Скопировать ссылку
Хорошие новости, коллеги! Согласно результатам исследования «Клуба закупщиков», почти 75% российских компаний уже используют автоматизацию в закупках. Кажется, можно вздохнуть спокойно: теперь-то ни поставщики после увольнения закупщика не потеряются, ни тендеры не будут зависать на месяц-полтора из-за неторопливости менеджеров и поставщиков, а договоры будут создаваться по клику. Но не тут-то было.
По данным Ассоциации менеджеров, лишь каждая четвертая компания, реализовавшая проект автоматизации закупок, может похвастаться тем, что система охватывает закупочный процесс целиком. То, что называют в отчетах инвесторам «автоматизацией закупок», по большей части представляет собой одну или несколько разрозненных систем, никак не интегрированных в ИТ-инфраструктуру компании:
- Одни автоматизируют только тендеры, оставляя без внимания скрининг и скоринг поставщиков.
- Другие сосредоточены на автоматизации создания и согласования договоров и другой закупочной документации.
- Третьи автоматизируют управление складом и запасами, но игнорируют автоматизацию тендеров.
- Четвертые ограничиваются использованием ИИ-инструментов для автоматизации даже не этапов, а закупочных операций — проверки контрагентов, анализа договоров или предложений поставщиков.
Автоматизация закупок остается фрагментарной, а значит, не позволяет целиком управлять закупочным процессом:
- Теряется информация о ходе закупок и их результативности.
- Замедляется передача данных между этапами закупок — их приходится переносить вручную, что чревато ошибками.
- Руководству сложнее понять, растут ли цены, увеличивается ли доля брака и пересортицы, хватает ли надежных поставщиков, успевает ли снабжение за аппетитами производства.
Особенно это заметно в компаниях, где два-три десятка тендеров в месяц — норма, в пуле постоянных поставщиков — две-три тысячи «юриков с физиками», а цена далеко не всегда считается главным критерием успешной закупки.
Опасности фрагментарной автоматизации закупок: что мы теряем, когда нет единой системы
У фрагментарной автоматизации есть изъян: если процесс разделен между несколькими системами, данные тоже оказываются разделены. ЭТП автоматизирует тендеры, СЭД — создание, согласование и подписание договоров, в ERP ведется планирование, но ни одна из этих систем не поддерживает закупочный процесс целиком.
И проблемы здесь вполне конкретные:
- Закупщик выбирает победителя тендера по минимальной цене, но не оценивает его репутацию, не учитывает, что победитель может быть «профессиональным демпером», который легко снижает цену в ходе торгов, а потом срывает поставки или привозит некачественный товар.
- Компания не приглашает на тендер новых поставщиков, ограничиваясь работой с теми, с кем уже есть положительный опыт работы, — и становится заложником стабильности, не пытаясь проводить конкурентные закупки.
- Наконец, некоторые категории приходится закупать в авральном режиме едва ли не каждый месяц. У руководства отдела закупок просто нет данных, которые позволили бы понять причину и изменить подход к таким закупкам.
Сквозная поддержка корпоративного закупочного процесса
Один из примеров системы управления закупками и взаимоотношениями с поставщиками — iTender SRM.
От потребности к закупке
Закупка начинается с потребности подразделения, а не с заявки на поставку, отправленной закупщику. Подразделения компании определяют, что именно требуется для работы, согласовывают потребность и фиксируют ее в плане закупок в ERP. И на этапе передачи данных о потребности из ERP закупщику возникают проблемы:
- Закупщику неясен приоритет потребности — он вынужден уточнять его у заказчиков.
- Потребности разных отделов могут дублировать друг друга — и вместо одной закупки придется проводить 2–3–4.
- Придется уточнять плановую стоимость закупки — и учитывать ее при подготовке тендера или заказа поставщику.
В iTender SRM реализованы инструменты, которые позволяют: создавать и согласовывать потребность, консолидировать одинаковые потребности, формировать планы закупок и оценивать расход бюджета по каждому плану. Закупщик видит историю заказа, ни ему, ни заказчику не нужно переносить данные из одной системы (складского учета или ERP) в другую (система автоматизации закупок), а процент срочных заявок снижается.
Сорсинг, скрининг, скоринг: поиск и оценка поставщиков
Закупщик собрал и консолидировал заявки на поставку — пора выбрать поставщиков, готовых удовлетворить потребности компании в товарах и услугах. Часто компании пропускают этот этап и просто отправляют заказ поставщику, с которым работают уже давно. Этот подход экономит время, но даже он нуждается в автоматизации. Хотя бы потому, что взаимодействие с поставщиком требует контроля. Нужно следить, насколько растут цены, выполняются ли договорные обязательства, велика ли доля брака и пересортицы в поставках.
Поиск новых поставщиков чаще никак не автоматизирован. В результате для тендера снабженец может одновременно перебирать старых проверенных контрагентов (тратить время на то, чтобы разобраться, а не числятся ли за ними нарушения контрактных условий) и искать новых, создавая их профиль практически с нуля.
В iTender SRM можно проводить поиск, аккредитацию и проверку поставщиков, распределять их по категориям и учитывать результаты работы с ними. Сорсинг можно реализовать, например, через интеграцию с порталом B2B-House. Это сервис, который используется для поиска поставщика по номенклатуре. Для аккредитации и проверки поставщиков используются анкеты, опросы, выгрузки данных из внешних ресурсов: реестров поставщиков, отзовиков.
Проведение закупки: автоматизировать тендер недостаточно
Для многих компаний внедрение ЭТП фактически и становится автоматизацией закупок. Иногда закупки вообще размещают на сторонней электронной площадке. Сама процедура в этом случае проходит быстро и контролируемо, но до и после тендера остаются ручные операции.
Перед началом закупки приходится переносить в ЭТП данные из согласованной потребности: номенклатуру, объем, сроки, условия поставки и другие параметры. Ошибка при переносе данных может изменить условия тендера. После его завершения информацию о победителе и согласованных условиях снова приходится переносить в СЭД или ERP для подготовки договора и дальнейшей работы. Здесь также легко допустить ошибку или потерять часть информации.
В iTender SRM закупочная процедура проводится внутри той же системы, в которой создана потребность и ведется работа с поставщиками. Закупщику не нужно заново переносить исходные данные в ЭТП и затем вручную передавать результаты тендера в другую систему. Руководитель закупок при этом получает возможность контролировать не только ход тендера и критерии выбора победителя, но и результат закупки: в том числе договорные обязательства, которые взяли на себя компания и победитель тендера.
От тендера к поставке: что происходит после выбора победителя
Выбор победителя — только начало работы с поставщиком. Нужно еще согласовать и заключить договор, проконтролировать сроки и объем поставки, а при нарушениях — зафиксировать претензию.
В iTender SRM результат закупки становится основой для дальнейшей работы: договор заключается в СЭД, на его основе формируется заказ поставщику, а затем фиксируются его исполнение и возникающие нарушения. Это позволяет сопоставить условия, на которых поставщик выиграл тендер, с тем, как он фактически исполнил обязательства. В результате становится видно, насколько успешной была закупка.
Оценка поставщика: от субъективного мнения к накопленной объективной истории сотрудничества
После приемки товара закупка завершена, но работа с поставщиком — нет. Если сведения о сроках поставки, качестве, браке, претензиях и исполнении договорных обязательств не накапливаются в единой базе данных, при следующей закупке приходится снова ориентироваться на цену предложения и личный опыт закупщика.
В iTender SRM результаты работы с поставщиком сохраняются: итоги закупок, исполнение договоров, соблюдение сроков, качество поставок, претензии и результаты проверок. С этими данными поставщика можно оценивать и рейтинговать, а полученную оценку учитывать при следующих закупках.
SRM объединяет корпоративные информационные системы
Сквозная автоматизация, которую обеспечивает SRM, не означает, что нужно отказываться от ERP, СЭД или системы складского учета. Напротив, SRM бесшовно интегрирует закупочный процесс с теми корпоративными системами, в которых уже хранятся данные и выполняются смежные операции.
В iTender SRM, разработанной Фогсофт, можно получать данные из корпоративных систем, включая решения на базе 1С, использовать их при планировании и проведении закупок, а результаты закупочной работы передавать обратно в корпоративный контур. Поэтому компании не приходится строить ИТ-инфраструктуру заново, чтобы получить неразрывный закупочный процесс.
Руководитель отдела закупок получает возможность оценивать работу отдела не только по количеству проведенных процедур или экономии, но и по тому, как влияют закупки на снабжение компании: хватает ли надежных поставщиков, соблюдаются ли сроки поставок, как меняется качество ТМЦ, велика ли доля брака, удовлетворены ли заказчики.
