Правила хранения и восстановления налоговых деклараций

Ольга Сумина

Эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения интернет-бухгалтерии «Моё дело»

Чем дольше вы ведете предпринимательскую деятельность, тем более обширным становится ваш «документальный» багаж. Срок хранения некоторых документов составляет 75 лет (документация по личному составу). Обеспечить сохранность документации — прямая обязанность любого налогоплательщика, ведь потеря подтверждающих документов может обернуться штрафными санкциями при прохождении, например, налоговых проверок.

Сколько хранить?

Перечень документов, которые обязаны хранить организации и ИП, приведен в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 №558. Он содержит 1003 пункта. Также сроки регламентированы НК РФ и отдельными нормативно-правовыми актами. Если для одного и того же документа предусмотрены различные сроки хранения, то ориентироваться надо на максимальный период.

ИП освобождены от ведения бухгалтерского учета, а вот налоговый учет обязан вести каждый налогоплательщик. К основным документам налогового учета относятся:

Документы, подтверждающие убыток, хранятся до полного списания убытка при исчислении налоговой базы и 4 года после. Однако определение ВАС РФ от 06.06.2008 № 6899/08 освобождает от столь длительного хранения подтверждающих убыток документов, если проводилась налоговая проверка.

Пятилетку нужно хранить переписку по вопросам исчисления и уплаты налогов. Данные налогового учета для расчетов и уплаты налогов хранятся 4 года. Столько же хранятся счета-фактуры и составленные на основании их Книги покупок и продаж.

Исчисление срока хранения налоговой документации начинается с даты окончания отчетного периода, когда документ использовался последний раз при составлении отчетности. Хранению подлежат только декларации с отметкой налогового органа или ФСС о принятии.

Пример: от поставщика получен счет-фактура 10.09.2018 года. Если он учтен при формировании декларации за 3 квартал 2018 года, то срок хранения начинается с 25.10.2018 года. Напомним, что полученный счет-фактура может быть принят к зачету в течение 3 лет. На такой срок может быть пролонгирован период хранения.

Небольшой объем документов можно хранить в офисе, не прибегая к услугам специализированных «хранителей». Конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено. Главное в нем — функциональность, то есть обеспечение сохранности документов.

За отсутствие документации предусмотрена ответственность. С должностного лица могут взыскать штраф до 10 тысяч рублей. А вот если отсутствие первички привело к занижению налоговой базы, то штраф вырастет до 40 тысяч рублей.

При отсутствии подтверждающих документов сумма налогового обязательства определяется расчетным путем, что может привести к дополнительным финансовым расходам (доначислению налога и взысканию пеней и штрафов).

В случае утраты документов создается комиссия по расследованию причин, но на практике это мало где происходит. Но вот получить справку ответственных «лиц» не помешает. Кражу документов подтвердит справка из полиции, факт затопления — справка арендодателя или ЖЭК, при стихийном бедствии обратитесь в МЧС.

По истечении срока хранения документы могут быть сожжены или отданы шредеру. При уничтожении документов нужно составить опись исчезнувших бумаг. Она может вам пригодиться при возникновении каких-либо проблем по налогам.

Также можно воспользоваться услугами специалиста по уничтожению документации. В таком случае получите от него накладную с указанием даты передачи, веса и количества бумаг, а также акт об уничтожении с реквизитами всех документов.

Если срок хранения документов не истек, то их необходимо восстановить. Копии счетов-фактур можно запросить у контрагентов (если он еще числится в ЕГРЮЛ и ведет фактическую деятельность). За декларациями и расчетами по налогам обратитесь в налоговую инспекцию, при восстановлении документов по страховым взносам — в ПФР и ФСС соответственно. Выписки и платежки можно получить в банке, даже если счет там уже закрыт.

Сроки хранения документов в налоговых органах установлены приказом ФНС России от 31.05.2012 года N ММВ-7-10/369@.

При хранении бумажных экземпляров отчетности возникают те или иные сложности, избежать которые поможет электронный документооборот. Сроки хранения документов не зависят от формы хранения, однако, хранить документы в электронном виде намного удобнее.

Кстати! Создавать и хранить налоговые декларации и другую отчетность можно с помощью онлайн-сервиса «Моё дело»: интернет-бухгалтерия. Ваша отчетная кампания пройдет отлично, если о сроках сдачи отчетности напомнит встроенный налоговый календарь. Воспользоваться всеми преимуществами сервиса можно прямо сейчас. Для этого достаточно активировать бесплатный доступ.