Как минимизировать риски, передавая финансовые функции на аутсорсинг

Сначала о рисках, которые возникают еще на этапе поиска аутсорсера и оформления договора о передаче учетных функций. Каким бы высоким ни был профессионализм выбранного партнера, в процессе работы его сотрудники могут допустить ошибки при начислении и уплате налогов, что повлечет штрафные санкции. Чтобы избежать проблем при предъявлении претензий и взыскания убытков в будущем, стоит привлекать аутсорсера, ответственность которого застрахована. Кроме того, условие о материальной ответственности необходимо детально прописать в договоре, дабы исключить неопределенность и не создавать почву для споров с исполнителем.

При передаче учетных функций на аутсорсинг компания вверяет важную финансовую информацию сторонней организации. Здесь всегда существует риск разглашения аутсорсером коммерческих сведений заказчика. Все условия пользования финансовой информацией необходимо жестко регламентировать. Помимо соответствующего пункта в основном договоре, имеет смысл заключить специальное соглашение о неразглашении и четко определить штрафные санкции за его нарушение.

Многие риски связаны с ошибками в организации процессов взаимодействия с аутсорсинговой организацией. Итак, первая проблема, с которой может столкнуться компания, – трудность управления «своими» бухгалтерами и аутсорсерами. Эта проблема зачастую оборачивается разбирательствами, связанными с поиском лица, по вине которого возникли ошибки в учете или другие неприятности. Чтобы этого избежать, нужно распределить ответственность среди участников бизнес-процессов. Сделать это непросто, поскольку один процесс в компании перетекают в другой, управление ими зачастую находятся в руках нескольких сотрудников. Причем это могут быть не только бухгалтеры, но и менеджеры по продажам, а также специалисты других служб. Лучше всего в данной ситуации составить специальную «матрицу ответственности», которая включала бы последовательность бизнес-процессов в бухгалтерии, ответственных лиц при передаче конкретных операций, а также документальную (бумажную или электронную) фиксацию установленных правил.

Следующий момент – трудности в получении оперативной информации от аутсорсера, связанные с тем, что он не находится постоянно на территории заказчика. Решить этот вопрос можно, подробно описав в приложении к договору порядок взаимодействия между исполнителем и заказчиком.

Приведем пример распределения обязанностей и зон ответственности между сотрудниками компании и аутсорсером в рамках процесса реализации товара.

Основные функциональные обязанности менеджера по продажам – взаимодействовать с клиентами, которые за ним закреплены, а именно: заключать договоры, формировать отгрузочные документы, контролировать отгрузки, получать документы с подтверждением получения товаров, выставлять счета на оплату, контролировать погашение дебиторской задолженности и соблюдение лимита отгрузок.

Исполняя свои функции, специалист коммерческой службы должен обрабатывать договоры, накладные, счета-фактуры, доверенности от клиентов на получение товаров, счета на оплату, акты сверок.

Рассмотрим подробнее, какие операции предусматривает процесс взаимодействия менеджера по продажам, юриста, бухгалтера и сотрудника аутсорсинговой компании, а также принципы распределения ответственности между ними.

1) Менеджер по продажам обязан ежедневно выкладывать отсканированные договоры в папку «Договоры на продажу» на специальный диск на сервере и ежемесячно по реестру сдавать оригиналы документов в юридический отдел. При сравнении с реестром договоров может выясниться, что их отсканированные копии размещены на сервере не в полном объеме. Чтобы выявить эти проблемы, ежемесячно юристом и менеджером составляется и подписывается таблица, позволяющая сравнить наличие оригиналов договоров и их отсканированных копий. До 5-го числа месяца, следующего за отчетным, юрист подает руководителю финансового отдела служебную записку о выявленных несоответствиях. Если этот документ предоставлен, то за ошибки отвечает менеджер по продажам, в противном случае виноватым окажется юрист. Далее юрист передает аутсорсеру реестр договоров под подпись согласно утвержденному сторонами регламенту.

2) Следующая задача менеджера по продажам – еженедельно передавать накладные с печатью клиента (либо с доверенностью) по реестру в бухгалтерию специалисту, отвечающему за ведение счета 62. Эти документы могут быть представлены не в полном объеме и без печати клиента, или же подписаны неуполномоченным лицом. Ненадлежащим образом оформленные накладные бухгалтер выявляет при помощи таблицы отгрузок, составленной по данным бухгалтерской программы 2-го числа месяца, следующего за отчетным. Затем таблица передается ответственному менеджеру. Если до 4-го числа бухгалтер не получает недостающие накладные, то их перечень с указанием сумм, клиентов и ответственных менеджеров направляется руководителю финансовой службы. В этом случае ответственность целиком возлагается на менеджеров, которые не собрали комплект документов вовремя. Если бухгалтер перечень не представит, то в отсутствии «первички» виноват будет он сам.

В результате аутсорсер будет нести ответственность за учет и за исчисление налогов, зависящих от величины реализации, только в части имеющихся правильно оформленных накладных.

3) Еженедельно по реестру менеджер передает счета-фактуры на реализацию бухгалтеру, отвечающему за ведение счета 62. Важно, чтобы счета-фактуры были заверены лицом, на которое составлен приказ о праве подписи. Бухгалтер 1-го числа месяца, следующего за отчетным, составляет таблицу отгрузок по программе и сравнивает эти сведения с фактическим наличием правильно оформленных счетов-фактур и копий приказов о праве подписи представителя заказчика. Если до 4-го числа он не получает недостающие документы, то направляет руководителю перечень проблемных счетов-фактур с отметкой об ответственном менеджере. В противном случае отвенность за нарушение будет возложена не на менеджера, а на бухгалтера.

При этом исполнитель не несет ответственность в случае, если счета-фактуры, выставленные заказчиком в адрес своих клиентов, подписаны менеджерами, которые не имели на то права (при отсутствии соответствующих приказов). Такой контроль должен осуществляться со стороны предприятия, передающего документы.

4) Менеджер обязан проводить сверку с дебиторами и кредиторами компании. Так, в первый рабочий день по окончании учетного месяца он должен получить в бухгалтерии акт сверки по каждому клиенту, передать его контрагенту и получить документ обратно с подписью и печатью. Ежемесячно 6-го числа менеджер представляет в бухгалтерию подписанные со стороны клиента акты сверки по предыдущему месяцу. Ответственный бухгалтер в свою очередь 7-го числа составляет служебную записку руководителю с перечнем клиентов, от которых менеджер не получил подписанные акты (если таковые имеются). При отсутствии данного документа ответственность за результаты сверки с менеджера снимается и перекладывается на бухгалтера.

Аутсорсер не несет ответственности за отсутствие контроля со стороны заказчика в части непредоставленных актов сверок.

По ссылке в конце статьи можно скачать форму сдачи работ клиенту аутсорсером, которая оформляется в дополнение к акту выполненных работ.

Стоит выделить еще одну важную проблему – отсутствие контроля над действиями аутсорсера. Связанные с ней риски можно свести к минимуму следующими способами. В первую очередь нужно предусмотреть, чтобы база учетных данных находилась на сервере заказчика. Кроме того, он должен обеспечить периодическое архивирование первичных документов, бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности. Чтобы не столкнуться с неприятными сюрпризами в будущем, стоит ограничить доступ для сотрудников аутсорсера в бухгалтерские базы данных за закрытые отчетные периоды.

Далее, при подписании актов выполненных работ аутсорсеру от него обязательно следует требовать следующее:

Время от времени компании необходимо приглашать на проверку учета сторонних аудиторов. Это позволит не только убедиться в отсутствии ошибок в прошлых периодах, но и мотивировать аутсорсера ответственно относиться к своим обязательствам в будущем.

Отчет по сдаче работ аутсорсером.docx 19 КБ