Закрыть
Закрыть
Как это работает?
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Как это работает?
Как это работает?
Прислать статью

Как избавиться от операционного монстра в компании

Поделиться
0
Как избавиться от операционного монстра в компании
Руководитель компании «EvaERP»
Часто руководители компаний сетуют на хронический недостаток времени, который мешает им полноценно работать над развитием бизнеса. Симптомы таковы: львиная доля полезного времени уходит на согласование текущих вопросов с сотрудниками, на разнообразную помощь и консультации. Поздравляем, в компании завелся «операционный монстр», который мешает бизнесу расти. Как от него избавиться и сделать управление компанией более эффективной — читайте в статье.

Офис обычной компании в городе «N».

9 или 10 утра.

Директор приходит в свой кабинет, садится за стол, наливает кофе и настраивает себя на продуктивный день и выполнение поставленных задач.

Проходит 20-30 минут, забегает первый сотрудник.

Сдать любую отчетность в ИФНС и фонды через интернет за 5 минут

— Иван Иванович, там доставка опаздывает, а клиент не может ждать и просит перенести доставку или вернуть деньги, что делать?!

Недопитый кофе. Проверка данных. Звонок водителю. Напутствие ответственному сотруднику. Вопрос решен.

Директор допивает холодный кофе, садится заняться своими задачами, открывает план на день, но...

Через 40 минут:

— Иван Иванович, там клиент хочет внести правки в договор и изменить сроки, что делать?!

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Пока решался этот вопрос, параллельно поступил новый от бухгалтера:

— Иван Иванович, я уже миллион раз просила отдел продаж запросить закрывающие документы у своих клиентов! Как мне отчетный период закрывать? Разберитесь с ними, иначе это ничем хорошим не закончится!

Так, весь день находясь в текучке, директор смотрит на часы и понимает — рабочий день закончился, завтра снова попробую заняться развитием своего бизнеса.

Знакомая картина?

А ведь так проходит рабочий день у большинства владельцев малого, да и среднего бизнеса. Это синдром того, что в вашем бизнесе завелся операционный монстр, он не дает выполнять те задачи, которые ведут к масштабированию и внутреннему развитию бизнеса.

Проблема здесь в том, что это не «сотрудники тупые» и не «клиенты — м…ки», это мы с вами на протяжении долгого срока кормим операционного монстра, даем ему повод для роста и, к большому сожалению, наступает такой момент, когда становится поздно. Монстр уничтожает наш бизнес.

Чем же мы его кормим?
  • Нанимаем сотрудников, не создав для них регламенты и стандарты работы;
  • Не описываем требования и показатели к персоналу из разных отделов;
  • Все задачи раздаем в устной форме, теша себя тем, что сотрудники запомнили и сделают на 100% так, как мы хотим;
  • Отвечаем на одни и те же вопросы сотрудника, думая, что это был последний раз и теперь он уж точно должен понять;
  • Не пытаемся ответить на вопросы, которые по логике бизнеса являются ключевыми: «Сколько я сегодня заработал?», «Какая себестоимость у товара X?», «Сколько я заработал на клиенте Y?» И многое, многое другое…
Что получается в результате?

Количество нерешенных вопросов множится, размер черных дыр в бизнесе увеличивается, волна непонимания эффективности бизнеса становится все выше. В итоге она накрывает предпринимателя, и он вынужден покинуть «тонущий корабль».

Именно так операционный монстр питается. Он приводит к неэффективному расходованию денежных и временных ресурсов, воровству в компании, постоянному конфликту отделов и другим ситуациям, которые уже являются следствием, а не причиной. Что же делать в этой ситуации?

Просто перестаньте кормить операционного монстра.

Начните с банального, но очень важного: возьмите листок и ручку, а лучше записную книжку, и выпишите все вопросы, которые за последний день-неделю-месяц вам задавали сотрудники разных отделов.

Прямо сейчас возьмите и сделайте это!

Сколько получилось? Если меньше 50 (я не ошибся, пятидесяти), значит, вы многое успели забыть. Дополнительно к этому в ближайшую неделю, когда к вам будут заходить сотрудники с вопросами, то обязательно записывайте их в этот список, если его еще там нет, а если есть, то ставьте напротив него «+». В результате у вас получится внушительный список, который должен насчитывать не менее 100 вопросов. Кроме этого у вас будет понимание частоты возникновения тех или иных ситуаций.

Что делать дальше?

Начните записывать ответы на эти вопросы и публиковать их в едином документе, который будут видеть все сотрудники. При этом сперва уделите внимание тем вопросам, которые персонал задает чаще всего. Да, это займет время. Да, нужно будет записывать видео-ответы, писать много текста, но без этого вы никогда не сможете убить операционного монстра. Это первый шаг, который позволит сэкономить вам огромное количество времени и заставит худеть вашего операционного монстра.

Сколько именно времени вы сэкономите?

Представьте, что в Вашей компании 10 человек. Каждому из них вы в среднем уделяете 15 минут в день для решения каких-то вопросов/ситуаций.

Что получается?
  • В день на 10 сотрудников вы тратите 2,5 часа (Это больше 30% рабочего времени);
  • В неделю вы тратите 12,5 часов;
  • В месяц чуть больше 2 рабочих дней;
  • А в год вы тратите 25 (!) дней, отвечая на одни и те же вопросы сотрудников.
Именно поэтому надо сделать первый шаг уже сегодня. Начните с ответов на каждодневные и самые популярные вопросы сотрудников разных отделов.
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Руководитель компании «EvaERP»
Полезные статьи
к вам на почту
Подпишитесь на рассылку
Подписаться!
47 комментариев
Статья очень интересная и полезная, мне вот прямо в тему и ко времени. Ну может не совсем в контексте владельца бизнеса, но идея "кормления монстра" просто согрела душу и прибавила оптимизма. Попробую донести до своих линейных руководителей, что нехватка времени - это исключительно их собственный продукт, результат увлечения своим монстром...
+1
-1
Ответить
Наталья, спасибо за Ваш комментарий!
Попробуйте) Могу выслать более подробную инструкцию для изгнания операционного монстра)
Пришлите контакты, куда можно выслать файл.
0
0
Ответить
Тимур Сташков Сергей
13 июля в 17:34
Сергей, мне тоже пожалуйста.
timuurr@gmail.com
0
0
Ответить
Тимур, отправили.
0
0
Ответить
Сергей, согласна с тем, что такая систематизация принесет стабильность в любую компанию и существенно нормализует работу, распределит ответственность на разных уровнях, и повысит продуктивность. Буду благодарна за более подробную инструкцию. Со временем "глаз замыливается" .
0
0
Ответить
Ирина, спасибо за Ваш комментарий!
Напишите, куда необходимо отправить информацию. На какую почту?
0
0
Ответить
Сергей, добрый день! Мне бы то же пригодилась такая инструкция. Сможете направить на slavia-07@ya.ru?
0
0
Ответить
Вячеслав, уже сделали)

Успехов!
0
0
Ответить
Демьяненко Ирина
13 июля в 16:38
Полезная статья.Спасибо!
0
0
Ответить
Если не сложно m.a.v.2002@mail.ru
0
0
Ответить
Александр, спасибо за интерес!
Отправили.
0
0
Ответить
Сергей, спасибо большое за оперативность.
+1
0
Ответить
Тема очень насущная , проблема очень хорошо описана, но с решением не совсем согласна - можно конечно записывать вопросы и их анализировать, но это проблему не решит, будут появляться каждый раз новые вопросы - надо научить сотрудников решать вопросы самостоятельно каждого на своем уровне, составить орг.структуру и описать все бизнес- процессы, схему взаимодействия между службами, составить дорожную карту по задачам, где будет прописано кто , что и когда выполняет и т.д.
+2
0
Ответить
Светлана, спасибо за Ваше мнение!
Я согласен с тем, что сбор вопросов и написание ответов на них проблему не решит,
но это первый шаг. Дальше необходимо вести работу по систематизации этой информации и её использованию.

В любой компании есть основной пул вопросов, который решает бОльшую часть проблем,
но пополнять базу вопросов/ответов нужно постоянно.

По поводу всех остальных действий, которые вы упомянули - абсолютно согласен,
только в рамках одной статьи об этом не напишешь, поэтому я описал первые шаги,
так как не все понимают с чего начать и как действовать.

Желаю Вам успехов!
+1
0
Ответить
Магит Алексей
13 июля в 23:46
Здравствуйте!
Статья актуальная для многих, т.к. компании сейчас сталкиваются с операционной не эффективностью которая душит процесс и создает не удобства. В силу того, что я работаю во внутреннем аудите, регулярно в проверку входит описание матрицы контрольных процедур в которой описываются по процессам "вход-выход процесса", цель - что хотим получить на итого, входящая информация, документы, миграция между базами, детальное описание контрольной процедуры отвечающая на вопросы. Кто, когда, с помощью чего, в какие сроки, что если не так и результат выполнения - какой должен быть результат на итого. Т.о. Оценивается операционная эффективность (оценка зависит от зрелости СВК), Оценивается дизайн (Регламент/Инструкции), на сколько актуальный, который должен отвечать на 5 вопросов (приведены выше, детальное описание). Далее кто исполнитель, владелец процесса. И т.д. На итого мы получаем результат системы которая эффективна/не эффективна и предпринимаем действия к её решению. Из матрицы видно, операционная эффективность страдает или дизайн не формализован. При согласовании с бизнесом решается какие действия предпринять.
Извиняюсь, писал с телефона и кратко, если есть интерес можно более подробно обсудить.
С Уважением, Алексей.
+2
0
Ответить
Алексей, приятно читать Вас. Видно, что вопрос вы детально изучаете уже давно.
0
0
Ответить
Иванов Виктор
14 июля в 00:47
Статья полезная! Но... не показывает полной сути проблемы, давайте называть вещи своими именами, в приведенном случае вся проблема в руководителе! Из рассказанного можно понять:
1. Нет четкой структуры предприятия.
2. Нет иерархической цепочки взаимодействия как руководителя с сотрудниками так и сотрудников между собой!
3. Нет системы делегирования полномочий, функций!
4. Нет обратной связи!
5. Нет планирования операций на день, неделю, месяц, квартал, год!
И эти пункты можно продолжать и продолжать, в итоге из этого следует что Руководитель не смог четко наладить все процессы на предприятии, почему?
1. Нет знаний и опыта.
2. Нет желания что то менять.
3. Страх перед любыми изменениями в компании.
4. Страх признаться себе в своей некомпетентности.
И опять же эти пункты можно продолжать и продолжать.....
В подведении итога могу сказать, любая компания требует четко налаженных систем и функций!
Мне очень нравится определения "рождение ребенка" : сначала формируется зародыш, кровеносная система, нервная система, кости и т.д., без этого всего компания недолго просуществует!
0
0
Ответить
Виктор, спасибо за Ваш комментарий!

Я согласен с Вами в том, что проблема в руководителе и эту проблему надо решать.
В статье описан первый шаг, который на практике помогает понять проблематику и минимизировать затрачиваемое время на операционное управление.

Все, что Вы написали "структура предприятия, система делегирования, обратная связь и т.д." - это хорошо и правильно, но не понятно с чего начать и за что браться, когда проблему надо решать здесь и сейчас.

Если провести аналогию со спортом, то я написал статью о том, как приучить себя вставать утром на пробежку, если никак не получается себя заставить, на что Вы пишите: "Сергей, это все понятно, но решение описано не полностью. Нужно соблюдать технику бега, ритм бега, дыхания, делать разминку и т.д.".
Я с этим согласен, но повторюсь, нужно с чего-то начать. Если описывать решение всей проблемы и давать конкретные шаги по реализации, то это уже будет не статья, а целая книга.
+2
0
Ответить
Стрижов Алексей
14 июля в 08:15
Спасибо Автору!
Так и происходит во многих компаниях, даже крупных. Даже с прописанными бизнес-процессами. Причины могут быть совершенно разные. А симптомы одни: ты приходишь на работу, смотришь на время - а уже 15ч, ты еще не обедал. Бежишь. Намечаешь планы на решение стратегических вопросов после обеда. Смотришь на время - уже 18ч. Сотрудники потянулись домой.
Нельзя сказать, что занимался чем-то ненужным. Но время рабочего дня прошло. И только после 18ч можно спокойно сеть и начать думать... что со временем приводит к выгоранию руководителя, потому что отдыхать тоже надо.
Буду признателен за подробный кейс. a_strizhov@mail.ru
Успехов и удачи!
0
0
Ответить
Алексей, добрый день!

Отправили материал на почту.

Успехов.
0
0
Ответить
Фадюшина Елена
14 июля в 09:54
Спасибо, интересно и полезно!
Просьба также направить более подробную инструкцию для изгнания операционного монстра))
Адрес: leonoza@bk.ru
0
0
Ответить
Елена, спасибо за интерес!

Отправил данные на почту.

Успехов!
0
0
Ответить
Мельникова Ольга
14 июля в 11:21
Сергей, спасибо за статью.Очень просто, прямо по полочкам разложено.
Буду признательна за дополнительную информацию на адрес olga-gagra@mail.ru
0
0
Ответить
Ольга, спасибо за интерес!

Отправили ссылку на почту.

Желаю Вам успехов!
0
0
Ответить
Королева Елена
14 июля в 12:51
Вообще на самом деле статья полезна не только в компании , но и просто индивидуальному предпринимателю с маленьким коллективом и без него. По себе знаю, сколько раз сталкивалась с проблемой, что вроде не так давно уже решали проблему, а возникает и на-те --- ищи по новой как решать тоже самое. Инструкции иногда полезны самому себе. И делегирование полномочий тоже. От решения бухгалтерских проблем до того , кого куда послать, чтоб все поняли куда идти с первого раза и запомнили дорогу + к кому обратиться, чтоб сэкономить время пути

Гнать его взашей этого монстра.

Буду также признательна за дополнительную информацию gazel-gazelevana@yandex.ru
0
0
Ответить
Елена, добрый день!

Отправили материалы на почту.
Теперь самое время прогнать его)) Успехов!

Если не затруднит, после изучения материала, напишите пожалуйста небольшой отзыв здесь в комментариях к этой статье
0
0
Ответить
Васильев Антон
14 июля в 13:13
Сергей, отличная статья. Отправьте пожалуйста доп. информацию на utehnik@mail.ru.
0
0
Ответить
Антон, спасибо за интерес!

Отправил материал на почту.

Успехов в бизнесе!
0
0
Ответить
Интересная и полезная статья. Особенно ценной она может стать для начинающих руководителей и позволит избежать , возможно, начинающего аврала в один момент. Передам ее своим друзьям и коллегам )) Спасибо
0
0
Ответить
Елена, спасибо за отзыв!

Желаю Вам успехов в бизнесе.

0
0
Ответить
Сергей, большое спасибо за статью, тема актуальная, для многих наболевшая (думаю, вы сами это поняли по отзывам). И, наверное, имеет смысл разрабатывать ее дальше.
Была бы Вам благодарна за дополнительную информацию kovaleva-falt@yandex.ru
0
0
Ответить
Татьяна, добрый вечер!

Материал отправили. Успехов!

Если будут вопросы, пишите, буду рад помочь.
0
0
Ответить
Сергей, спасибо за статью!
очень актуально)
вышлите и мне материалы: anastasija1983-9@mail.ru
0
0
Ответить
Анастасия, отправили материал на почту.

Успешного внедрения!
0
0
Ответить
Шпицер Татьяна
16 июля в 12:52
Сергей, доброго дня. Спасибо за статью, тема очень актуальна. Сталкиваюсь сама с организацией отделов продаж с "О". Придумываю каждый раз новое, хотелось бы посмотреть Вашу схему. Буду признательна.Если есть какая-то информация дополнительно, большое человеческое спасибо pulysh@yandex.ru
Спасибо заранее
0
0
Ответить
Татьяна, спасибо за интерес к дополнительным материалам.

Отправили письмо на почту, проверяйте!

Успехов.
0
0
Ответить
Вчина Дмитрий
16 июля в 23:25
Сергей, спасибо за полезный материал. Отправьте, пожалуйста, дополнительную инструкцию на dmitriy@vchina.ru

Заранее благодарю.
0
0
Ответить
Дмитрий, добрый вечер!

Отправили материал на почту.

Успехов в развитии бизнеса!
0
0
Ответить
Тешева Анжела
16 июля в 23:37
Сергей, спасибо за статью.
Интересная, полезная и актуальная. Особенно для моих новичков руководителей.
Вышлите пожста дополнительную информацию.
Angelatesheva@mail.ru
Спасибо.
0
0
Ответить
Анжела, материалы у Вас на почте.

Успешного внедрения.

Если будут вопросы, пишите, буду рад помочь.
0
0
Ответить
Шпицер Татьяна
17 июля в 05:19
Статья полезная, особенно, для собственников небольшого бизнеса. В такой структуре типа"как семья"- это проявляется сильнее всего. Часто сталкиваюсь в работе с задачами построения продаж с "нуля". Под каждую организацию что-то формирую новое, но есть стандарты. О них как раз в статье и говорилось на начальном этапе. Автор предлагает материал для стандартизации процесса и это здорово. Надо использовать по назначению. Спасибо, полезно.
0
0
Ответить
Мозгов Юрий
17 июля в 12:41
Спасибо за статью!
Вышлите, пожалуйста, дополнительную информацию на brain2004@yandex.ru
0
0
Ответить
Юрий, Вам спасибо за интерес!

Отправили информацию на почту.
+1
0
Ответить
Статья интересная! Хотелось бы получить подробную информацию на почту rey3003@yandex.ru
0
0
Ответить
Алексей, добрый день!

Спасибо за интерес.
Отправили материал на почту.

Желаю Вам успехов!
0
0
Ответить
Оса Сергей
27 июля в 17:45
Хорошее начало, пришлите продолжение плиз на tl-58@narod.ru
0
0
Ответить
Сергей, добрый день!

Спасибо за интерес. Материалы отправили.

Успехов в бизнеса!
0
0
Ответить
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Обсуждения
Комментарии Публикации
Бакшт Константин Александрович
Генеральный директор компании «Капитал-Консалтинг»
Законы капитала. Величайшее математическое открытие с точки зрения [...]
Одна из важнейших причин, почему большинство тех, кто уже неплохо [...]
Ерофеева Светлана
Директор по маркетингу, интернет-маркетолог
Маркетинг магазинов или советская торговля?
Розничная торговля в сегменте FMСG (продукты и товары повседневного [...]
Чёрный Александр
Автор курсов по стратегическому развитию бизнеса, бизнес-практик
Как разработать систему KPI «с нуля»: 9 шагов
Как, всё-таки, разработать реально работающую систему KPI в компании? [...]
Закрыть
Предпринимателям бухгалтер
больше не нужен!
Автоматизированная система по сдаче
отчетности, расчету налогов и зарплаты,
выставлению счетов и актов.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Закрыть
Предпринимателям бухгалтер
больше не нужен!
Автоматизированная система по сдаче
отчетности, расчету налогов и зарплаты,
выставлению счетов и актов.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Попробовать бесплатно
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса