Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Их можно учесть при расчете базы по налогу на прибыль.
Такие расходы обязаны соответствовать требованиям статьи 252 НК РФ, то есть быть обоснованными и документально подтвержденными.
В то же время Налоговым кодексом не установлены дополнительные требования к расходам ГСМ, в том числе относительно их нормирования. Также не установлены правила определения обоснованности таких расходов.
При этом Минфин допускает использование Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. В частности, этот документ поможет определить обоснованность произведенных затрат на покупку топлива для служебного автомобиля.