Прислать статью

4 ошибки в трудовых книжках, которые грозят компании большими штрафами

Поделиться
0
4 ошибки в трудовых книжках, которые грозят компании большими штрафами
Иллюстрация: Вероника Землянникова
Эксперт системы «Актион Кадры»

За неправильную работу с трудовыми книжками предусмотрена ответственность. Внезапно обнаружившиеся недочеты в заполнении документов могут привести к тому, что работодателя оштрафуют. Эксперт системы «Актион Кадры» Анастасия Синицына рассмотрела, при каких обстоятельствах это может произойти, когда за ошибки в трудовой придется платить компании, и что делать, чтобы исправить уже внесенные записи.

Выдача работнику трудовой книжки на руки

Сейчас, когда начался переход на электронные трудовые книжки, на этот пункт стоит обратить особое внимание. Если сотрудник отказывается от бумажного варианта, то до 31 декабря он должен предоставить в отдел кадров соответствующее заявление. После этого трудовую книжку выдают на руки. К этому моменту в ней уже должна быть сделана соответствующая запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ). В связи с тем, что эти правила относительно новые, кадровики про такую запись могут забыть, а это грозит штрафом от ГИТ в размере до 50 тысяч рублей. Ошибка обнаруживается в случае обращения в инспекцию самого сотрудника: ему будет достаточно предъявить трудовую с отсутствующей записью и копию заявления об отказе от традиционной книжки. Поэтому если кадровик понял, что не указал информацию о выдаче документа на руки, ему следует связаться с сотрудником и попросить вернуть ее для проставления отметки.

Работа по гражданскому договору

С этим пунктом связана одна из самых распространенных ситуаций. На период испытательного срока с кандидатом заключают гражданский договор, а после успешного прохождения решают взять сотрудника в штат, переведя его на основную работу по трудовому договору. Такое кадровое мероприятие и соответствующая запись в трудовой грозят двойным штрафом. За саму запись могут наказать штрафом в размере до 50 тысяч рублей — в соответствии со статьей 66 ТК РФ в книжку должны вноситься исключительно записи о работе. Потом инспектор может пойти дальше и попросить показать сам договор: если в нем найдут признаки трудового, то его переквалифицируют, а работодателя заставят заплатить штраф до 100 000 рублей, часть 4 статьи 5.27 КоАП.

Есть два решения по исправлению ситуации. Первое — признать предыдущие записи в трудовой недействительными и внести запись о приеме на работу той датой, когда с сотрудником заключили гражданский договор. При использовании этого варианта нужно учесть, что бухгалтерам придется доначислять взносы за работу по договору подряда. Кадровику же следует переделать три документа: личную карточку, приказ о приеме на работу и обложку личного дела сотрудника. Рабочий год у сотрудника тоже поменяется.

Второй вариант заключается в том, что записи так же необходимо признать недействительными, но датой приема на работу указать тот день, когда был заключен трудовой договор. Таким образом, записи будут исправлены, но риск получения штрафа за подмену трудового договора гражданским останется. Чтобы этого не допустить, проверьте табель рабочего времени (в нем не должно быть сведений о сотруднике в период, когда он сотрудничал с компанией по договору ГПХ), листки ознакомления с локальными актами (работник, с которым заключен гражданский договор, не должен ставить в них подписи) и самое главное — это формулировки. В гражданском договоре не указываются пункты и положения, использующиеся исключительно в трудовых договорах.

Отпуск по уходу за ребенком

Иногда кадровик для удобства вносит в трудовую книжку сотрудницы дату от начала отпуска по уходу за ребенком. Когда сотрудница выходит из декрета, в трудовой делается запись и об этом, а потом ведение документа продолжается в обычном режиме. Это неправильный подход. Так как по правилам в трудовой указываются сведения только о приеме, переводе, увольнении или переименовании компании. Появление дополнительной информации в книжке может привести к штрафу для организации в сумме от 30 до 50 тысяч рублей. В то же время для сотрудницы это не будет иметь никаких последствий: ее права не нарушены, проблем с пенсией не возникнет. Исправить запись можно, признав ее недействительной.

В графе 3 после информации о том, что запись недействительная, дополнительно ничего не пишите. В графе 4 сошлитесь на пункт 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69, утвержденный постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года № 69.

Если сотрудница в декрете просит копию трудовой, заверяйте документ как любому другому сотруднику. Нельзя вместо записи «Работает по настоящее время» писать: «В отпуске по беременности и родам в настоящее время» или «В отпуске по уходу за ребенком в настоящее время».

Запись о приеме внесена в трудовую с первого дня работы

Что может произойти в этой ситуации? Утром в трудовую книжку вносится такая запись, а вечером новый сотрудник принимает решение отказаться от работы в компании и приносит заявление об увольнении без отработки на следующий день. Запись о приеме необходимо признать недействительной. Если к ней еще было добавлено увольнение, то и с этой отметкой придется поступить точно так же. В соответствии со статьей 66 ТК, запись о приеме делается тогда, когда сотрудник отработал в компании не менее 5 дней. Отказ от исправлений чреват обращениями в ГИТ. Невыдача трудовой книжки на руки — компенсацией за каждый день задержки. Перед тем, как что-то исправлять в трудовой, попросите у сотрудника написать заявление о том, что он сам попросил сделать правку. В случае чего можно будет доказать, что она была сделана по его желанию.

Также если запись о приеме не признана недействительной, на следующей работе у сотрудника возникнет проблема с отделом кадров — другой специалист просто не сможет внести еще одну запись, поэтому в любом случае такая отметка должна быть проставлена.

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
3 месяца бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
0 комментариев
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Онлайн-помощник
Хочу попробовать.
Нет, спасибо!
Свернуть
Оставить заявку на регистрацию
Быстрая регистрация вашего бизнеса,
бесплатно и без визитов в налоговую!
Что вы хотите зарегистрировать?
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.