятся в особых климатических условиях, поэтому установление дополнительных гарантий только для них не будет дискриминацией по отношению к работникам из других регионов. Включая положение о компенсациях в коллективный договор, напишите, что эта гарантия предоставляется ежегодно с учетом финансово-экономического положения работодателя.

Какие документы должен представить работник, чтобы ему оплатили проезд?

Мы недавно открыли подразделение на Крайнем Севере. Подскажите, пожалуйста, какими документами работники могут подтвердить расходы на проезд и оплату багажа.

Для того чтобы работнику возместили его расходы, он должен подать заявление (образец на стр. 70) и приложить к нему билеты, посадочные талоны, чеки или квитанции. В ряде случаев, например, когда сотрудник ездил за пределы России, он может представить справку транспортной организации о стоимости проезда до границы. Оплату багажа работник может подтвердить квитанцией. Все эти документы нужны работодателю, чтобы включить выплаченную компенсацию в состав расходов на оплату труда ( п. 7 ст. 255 НК РФ ) и подтвердить затраты ( п. 1 ст. 252 НК РФ ).

Внимание!

При отсутствии документов, подтверждающих проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно, компенсация не может быть включена в состав расходов на оплату труда при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 7 ст. 255 НК РФ)

Если работник для поездки приобрел электронный билет и у него нет чека, то документами, подтверждающими расходы, в таком случае будет сам электронный билет4 (маршрут/квитанция) в бумажном виде и посадочный талон, доказывающий, что работник летел по указанному в авиабилете маршруту.

В случае если сотрудник потерял посадочный талон, он может подтвердить факт перелета справкой, которую нужно получить у авиаперевозчика или его представителя5. Как правило, такие документы выдаются по заявлению пассажира в течение месяца. Возмещать работнику стоимость справки работодатель не обязан.

Комментарий юриста

Татьяна Буквич – начальник юридического отдела ООО ЧОА «Щит и Меч» (г. Сургут)

– Если ваш работник проводит отпуск за границей, ему нужно компенсировать стоимость проезда по России (п. 10 Правил компенсации расходов). Подтвердить оплату до границы могут следующие документы:

– договор оказания услуг по организации туристической поездки, в котором отдельно указана стоимость проезда по России;

– справка туроператора о стоимости перелета, включенной в стоимость тура, или копия справки, заверенная подписью и печатью турагентства;

– платежные документы, подтверждающие оплату туристической поездки. При этом если работник отправился в поездку на личном автотранспорте, его расходы могут подтвердить (п. 8 Правил компенсации расходов):

– документы о праве собственности на автомобиль работника или члена его семьи либо доверенность;

– чеки автозаправочных станций, в которых должна быть указана дата, количество отпущенных горюче-смазочных материалов и стоимость заправки;

– маршрутный лист или отпускное удостоверение, форму которых можно утвердить локальным актом, с отметкой по месту проведения отпуска о времени пребывания в указанном месте, заверенной подписью должностного лица и печатью территориальных органов ФМС России, управляющих организаций, ТСЖ, гостиниц, кемпингов, туристических баз, санаториев, баз отдыха и т. п.

Положена ли сотрудникам компенсация проезда, если наша организация является федеральным бюджетным учреждением?

В декабре 2010 года в пункт 1 Правил компенсации расходов внесли изменения6. По ним правила перестали распространяться на работников федеральных государственных учреждений (школ, театров, музеев и т. п.). Нужно ли оплачивать работникам федеральных бюджетных учреждений и членам их семей дорогу к месту отпуска и обратно? Должны ли мы сейчас применять Правила компенсации расходов? Как быть с периодом, в течение которого правила не распространялись на нашу организацию? Засчитывается ли он в стаж, необходимый для выплаты?

Да, нужно. При решении этого вопроса необходимо руководствоваться Трудовым кодексом. На оплату проезда к месту отпуска и обратно, а также провоза багажа весом до 30 кг имеют право работники всех организаций, финансируемых из бюджета ( ч. восьмая ст. 325 ТК РФ ), независимо от того, упоминается ли организационно-правовая форма их учреждения в Правилах компенсации расходов или нет.

Внимание!

Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы

Это подтверждено решением Верховного Суда РФ. Пункт 24 Правил компенсации расходов признан частично недействующим в той части, которая ущемляет права работников бюджетных организаций, в остальной части эти Правила распространяются на все бюджетные организации для оплаты расходов на проезд сотрудникам и членам их семей к месту отпуска и обратно. Таким образом, период, в который действовала редакция Правил, не соответствующая Трудовому кодексу, полностью зачитывается в стаж работы, необходимый для получения компенсации.

Когда нужно оплачивать проезд детям работников бюджетных организаций?

Наше учреждение находится за Полярным кругом. Один из сотрудников настаивает на том, чтобы мы оплатили проезд к месту отпуска и обратно его ребенку, который живет с матерью в Санкт-Петербурге. Обязаны ли мы выплатить компенсацию в этом случае?

Внимание!

Право на оплату стоимости проезда у членов семьи сотрудника бюджетного учреждения возникает, когда такое право появляется у самого работника

Нет, не обязаны. Право на компенсацию проезда к месту использования отпуска и обратно возникает у сотрудника только в том случае, если ребенок или дети проживают вместе с ним ( ч. вторая ст. 325 ТК РФ ). Для того чтобы работодатель возместил стоимость проезда детей, сотрудник должен приложить к заявлению о выплате компенсации документ, подтверждающий родство, – свидетельство о рождении (усыновлении, удочерении, установлении отцовства) и справку о совместном проживании ( п. 11 Правил компенсации расходов ).

Татьяна Васильева — юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

1 Пункт 6 постановления Конституционного Суда РФ от 9 февраля 2012 г. № 2-П.
2 Определение Верховного Суда РФ от 5 октября 2012 г. № 53-КГ12-4.
3 Определение Верховного Суда РФ от 11 марта 2011 г. № 60-В10-4.
4 Приложение к приказу Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».
5 Письмо Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: