Подпункт 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ позволяет относить к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, оплату за него компанией товаров (работ, услуг), в том числе питания, отдыха, обучения.
Соответственно, если эти расходы осуществляется в интересах физлиц-участников, то оплата признается доходом таких лиц, полученным в натуральной форме. Таким образом, сумму оплаты следует обложить НДФЛ.
Если же сотрудник на подобном мероприятии занимается исполнением своих трудовых обязанностей, то оплата организацией не признается доходом физлиц, поэтому она не облагается НДФЛ.
Минфин обратил внимание на тот факт, что одним из признаков исполнения трудовых обязанностей на представительских мероприятиях является наличие приказа по организации о проведении. Также желательно, чтобы у компании был составлен план мероприятия или отчет о его проведении.