Как оформить командировочное удостоверение

Нужно оформлять или нет

О том, нужно ли оформлять командировочное удостоверение, Мин­фин России рассказал еще в 2008 году. В письме от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/2/60 специалисты финансового министерства отметили, что при направлении работника в командировку на срок более одного дня ему должно быть оформлено командировочное удостоверение. Это соответствует требованиям о документальном подтверждении расходов.

Для чего нужно

На основании решения работодателя работнику, направляемому в слу­жебную поездку, в командировке оформляется командировочное удо­стоверение в целях подтверждения срока его пребывания. Это преду­смотрено пунктом 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Постановление № 749).

В командировочном удостоверении содержатся сведения о дате при­езда, пункте назначения, а также указана дата выезда из него.

Как оформлять

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у не­го в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяет­ся по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяют­ся подписью полномочного должностного лица и печатью организации.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных городах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой организации.

Требования к документу

Командировочное удостоверение имеет унифицированную форму, обя­зательную к применению всеми организациями (форма № Т-10). Оно утверждено постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку­ментации по учету труда и его оплаты».

Командировка за границу

При направлении работника в командировку за пределы России коман­дировочное удостоверение не оформляется (п. 15 Постановления № 749). Поскольку время пребывания сотрудника за границей можно определить по отметкам пограничной службы в загранпаспорте.

Особые случаи

Существует ряд особенностей при оформлении командировочного удо­стоверения в тех случаях, когда организация направляет своих работ­ников в командировку для рассмотрения и урегулирования жалоб кли­ентов – физических лиц. Дело в том, что в таких ситуациях отметки о прибытии и выбытии не могут быть сделаны. Сразу отметим, что по­добная ситуация законодательством РФ не урегулирована.

Подсказку дал Минфин России. В письме от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 чиновники указали: если в командировочном удостове­рении невозможно проставить отметки о прибытии в место командиро­вания и выбытии из него, факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами. В частности, такими документами могут быть:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
• проездные документы, из которых явствуют даты прибытия и выбы­тия из места назначения;
• счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте ко­мандирования.

Какие документы необходимо еще оформить

Помимо командировочного удостоверения в наличии для подтвержде­ния произведенных расходов должны быть:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а);
• служебное задание (форма № Т-10а);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• авансовый отчет (форма АО-1);
• отчет о выполненной работе.