Сроки хранения и порядка уничтожения бухгалтерских документов

Документы бухгалтерского и налогового учета являются документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение, а впоследствии и своевременное уничтожение. Это возможно лишь при соблюдении сроков хранения и порядка уничтожения документов. Разбираемся в особенностях законодательства и изучаем поэтапную процедуру выделения дел к уничтожению.

Как определить сроки хранения бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы составляют до 80 процентов от общего документооборота организации. Архивное хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов – актуальная задача для многих бухгалтеров. В основе правильного уничтожения документов лежит знание требований законодательства, касающихся порядка и сроков хранения бухгалтерской документации.

Обращаем ваше внимание, что в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что хранение документов относится как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Общий порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Росархива от 06.02.2002 (важно: основные правила не регламентируют срок хранения документов);
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 (перечень 2010 года распространяется на документы, созданные в 2010 году и далее; сроки хранения документов, созданных до 2009 года включительно, определяются в соответствии с типовым перечнем документов, утвержденным в 2000 году);
• Действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс. Общества с ограниченной ответственностью соответственно руководствуются ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ.

Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

Аналогичное требование установлено и п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.

Данный перечень включает в себя типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. «Статистический учет и отчетность».

Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского, налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это относится и к документам, подтверждающим получение доходов, несение расходов, а также уплату (удержание) налогов. Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, должны соблюдать данную норму, если иные сроки не предусмотрены законодательством.

Мы не случайно отметили, что четыре года – это общие сроки хранения. Так как в отношении некоторых видов документов налоговое законодательство устанавливает специальные сроки хранения. Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком. В Налоговом кодексе установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Напомним, что НК РФ предоставляет налогоплательщику право переносить убыток на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток получен, в силу чего документы, подтверждающие сумму убытка, должны сохраняться налогоплательщиком в течение десяти лет.

Несмотря на то, что НК РФ обязывает налогоплательщика сохранять документы только в течение четырех лет, хранить всю бухгалтерскую и налоговую документацию следует в течение пятилетнего срока. С 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в статье 29 которого указано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Это приводит в соответствие ранее действовавшие нормы налогового и бухгалтерского законодательства.

Следует иметь в виду, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 г., организация начнет только с 1 января 2011 г. Особо обращаем внимание на то, что уничтожить документы, сроки хранения которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен.

Бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерской службе организации, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений. Ответственность за сохранность документов несут лица, назначенные главным бухгалтером.

Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов

В первую очередь, ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:

• отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
• систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность – штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб. Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП – 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП – 2000-3000 тыс. руб.).

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Уничтожение бухгалтерских документов и методы их утилизации

Процедура уничтожения бухгалтерских документов унифицирована и состоит из нескольких этапов:

• проведение экспертизы ценности;
• составление акта о выделении дел к уничтожению;
• физическое уничтожение документов и составление соответствующего акта.

Процесс уничтожения документов закреплен законодательством. Выделение дел к уничтожению регламентируют:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 29 декабря 1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов организаций и коммерческих организаций с указанием сроков хранения»
• ГОСТ 7.50-90 «Консервация документов» (введен Постановлением Госстандарта РФ от 05.06.2002 N 232-ст).

Экспертиза ценности документов

В соответствии с п.1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия.

В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить историческую и практическую ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Председателем экспертной комиссии назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности – это изучение документов на основании критериев их практической ценности, с целью определения сроков хранения, для отбора их на постоянное хранение и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; проводится ежегодно.

Экспертиза ценности документов проводится путем полистного просмотра дел. Недопустимо определять срок хранения дел только на основании заголовков. На документы постоянного срока хранения, по личному составу и временного (свыше 10) лет хранения, отобранные на дальнейшее хранение, составляются описи дел.

Дела, выделенные к уничтожению, включаются в «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» (приложение 4 к п. 2.4.1 основных правил работы архивов организаций). Акт о выделении к уничтожению утверждается руководителем организации. Порядок проведения экспертизы ценности документов определен в «Основных правилах работы архивов организаций» (гл. 2 «Экспертиза ценности документов»).

По результатам экспертизы документов экспертной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Уничтожение документов при ликвидации организации

Согласно Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.

Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.

В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу – только после утверждения руководителем организации.

Следует отметить, что независимо от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании. Такой подход позволяет:

• исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
• сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
• существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
• подготовить акт о выделение дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.

Акт о выделении дел к уничтожению

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации. Акт имеет унифицированную форму (приложение 4 к п. 2.4.1 основных правил работы архивов организаций).

В акт о выделении дел к уничтожению вносят список документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием обобщенных заголовков, а также их количество. В акте указывают, в соответствии с каким нормативным документом (и статьей), производится уничтожение.

Такими документами могут быть «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный 25.08.2010 г. Федеральной архивной службой России (или более ранний – утвержденный 06.10.2000 – для дел, сформированных за период действия данного перечня), отраслевые перечни и перечни научно-технических документов или федеральный закон. В акте обязательно указываются годы, за которые отобраны документы.

В конце акта на уничтожение может быть сделана запись об утверждении описи дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения полной научно-технической обработки документов.

Важно помнить, что документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период ревизии. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были завершены делопроизводством (договоры считаются законченными делопроизводством только после окончания их срока действия). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.

Физическое уничтожение документов. Методы утилизации

После того как документы отобраны на уничтожение и составлен соответствующий акт, они направляются на уничтожение. Организация может уничтожить документы собственными силами или обратиться в соответствующую организацию, которая способна обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности.

Способ уничтожения зависит от отраслевой специфики и принятой в организации практики уничтожения документов, а также от финансовых возможностей компании. Основными методами утилизации документов с истекшим сроком хранения является шредирование, сжигание и выездное уничтожение документов. После уничтожения документов оформляется акт соответствующего образца.

Шредирование представляет собой процесс измельчения бумаги до мелкой стружки, размеры которой определяются категорией безопасности шредера. Для шредирования конфиденциальных документов используют устройства с уровнем секретности не ниже DIN3. Промышленные шредеры в отличие от офисных аппаратов позволяют уничтожать не только бумажные документы, но и носители электронной информации (диски, пластиковые карты и др.).

Сжигание документов идеально подходит для уничтожения конфиденциальной информации, поскольку при профессиональном подходе от бумаги остается только пепел. Кажущаяся простота проведения вводит в заблуждение многих руководителей, которые забывают о рисках, связанных с самостоятельным сжиганием документов. Помимо элементарной опасности для здоровья сотрудников, существует вероятность того, что бумага не сгорит до конца. Нельзя забывать и о том, что сжигание документов без разрешения соответствующих органов чревато серьезными штрафами.

Выездное уничтожение документов осуществляется сотрудниками специализированной компании, которые выезжают к заказчику с собственным оборудованием. С этой целью используют выездной шредер, по сути являющийся грузовиком на базе, как правило, 10-тонной машины. В закрытом кузове размещается шредер с высокой производительностью (до 2 тонн в час). Главное преимущество этого метода утилизации заключается в минимазации рисков потери документов при транспортировке, так как вся документация уничтожается прямо около офисного здания. Кроме того, выездные шредеры позволяют измельчать бумагу до четвертого уровня безопасности, что значительно превосходит возможности офисных устройств.