Что такое виртуальная АТС и почему она нужна малому бизнесу в 2024 году

Что такое виртуальная АТС?

АТС — это автоматическая телефонная станция, которая связывает телефоны организации и распределяет звонки между менеджерами. Это дорогое оборудование, которое малому и микробизнесу не всегда по карману.

Виртуальная или облачная АТС (ВАТС) — та же система, только оборудование стоит не у вас, а у провайдера. Функциональность такая же, а настройки еще проще. Провайдер отвечает за исправность техники и обслуживание — вы ежемесячно платите небольшую сумму за аренду части мощностей.

Виртуальные АТС похожи на облачные хранилища. Храните терабайты данных, но сервера не покупаете. В результате и потребности закрываете, и деньги экономите.

Это лучше, чем физические устройства?

Если сравнивать с обычными телефонами сотрудников, то ВАТС однозначно выигрывает по полезности. Здесь доступны распределение звонков, аналитика, включение автоответчика и многое другое. На телефонах это сделать нельзя — отсутствие одного только распределения может стоить трети лидов.

У бизнеса не стоит вопрос, подключить АТС или нет. Вопрос заключается в том, что выбрать: физическое или виртуальное оборудование.

Почему аренда виртуальной АТС выгоднее:

• Меньше затрат. Покупка оборудования обойдется в 100 тысяч рублей и более. Добавьте сюда регулярное обслуживание и настройку. Аренда виртуальной АТС стоит от 1500–2000 рублей.
• Быстрый старт. Настройка оборудования занимает от 2–3 дней, с арендой сможете приступить к работе через 15 минут.
• Мобильность. Физическая АТС ограничивает область работы офисом, с облачным решением можно отвечать на звонки из любого места.
• Вариативность. Если понадобится больше номеров или функций, поменяйте настройки за 5 минут и доплачивайте 500–1000 рублей в месяц.
• Интеграции. Готовые системы предлагают быстрое подключение нужных сервисов. Со своим оборудованием нужно разрабатывать интеграции с нуля.

Стационарную АТС обычно рассматривает средний и крупный бизнес. Но даже там меняются тенденции, и все чаще большие компании отдают предпочтение виртуальной АТС, потому что это проще, выгоднее и быстрее.

Как это помогает в работе с клиентами?

Польза для бизнеса зависит от функций, которые предоставляет провайдер. Недорогие сервисы предлагают минимум: распределение и переадресацию звонков. Но даже этого достаточно, чтобы сократить потери клиентов.

Чтобы стать еще лучше, нужны дополнительные решения. Мы в «Новофоне» стараемся давать пользователям все необходимое, но при этом сохраняем выгодные цены: пакет на команду до 20 сотрудников с подключенной CRM и 2000 бесплатных минут обойдутся в 1800 рублей за месяц.

Что предлагает виртуальная АТС «Новофон»:

• Голосовое меню. Собеседник сможет сразу выбирать, с каким отделом связаться — продажами или обслуживанием.
• Запись звонков. Прослушивайте разговоры и анализируйте, как работают сотрудники.
• Распознавание речи. Неудобно слушать — прочитайте расшифровку диалога.
• Очередь звонков. Когда все заняты, система переключит клиента на первого освободившегося менеджера. Можно задать другие параметры: например, соединять со специалистом, у которого с начала дня меньше всего звонков.
• Уведомление о пропущенных. Если быстро перезвонить, есть высокие шансы сохранить лид.
• Переадресация. Если никто не берет трубку, можно перенаправлять звонки на личные телефоны сотрудников или руководителя.
• Статистика. Дашборд с показателями по обработке звонков — источник идей для роста.

В «Новофоне» вы сами настраиваете АТС под потребности бизнеса. В этом помогает интуитивный интерфейс, инструкции и отзывчивая служба поддержки. Чтобы разобраться в настройках, уходит не больше 10–15 минут.

В других сервисах АТС настраивает специалист на стороне провайдера. С одной стороны, это удобно, не надо тратить свое время. Но, с другой, невозможны срочные изменения, придется ждать, пока специалист дойдет до вашей задачи. К тому же это раскрывает ваши данные, а наш подход ориентирован на конфиденциальность.

Можно ли работать без АТС в 2024?

Любая компания или ИП могут организовать голосовое общение по старинке. Но долго ли просуществует такой бизнес и насколько он будет эффективным?

Виртуальная АТС улучшает обработку лидов и повышает количество сделок. Но есть неочевидные преимущества, которые появляются после внедрения:

• Перевод всех или некоторых сотрудников на удаленку. Зарплату за это снизить не получится, а вот переехать в офис подешевле — вполне. Еще снизятся расходы на коммуналку, воду, кофе, печеньки и др.
• Привлечение специалистов из других городов и регионов. Если работаете по скриптам, ищите сотрудников в городах с меньшими запросами по зарплате — сокращайте расходы на ФОТ.
• Оптимизация персонала. Возможно, штат «раздут». Подключение ВАТС повысит эффективность и покажет, что можно работать с меньшим количеством сотрудников. Это освободит деньги на более важные задачи.

Польза виртуальных АТС подтверждается статистикой. Свежих данных за 2023 год пока что нет, но в 2022 году объем рынка достиг 21,1 млрд рублей — за год он вырос на 15,2%. Всего ВАТС использует свыше 475 тысяч российских организаций.

Как сделать еще лучше?

Подключение виртуальной АТС — это минимум. Но если добавить CRM, можно эффективнее привлекать лиды и перераспределить маркетинговый бюджет.

Как это работает:

1. Звонки попадают в CRM с отметкой канала, по которому пришел лид. Например, он узнал о компании из ВКонтакте.
2. Работаете с клиентом, выполняете заказ и записываете, сколько денег он принес. В CRM копятся данные о ROMI по используемым каналам.
3. Анализируете результаты раз в месяц или квартал: определяете, какие каналы приносят минимум прибыли или вообще работают в убыток.
4. Перестаете вкладывать в неэффективные каналы, освободившийся бюджет тратите на прибыльные источники. Получаете больше клиентов и развиваете бизнес.

В «Новофоне» есть встроенная CRM, которая не ограничена анализом сделок. Пользователям доступна аналитика по сотрудникам — кто и сколько принял звонков, закрыл сделок и принес денег компании.

Без АТС добиться таких результатов не получится. Если решите работать по старинке, то решения по оптимизации станут похожи на поиск двери в темной комнате. Виртуальная АТС — это не дополнительные расходы, а возможность зарабатывать больше.

Внедрение АТС проще, чем вы думаете

С виртуальной АТС можно начать принимать звонки уже через 15 минут после регистрации в выбранном сервисе. Понадобится только компьютер и подключение к интернету.

1. Регистрируетесь на сайте.
2. Открываете личный кабинет и активируете бесплатную виртуальную АТС.
3. Настраиваете систему под свои потребности через удобную форму.
4. Подключаете понравившийся номер телефона.
5. Начинаете принимать звонки и обзванивать клиентов.

Сервисы предлагают платные тарифы с расширенной функциональностью, бесплатными минутами на звонки и совместным доступом для сотрудников. С гибкими настройками вы не переплачиваете за ненужное и быстро адаптируете систему под растущий бизнес.

Если затрудняетесь с настройкой, на связи всегда служба поддержки. Специалисты расскажут о возможностях и помогут настроить ВАТС для вашего бизнеса. Не откладывайте рост бизнеса на завтра, потому что конкуренты не дремлют.