Приобретаем профессиональную литературу: учет расходов на подписку

В бухгалтерском учете такие затраты учитываются на счете 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Авансы выданные». В дальнейшем ежемесячно по мере получения изданий фирма будет списывать их стоимость в расходы. Дело в том, что в момент оплаты подписки услуга издательством еще фактически не оказана, поскольку журнал фирма будет получать в течение какого-то времени. А в соответствии с пунктом 3 ПБУ 10/99 «Расходы организации» предварительная оплата товаров не признается их расходом.

Как правило, срок службы нормативно-справочной литературы превышает один год. Поэтому на основании ПБУ 6/01 «Учет основных средств» она включается в состав основных средств организации. В пункте 18 этого документа предусмотрен особый порядок списания литературы. Так, приобретенные книги, брошюры и иные подобные издания списываются на затраты на производство или расходы на продажу по мере их отпуска в эксплуатацию.

Пример

ООО «Спутник» подписалось на журнал «Расчет» на первое полугодие 2004 года. За это фирма заплатила 660 руб. в том числе НДС 10 процентов – 60 руб. Таким образом, цена одного журнала – 110 руб. (660 руб. : 6 мес.), в том числе НДС 10 процентов – 10 руб. Бухгалтер «Спутника» сделал в учете следующие проводки:

в момент перечисления денег

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– 660 руб. – перечислены деньги за подписку;

ежемесячно по мере получения изданий

Дебет 08 Кредит 60

– 100 руб. (110 – 10) – списана стоимость полученного издания;

Дебет 19 субсчет «НДС при приобретении основных средств» Кредит 60

– 10 руб. – отражен НДС по полученному изданию;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– 110 руб. – зачтена предоплата;

Дебет 01 Кредит 08

– 100 руб. – журнал передан в бухгалтерию;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 субсчет «НДС при приобретении основных средств»

– 10 руб. – предъявлен к вычету НДС;

Дебет 26 Кредит 01

– 100 руб. – списана стоимость полученного издания.

Обратите внимание: чтобы поставить НДС к вычету литература должна быть приобретена для деятельности, облагаемой этим налогом. Также от продавца нужно получить счет-фактуру. Часто этот документ вкладывается непосредственно в каждый номер получаемого издания. А при подписке на ежедневную периодику оформляется один счет-фактура раз в месяц.

В налоговом учете стоимость изданий включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 6 п. 2 ст. 256 НК). Эти затраты списываются полностью в момент оприходования литературы. Поэтому стоимость приобретенной литературы не облагается налогом на имущество (п. 1 ст. 374 НК). Однако налоговую прибыль можно уменьшить только на экономически оправданные расходы (п. 1 ст. 252 НК). Поэтому если купленная литература никак не связана с деятельностью фирмы, включить ее в расходы будет проблематично.

Покупаем в рознице

Также необходимую литературу можно приобрести в книжном магазине или киоске. В этом случае работнику, делающему покупку, нужно выдать деньги под отчет. Он может приобрести издания, как от своего имени, так и от имени фирмы. Во втором случае, ему необходимо выписать доверенность. Тогда у вашей организации будет больше шансов получить от продавца счет-фактуру. Однако согласно пункту 7 статьи 168 Налогового кодекса, продавец в рознице вовсе не обязан выдавать покупателю этот документ. И, если вам не удалось получить счет-фактуру, то и вычета по НДС вам не видать. Уменьшить на сумму НДС облагаемую налогом прибыль также нельзя, поскольку это ситуация не прописана в статье 170 Налогового кодекса. В этом случае НДС нужно списать за счет собственных средств фирмы.

После покупки изданий работник должен отчитаться по израсходованным деньгам. Для этого он составляет авансовый отчет. К нему подотчетник должен приложить все первичные документы на покупку литературы: товарные и кассовые чеки, накладные и т. д. После утверждения авансового отчета руководителем фирмы бухгалтер должен отразить покупку в составе основных средств.

Пример

Воспользуемся данными предыдущего примера. Предположим, журнал «Расчет» был приобретен в магазине сотрудником фирмы. Для покупки журнала ему было выдано 150 руб. К авансовому отчету работник приложил кассовый и товарный чеки с выделенной суммой НДС. Бухгалтер «Спутника» отразил покупку издания в учете так:

Дебет 71 Кредит 50

– 150 руб. – выданы денежные средства под отчет;

Дебет 08 Кредит 71

– 100 руб. – приобретен журнал;

Дебет 19 субсчет «НДС при приобретении основных средств» Кредит 71

– 10 руб. – отражен НДС;

Дебет 01 Кредит 08

– 100 руб. – журнал передан в бухгалтерию;

Дебет 26 Кредит 01

– 100 руб. – списана стоимость журнала;

Дебет 91-2 Кредит 19 субсчет «НДС при приобретении основных средств»

– 10 руб. – списан НДС;

Дебет 50 Кредит 71

– 40 руб. (150 – 110) – возвращена в кассу неизрасходованная работником сумма.

Порядок учета

В пункте 18 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» сказано, что «в целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением». Порядок учета и хранения нормативно-справочной литературы фирма определяет самостоятельно. Отдельные моменты, например, единовременное списание приобретенной литературы можно указать в учетной политике фирмы.

Для учета изданий можно оформлять акт о приемке-передаче объектов основных средств по форме № ОС-1 и вести карточки учета объектов основных средств по форме ОС-6 (они утверждены постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7). Но можно избрать и более простой метод – вести книгу по учету литературы. Специальной формы для нее не предусмотрено. Поэтому эту книгу можно вести в произвольном порядке. Например, она может выглядеть так:

ЗАО «Метеор» Книга учета изданий, поступивших в июне 2004 года

Кроме того, должна проводиться инвентаризация купленной литературы. Иногда она обязательна. Эти случаи перечислены в статье 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Проблемы упрощенцев

Фирма-упрощенец, уплачивающая налог с разницы между доходами и расходами, при покупке вспомогательной литературы может столкнуться с проблемой списания таких затрат. Многие налоговики полагают, что оплата бухгалтерской литературы не может учитываться в состав расходов. Например, такое мнение содержится в письме УМНС по Московской области от 21 августа 2003 г. № 04-20/14499/14/9035. Чиновники считают, что все возможные расходы упрощенцев перечислены в статье 346.16 Налогового кодекса. Этот перечень закрытый и расширению не подлежит. А рассматриваемые нами расходы в него не включены.

Согласитесь, что такой запрет несправедлив. Ведь эти расходы экономически оправданы, а значит, выполняется требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса, которое относится и к расходам упрощенцев (п. 2 ст. 346.16 НК). Как же выйти из ситуации?

Полученные издания можно учесть как основные средства (этот пункт четко прописан в ст. 346.16 НК). А состав основных средств, а также их оценка определяется в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете, то есть согласно ПБУ 6/01 «Учет основных средств». Как мы уже говорили, в пункте 18 этого документа напрямую упоминаются книги, брошюры и прочие издания.

Таким образом, при применении упрощенной системы налогообложения, стоимость приобретенной и оплаченной литературы учитывается в составе расходов в момент передачи в эксплуатацию (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК). Запись в книге учета доходов и расходов делается в последний день отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 346.17 НК).

Напомним что, упрощенец обязан вести бухгалтерский учет основных средств (п. 3 статьи 4 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Также он должен контролировать количество купленной литературы по правилам, приведенным выше.