Как решить проблему с опаздывающими на работу сотрудниками

В наше динамичное время больше шансов на успех имеет тот, кто движется и развивается быстрее других, действуя точнее и эффективнее. Не случайно слова «успех» и «успеть» являются однокоренными. Однако никакая компания не может опережать своих конкурентов, если ее сотрудники все время опаздывают к началу рабочего дня, тем самым тормозя рабочий процесс.

Проблема опозданий существует, наверное, со времени появления совместной и организованной человеческой деятельности. Универсального средства от опозданий пока не найдено, зато есть множество индивидуальных решений для каждого конкретного предприятия, в зависимости от особенностей организации и причин задержек.

Исходя из причин, опоздания можно разделить на четыре группы:

1. Обусловленные неспособностью сотрудника организовать время в силу индивидуальных особенностей психики.

2. Связанные с отсутствием или недостатком стимулов и мотивации для того, чтобы приходить на работу вовремя.

3. Являющиеся следствием труднодоступности рабочего места (плохо организован транспорт либо его нет вообще).

4. Вызванные чрезвычайными обстоятельствами (например, авария, застрявший лифт и т. п.).

Применяя систему мер, направленных на каждую из перечисленных групп, можно если не искоренить опоздания, то, по крайней мере, свести их к минимуму. Однако прежде чем описывать методы борьбы с недисциплинированностью сотрудников, рассмотрим более глубокие причины опозданий.

Вопросы культуры

Почему в организациях разного профиля опоздания воспринимаются неодинаково?

Одним из факторов, определяющих культурный стиль компании, является область ее деятельности. Например, производственным предприятиям свойственно нетерпимое отношение к опозданиям, а в творческих коллективах, напротив, к ним относятся лояльно.

На обувной фабрике, где действует производственный график, и в издательстве, где ритм работы определяется ее творческим характером, отношение к опозданиям принципиально разное.

Допустим, на фабрике конвейер включается в 7.30 утра, поэтому опоздания сотрудников неприемлемы. Рабочий, не способный приходить вовремя, не выполняет своих обязанностей и подлежит привлечению к дисциплинарной ответственности. Производ­ство диктует ритм и график деятельности и для представителей офисной части компании. Если кого-то из служащих не застают на рабочем месте ровно в 9.00, руководители производства, мастера и заведующие участками воспринимают это как оскорбление окружающих. Даже без замечаний началь­ства опаздывающий сотрудник рискует испортить личные отношения с коллегами. Не говоря уже о том, что чья-то задержка может создать или усугубить реальную проблему на производстве. Поэтому вовремя приходят все – от рабочего до генерального директора.

В издательстве, напротив, к началу трудового дня на местах обычно бывают только секретари, бухгалтеры и персонал отдела продаж рекламных площадей. Дизайнеры, редакторы и другие творческие работники «подтягиваются» ближе к обеду. Они же составляют основную часть «полуночников», которые перед сдачей номера засиживаются в офисе допоздна, а иногда и до утра.

В последнем рассмотренном случае опоздания не считаются глобальной проблемой. Специфика работы определяет отношение и ко времени, и к дисциплине, и к опозданиям. Поэтому необходимости в специальных методах и способах борьбы с ними просто не возникает. Другой вопрос – когда опоздания нарушают технологию производства.

Технологические проблемы

Насколько существенна проблема опозданий, можно определить по тому, как они влияют на работу и отношения в компании. Если деятельность сотрудников почти независима и каждый отвечает только за свой результат (статья, макет, программное обеспечение), то опоздания соседа по офису малозаметны и несущественны. Если же вся работа на предприятии жестко привязана к технологическому процессу, отсутствие человека на рабочем месте в нужное время тормозит весь производственный цикл, приводит к вынужденным простоям. В этом случае опоздания недопустимы, так как нарушения графика оборачиваются для организации убытками и вызывают стресс у других, более дисциплинированных сотрудников.

Простейший пример – тот же конвейер: заготовка перемещается с определенной скоростью, и операции над ней производятся последовательно, одна за другой. Если работник, в обязанности которого входит всего одна операция, приходит позже других, то он задерживает пуск всего конвейера. Из-за простоя оборудования и нарушения графиков бизнесу наносится ущерб. А если оплата труда на конвейере сдельная, прямые убытки несут и работники.

Другой пример – опоздание секретаря офиса, чьи функции подразумевают прием входящих звонков и соединение с нужными абонентами. Если офис начал работать, а секретаря нет – телефон разрывается, клиенты и контрагенты не могут дозвониться, следовательно, процессы буксуют, возникают и не решаются производственные проблемы, компания несет убытки, а сотрудники, приходящие на работу вовремя, становятся заложниками ситуации. Недисциплинированность одного человека бросает тень на репутацию всей организации.

Таким образом, опоздания становятся реальной проблемой тогда, когда они приводят к технологическому сбою. И в этом случае нужно искать способы изменения сложившегося положения. Если естественные механизмы саморегуляции компании не помогают справиться с опозданиями, руководству стоит принять специальные меры.

Способы борьбы с опозданиями

Приступая к решению проблемы опозданий, нужно прежде всего зафиксировать сам факт несвоевременного появления сотрудника на работе. Некоторые руководители пытаются «ловить» нарушителей графика, встречая их у входа с часами в руке. Хотя такой способ и требует от начальника временных затрат, он может быть весьма действенным и экономичным. Этот прием позволяет фиксировать факт опоздания и одновременно «воспитывать» нарушителя. Однако реальный эффект возможен лишь в том случае, если в организации применяются авторитарные методы управления. Чтобы суровый взгляд шефа «пробрал» опоздавшего «до печенок», начальника должны не просто уважать – его должны бояться. Авторитарный же стиль руководства подходит только большим коллективам сотрудников с низкой квалификацией (например, на крупном складе, где основная масса работников – грузчики).

Здесь уместно упомянуть об опозданиях самих руководителей. Во многих российских организациях они традиционно приезжают на работу «попозже», что является своего рода привилегией. Конечно, с целью сохранения единства корпоративного духа лучше, чтобы для всех сотрудников, включая первое лицо компании, действовали единые стандарты. Однако силу традиций отрицать нельзя. Важно, насколько четко данный вопрос обозначен в корпоративных регламентах. Если опоздания – негласное преимущественное право, на которое принято закрывать глаза, то «закручивание гаек» по отношению к рядовым сотрудникам вряд ли будет воспринято адекватно. Если же для руководителей или иных категорий персонала сдвинутый график или «плавающее» начало и окончание рабочего дня обозначены как официальная привилегия или технологическая необходимость, тогда принцип единства и равенства закона не нарушается.

Мнение эксперта

М. А. Чекалина, эксперт журнала «Справочник кадровика»

Одним из видов режимов рабочего времени, предусмотренных ТК РФ, является режим гибкого рабочего времени. Согласно ч. 1 ст. 102 ТК РФ при работе в таком режиме начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяются по соглашению сторон.

Обратите внимание: работодатель в одностороннем порядке, например локальным нормативным актом, не может установить работнику режим гибкого рабочего времени, так как основным условием его применения является достижение согласия между сторонами трудового договора.

Гибкий график предопределяет время возможного начала и окончания работы и границы времени обязательного присутствия на работе. Продолжительность гибкой части рабочего дня, как правило, не превышает двух часов.

Отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующего учетного периода (рабочего дня, недели, месяца или другого) обеспечивает работодатель. При этом на практике используются разнообразные методы и средства учета: записи в специальных журналах, фиксация времени прихода на работу и времени ухода с нее с помощью считывающих устройств для электронных пропусков и др.

Есть еще один старый метод борьбы с опозданиями – журнал, куда все пришедшие на работу записываются последовательно, друг за другом. Это довольно надежный и, главное, «бюджетный» метод. Для его внедрения нужна только разлинованная тетрадь и приказ, объясняющий, как ей пользоваться. Для большей эффективности способа необходимо задействовать в проверке «независимого» контролера (вахтера, охранника), тогда сотрудники будут указывать точное и правдивое время своего прихода. Понадобится также человек, ответственный за периодическую обработку данных тетрадей и составление отчетов руководству.

Для оснащенных в техническом плане компаний есть другой, более современный способ фиксации времени прихода и ухода людей – система контроля доступа (СКД). Такие системы разрабатываются под какие угодно задачи, на разное число сотрудников и на любой бюджет. Принцип их действия такой: человек приходит на работу и прикладывает карточку, «таблетку» с электронным чипом или свой палец (в зависимости от конструкции системы) к считывающему устройству, а факт и время прихода мгновенно и автоматически заносятся в базу данных. С необходимой периодичностью (раз в день, неделю или месяц) ответственное лицо на основе базы данных за считаные секунды формирует отчет и отмечает, кто в течение этого периода опаздывал, на какое время, сколько раз и т. д.

После того, как факт опоздания зафиксирован, ситуация может развиваться по-разному. Некоторые руководители ограничиваются «вызовом на ковер» и воспитательной беседой. Данный метод хорош тем, что затрагивает только самого нарушителя дисциплины. Именно благодаря индивидуальному подходу он может принести свои плоды, но вряд ли подойдет для компаний с большой численностью персонала.

Если говорить о системных методах, то в российских организациях с опозданиями обычно борются с помощью дисциплинарных взысканий в виде выговора.

Некоторые работодатели к нарушителям трудовой дисциплины применяют штрафы. Однако подобное наказание работника является нарушением закона. Если в ходе проверки государственной инспекцией труда в организации будет выявлено указанное нарушение, то должностные лица, применяющие подобного рода «наказания», будут привлечены к административной ответственности в виде штрафа.

Наиболее мягкий метод воздействия на опаздывающих – публичное оглашение фактов их задержек на работу (например, ежемесячное вывешивание списка хронических нарушителей на информационной доске организации).

Реже встречается иной метод решения проблемы – «плавающее» начало рабочего дня и, соответственно, такое же его окончание.

Скажем, прийти в офис необходимо с 9.00 до 10.00, а уйти – с 18.00 до 19.00. Данный подход снижает количество опозданий, но при этом имеет свои недостатки: среди вечно опаздывающих всегда найдутся такие, которые будут нарушать и «верхнюю» границу начала рабочего дня.

Довольно «продвинутое» решение – не бороться с опозданиями, а предупреждать их еще на этапе отбора претендентов на вакансии. Можно проверять и оценивать не только профессиональную компетентность кандидатов, но и более широкий круг качеств. Например, способность организовывать свое время, осознавать свою ответственность за все, что происходит.

Один из способов борьбы с опозданиями – развитие у сотрудников навыков планирования времени, работа над их личностным ростом. Например, тренинги по тайм-менеджменту полезны не только для решения проблемы опозданий, но и для более эффективного использования времени и ресурсов, адекватной расстановки приоритетов, упорядочивания рабочего процесса.

Прежде чем выбирать тот или иной метод воздействия на персонал с целью укрепления дисциплины, стоит рассмотреть совокупность возможных объективных причин частых или массовых опозданий. Одной из них может быть транспортная проблема. Для ее решения стоит посчитать, что выгоднее – мириться с задержками сотрудников или нанять корпоративный автобус, который будет перевозить их от ближайшей станции метро или платформы электрички.

Обратная сторона медали

Если до конца решить проблему опозданий так и не удалось, можно попробовать извлечь из них пользу. Например, предоставить заслуженным специалистам возможность приходить на работу позже остальных. Правда, наличие подобной привилегии у «избранных» может негативно отразиться на психологическом климате в коллективе, особенно если заслуги ветеранов не очевидны всем без исключения.

Можно использовать метод управления по результатам, если позволяет специфика деятельности. В этом случае руководству не нужно интересоваться, кто и во сколько приходит и уходит, – важен только результат. Если сотрудник вовремя и качественно выполняет порученную ему работу, он имеет законное право самостоятельно планировать и организовывать свое время. Это максимально либеральный способ контроля рабочего процесса, поэтому подойдет он, скорее всего, только тем компаниям, в которых технология деятельности предполагает высокую степень независимости отдельных сотрудников. Несомненное достоинство метода заключается в том, что предприятия с либеральным внутренним распорядком имеют дополнительное конкурентное преимущество на рынке труда.

Важные принципы, которым нужно следовать в борьбе с опозданиями, – это системность, регулярность, гласность и четкость определения всех правил и исключений. Любая технология будет дис­кредитирована, если опаздывающие работники станут подвергаться репрессиям в периоды плохого настроения руководителя или ответственного за дисциплину лица либо одних будут наказывать за задержки, а другим прощать их.

Если выбор в пользу той или иной системы сделан, то внедрять нововведение стоит постепенно, чтобы люди привыкли работать в новых условиях. Например, для начала можно ограничиться фиксацией времени прихода сотрудников. Для многих этого будет вполне достаточно.