Отправить статью или инфоповод

Как организовать виртуальный офис для удаленной команды

Как организовать виртуальный офис для удаленной команды
Иллюстрация: Sigmund/Unsplash

Виртуальный офис помогает компаниям перевести сотрудников на «удаленку» и кратно сократить расходы. Как его создать, какое оборудование и ПО для этого понадобятся — рассказывает Анжела Юрченко.

Бизнес журналист в компании Nordcloud
В словарном запасе руководителей «удаленная работа» долго занимала противоречивую позицию. В доковидные времена обсуждение так называемой «удаленки» мгновенно разбивало коллег на два лагеря: «верующих» и «скептиков». Причем, как показывают исследования, последние стабильно лидировали, ведь на 2019 год 91% российских компаний работали в рамках устаревшей бизнес-модели, непригодной для удаленной работы.

Пандемия, казалось бы, многое изменила. Однако и сегодня мы наблюдаем, как бизнес упорно ставит вопрос ребром — «как долго?» Как долго еще сохранится прямая необходимость в удаленной работе и как быстро можно возвращаться к «привычной» офисной жизни при спаде очередной волны заболеваемости?

Согласно международной практике, на эти вопросы есть куда более достойный ответ, чем «назад в прошлое». Новейшая модель «виртуального офиса» набирает обороты в деловом мире, приходясь одинаково по душе представителям малого бизнеса и корпорациям-гигантам (Amazon, Dell, Zapier и другим). Опыт показывает, что внедрение формата виртуального офиса способно в разы сократить расходы бизнеса, увеличить продуктивность сотрудников и расширить профессиональный потенциал компании.

Разбираемся, что же такое виртуальный офис, а также какие оборудование и технологии понадобятся компаниям, чтобы бесперебойно работать в режиме виртуального офиса вне зависимости от локации команды.

Что такое виртуальный офис и готовы ли вы к этой рабочей модели?

Виртуальный офис — это модель работы, позволяющая сотрудникам, командам и хоть целой компании создать для персонала все необходимые рабочие условия на дому или в любой альтернативной локации: от коворкинг-пространства до пляжа на Бали. Вы можете выбрать гибридную модель работы (часть сотрудников работают в офисе, а часть удаленно) или же полностью перейти на удаленный режим. Преград нет, разве что ваша фантазия, возможности и свободный доступ в интернет.

Для эффективного обустройства виртуального офиса все сотрудники должны быть обеспечены базовым техническим оборудованием, а также облачными сервисами для совместной удаленной работы. Облачные инструменты работы являются приоритетными для виртуального офиса, так как не требуют установки, имеют мобильные приложения, и нуждаются только в интернете или WI-FI. В рамках виртуального офиса облачные инструменты позволяют наладить бесперебойное взаимодействие между командами в любой точке света.

Прежде чем подробнее остановиться на основных цифровых инструментах совместной работы, которые будет использовать ваша команда, настоятельно рекомендуется, чтобы руководители понимали конкретные задачи своих удаленных команд.

Для этого задайте себе несколько простых вопросов:

  • Являются ли все удаленные работники частью одной команды или отдела?
  • Должен ли график удаленных сотрудников быть слажен с графиком офисных сотрудников?
  • Будут ли сотрудники в офисе использовать те же технологии и сервисы, что и удаленные сотрудники?
  • Как часто будет происходить непосредственное общение с удаленными сотрудниками?

Ответы на эти вопросы подскажут, готовы ли вы оперативно перейти на систему виртуального офиса или вам понадобится время, чтобы согласовать эти процессы внутри команд.

Оборудование для виртуального офиса

Виртуальный офис начинается с основ, обязательных для эффективной работы. Прежде чем переходить к техническим задачам, обсудите основные рабочие критерии со своими удаленными сотрудниками:

  • Основное местоположение виртуального офиса — домашний виртуальный офис станет идеальным решением для одного сотрудника, в то время как другому будет удобнее отгородиться от домашних забот в коворкинг-пространстве или тайм-кафе. Обсудите с удаленными сотрудниками их рабочие потребности и определите основное местоположение виртуального офиса, которое будет удобно для постоянного использования.
  • Основные расходы — их, как правило, несет сотрудник. Убедитесь, что у ваших удаленных сотрудников есть удобное рабочее место, бесперебойное высокоскоростное подключение к интернету, надежный ноутбук/компьютер, доступ к принтеру/сканеру (если актуально) и быстрый интернет для мобильных устройств. Как подсказывает опыт, технические проблемы у удаленных сотрудников часто происходят из-за простых сбоев, которых можно было заранее избежать.
  • Прочие расходы — подписки на облачные цифровые сервисы, используемые всей командой, обычно предоставляются компанией. В таком случае вам нужно будет заранее выделить бюджет или воспользоваться доступными бесплатными сервисами. Если ваша команда уже использует облачные сервисы, то ничего дополнительного делать не придется.

Цифровые инструменты для виртуального офиса вашей команды

Как только ваша команда или определенные сотрудники будут готовы приступить к работе в формате виртуального офиса, оптимальный вариант для обеспечения бесперебойного сотрудничества между работниками в разных локациях — это перевести всех на один и тот же технологический стек и цифровые инструменты.

В компании Nordcloud, у нас налажена открытая культура удаленной работы, позволяющая разработчикам, дизайнерам продукта, маркетологам и даже отделу продаж работать из своего виртуального офиса в любое время.

Независимо от индустрии компании, создание продуктивной среды для удаленных команд подразумевает несколько составляющих.

  • Инструменты управления проектами — в любой отрасли удаленным командам потребуется надежный инструмент управления проектами, чтобы оставаться на связи друг с другом. Инструменты управления проектами, такие как Monday.com, Trello и другие, визуализируют задачи и позволяют с легкостью выполнять задания из любого места на земном шаре. Функции для удаленных групп включают управление задачами, отслеживание рабочего времени, совместное редактирование проектов, и распределение ролей.
  • Внутрикомандная коммуникация — заранее позаботьтесь о способах быстрой связи между удаленными сотрудниками, менеджерами и офисными работниками. Существует большой выбор корпоративных мессенджеров и инструментов видеосвязи — от Skype for Business до Microsoft Teams и Slack. К примеру, наша команда выбрала мессенджер Discord. Главное правило — использовать один мессенджер для всех (удаленных и обычных сотрудников) и определить временные рамки для ответа на сообщения — желательно, в несколько часов. Для обычной коммуникации электронная почта по-прежнему остается классическим инструментом связи.
  • Безопасность в сети — кибербезопасность важна как для обычных, так и для удаленных команд. Использование облачных инструментов и шифрование данных является надежным способом защиты вашей компании от хакерских атак. Для безопасности работы с облачными системами рекомендуется использовать инструменты управления паролями. Они шифруют пароли на облачных серверах, имеют опции автозаполнения и генератора паролей. Также не забудьте про антивирусные системы для всех сотрудников, независимо от рабочего места и VPN для сотрудников, использующих открытые WI-FI сети.
  • Доступность команды — удаленные команды нередко распределяются в разных регионах. Если это ваш случай, можно использовать инструменты наподобие Sococo для отслеживания доступности «виртуальных» команд и их взаимодействия в режиме реального времени. В качестве простой альтернативы попросите всех сотрудников (независимо от местоположения) обновлять свой статус («доступен», «занят», «не отвлекать») в корпоративном мессенджере в течение рабочего дня. Общее понимание того, что подразумевается под статусами «занят» и «не отвлекать», также не повредит.

Определение долгосрочных целей для эффективного внедрения модели виртуального офиса

Создание слаженной «виртуальной» рабочей среды — это не только вынужденная мера на время пандемии. Это залог будущего процветания компании. Согласно международным заключениям, к 2028 году 73% команд будут иметь удаленных работников. В результате мы увидим не только растущую потребность в автономии на рабочих местах, но и возможность наращивать потенциал компании за счет экспертов из разных регионов и даже стран.

Не стоит забывать, что хотя технологии играют важную роль в формации виртуальных офисов, успех зависит и от человеческого фактора. Модель виртуального офиса может принести пользу всем сторонам только если основывается на взаимоуважении и согласовании общих целей.

Для компаний долгосрочные цели внедрения удаленной работы включают:

  • Привлечение экспертов из других городов, регионов и стран.
  • Сокращение количества больничных.
  • Уменьшение затрат компании без сокращений.
  • Постепенный переход к 100% цифровой бизнес-модели.

Со своей стороны сотрудники и команды, работающие удаленно, оценят:

  • Безопасность работы на дому или другой согласованной локации.
  • Мобильность и автономию.
  • Экономию на транспорте, питании, услугах и других расходах, связанных с офисной работой.
  • Улучшение физического и психологического здоровья.

В то время как непрерывная связь и технологии гарантируют, что ваша команда сможет выполнять рабочие задачи бесперебойно из любой точки мира, именно общие цели вселят в вашу команду чувство единства и целеустремленности. Совместно эти факторы обеспечат долгосрочный рост компании в условиях новой реальности и подарят сотрудникам то ощущение радости от своей работы, которое не купишь ни за какие деньги.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: