Оптимизация затрат на ивенты в условиях кризиса

Денис Нарижный

Основатель и CEO «КручуВерчу»

Урезать смету можно за один вечер: открыть таблицу, залить половину строк красным и получить минус тридцать процентов. Сложнее сделать так, чтобы гость потом не заметил, где именно вы сэкономили.

Меня зовут Денис Нарижный, я основатель и генеральный директор агентства «КручуВерчу». Основная наша работа — SEO и GEO для крупных проектов в финансах, телекоме, недвижимости и образовании. Параллельно я больше пятнадцати лет делаю отраслевые мероприятия и много выступаю сам. Был год, когда я выступил почти на двухстах конференциях.

Первый «Нарижник» мы собрали в 2010 году. Никакого бизнеса за ним не стояло: SEO-покер в офисе, потом кто-то предложил добавить пару докладов. Делали для удовольствия, не ради денег. На первый семинар пришло около 20 человек, на пятый — уже 60, потом залы стали собирать по 300. 2 ноября мы проводим «Большой Нарижник» на 1500 участников. В программе 12 докладов, мастер-классы, партнерская экспозона, игровые пространства, награждение, лотерея и вечерняя часть.

Так что сметы я видел разные: и как их режут, и что бывает потом. Ниже рассказываю, что у нас работает.

Сначала — зачем вообще ивент

Для меня мероприятие — это прежде всего люди. Кто с кем познакомился, кто забрал с собой кейс, кто через месяц позвонил и стал клиентом или партнером. Декор, экраны и конструкции забываются уже по дороге домой.

При этом в 2026 году собирать ивенты стало дороже. На бюджет давят три вещи:

• базовые статьи: площадка, кейтеринг, техника, персонал, логистика;
• срочность: все, что меняется в последний момент, подрядчики продают с наценкой;
• работа, которую не видно: монтаж, доставка, ночные смены, дополнительные люди.

Чаще всего я вижу один и тот же сценарий. Берут прошлогоднюю смету и идут по ней сверху вниз с ручкой. Минус кейтеринг! Минус второй экран! Минус два человека в команде! Отлично, цифра сходится. Потом выясняется, что программа стала слабее, регистрация тормозит, люди стоят в очереди за кофе и общее ощущение от ивента — недоумение.

Мы начинаем с другого конца и смотрим, прежде всего, за что платит бизнес и зачем приходит гость. Все, что работает на эти две вещи, трогать надо в последнюю очередь, остальное можно обсуждать.

Бюджет удобно раскладывать по маршруту гостя: вход, регистрация, доклады, перерывы, общение, активности, вечер. Так сразу видно, где нужны люди, техника и сервис. Если бюджет стал меньше, старую смету лучше не ужимать. Лучше собрать формат заново под новые деньги и уже внутри него искать лишнее.

Куда утекают деньги

Бюджет редко раздувает одна крупная позиция. Обычно это набор мелочей. Площадку взяли побольше, на всякий случай. Декор сделали под один раз. Технику согласовали за неделю до старта и заплатили за срочность. Похожие задачи раздали трем разным подрядчикам. Мерч заказали с большим запасом.

Есть и расходы, которых в день ивента не видно: подготовка команды, логистика, производство активностей, работа после мероприятия. Если их не заложить заранее, они все равно появятся, только позже и дороже.

Когда я пересматриваю смету, еще ищу в ней, что осталось просто по привычке. Если объясняют, что так всегда делали, значит, статья идет в расход.

Где можно экономить

Экономить можно, вопрос — на чем именно. Если после изменений гостю интересно, удобно и есть ради чего оставаться на площадке, значит, все сделали правильно. А дальше уже можно разбирать смету и смотреть, где деньги можно не тратить.

Не всем нужен максимум

Одна из самых дорогих привычек — давать расширенный сервис всем подряд. На «Большом Нарижнике» три уровня участия: «Мирные», «Тузы» и «Ферзи». Названия, как вы понимаете, у нас игровые. Основная программа открыта всем. VIP-зоны, кейтеринг, бар, Diamond-пространство и отдельная зона отдыха зависят от тарифа.

Кто-то приходит на доклады и пообщаться, кто-то хочет провести на площадке весь день с комфортом. Оплачивать полный сервис на полторы тысячи человек нет смысла. С трансфером и питанием то же самое: если опцией пользуется только часть гостей, в общий пакет ее не включаем.

Оплаченное должно работать весь день

Экономить можно и ничего не вычеркивая, если выжать максимум из того, за что уже заплатили. Главная сцена на «Большом Нарижнике» днем занята докладами: четыре тематические секции, 12 выступлений. Вечером на ней же проходят премьера фильма, награждение, лотерея, интерактивы и вечерняя программа. После последнего доклада сцена не пустеет.

На любой дорогой ресурс надо прикинуть, сколько часов он реально работает. Это касается сцены, экранов, залов, техники, персонала и транспорта. Если что-то из этого половину дня простаивает, значит, мы за него переплатили.

Старые форматы в новой роли

Повторно использовать можно не только мебель и конструкции, но и идеи. Шесть секретных пространств на «Большом Нарижнике» отсылают к прошлым «Нарижникам»: банному, пижамному, гавайскому, «Нарижнику 90-х», «Персоне года» и SEO-чайхоне. Когда-то каждый из них был отдельным мероприятием со своей концепцией. Теперь это часть общей программы, и придумывать с нуля ничего не пришлось. Но тут надо признать, что наши гости любят вспоминать эти форматы, так что совет не универсальный.

По тому же принципу устроены «Дены» — внутренняя валюта наших ивентов. Их получают за задания и игры, а потом меняют на мерч или используют для доступа в отдельные зоны. За шесть пройденных секретных пространств дают плюшевого «Денчика». Победителей дружеского покерного турнира ждет Большой Золотой Гусь, фирменная статуэтка «КручуВерчу».

Одна механика закрывает сразу игры, мерч, призы и доступы. Для каждой активности не нужно изобретать свою систему поощрений и платить за ее разработку.

Партнер — это больше, чем логотип

Партнерство на ивенте часто выглядит так, что по факту это просто логотип на баннере, стенд в углу, галочка в договоре. Мне такое неинтересно, и партнеру, по-хорошему, тоже.

На «Большом Нарижнике» экспозона стоит прямо на основном маршруте: чтобы дойти до сцены, гость проходит мимо стендов. Но одного потока мало, человеку нужен повод остановиться. Это может быть игра, консультация, приз или разговор с командой. Если мимо стенда просто проходят, партнеру он ничего не дает.

Когда мы сами выступаем партнерами, делаем так же. На конференции «Оптимизация. Деньги 2026» мы проводили игры, давали «Дены» за лучшие вопросы и меняли их на мерч.

И партнерство — это не только деньги. Один партнер приносит призы, другой — сервис или активность, третий — свою аудиторию. Информационные партнеры дают публикации, интервью, подкасты, анонсы и розыгрыши билетов. Для организатора это реальная экономия, и программа от этого только выигрывает.

Где экономить нельзя

Одни расходы можно убрать, и никто ничего не заметит. В других одна ошибка сразу бьет по спикеру, программе и гостям. Правило у меня простое: если сбой может сорвать выступление, испортить впечатление или создать риск для людей, эту строку в смете мы не обсуждаем.

Техника

Декор можно упростить, лишний экран убрать. Но если половина зала не слышит доклад, красивое оформление не поможет. Микрофон фонит, презентация не открывается, интернет пропадает посреди выступления. Позорно. В итоге запоминается не кейс спикера, а то, как все ждали техника и неловко переглядывались.

Программа

Доклад — это кейс, цифры, рабочий опыт, а иногда и контакт, из которого потом вырастает совместный проект. Ради этого люди к нам и приходят.

На «Большом Нарижнике» за каждой секцией закреплен свой модератор. Он участвует в отборе спикеров, тем и тезисов, а содержание выступлений мы согласуем заранее. Параллельно идут мастер-классы, где можно задать вопрос и разобрать свою реальную конкретную задачу.

Среди спикеров — Сергей Людкевич с опытом работы над Ozon, hh.ru и Tinkoff Journal, Алексей Чекушин, создатель Just-Magic, и Илья Русаков, основатель impulse.guru и aisov.ru. На мастер-классах выступят Михаил Шакин, автор курса «SEO Шаолинь», и Денис Шубенок, преподаватель ВШЭ и МГИМО.

Хотя на самом деле дело не в регалиях. За каждым спикером его живая практика: проекты в разных нишах, аналитика, собственные продукты, обучение. Мне важно, чтобы человек ушел с доклада с тем, что можно применить на работе уже в понедельник.

Но, конечно, вечером становится неформальнее: музыка, знакомства, разговоры, за пультом DJ Reshetnikov. Скучно быть не должно!

Безопасность

Охрана, доступ на площадку, пожарные требования, медицинская помощь и работа персонала — здесь экономить не на чем. До старта у нас расписано, кто отвечает за вход, как идет поток людей, кто работает со спикерами и кто подключается, если что-то случилось с техникой или с человеком.

Отдельно мы обходим проходы, эвакуационные выходы, служебные зоны и места, где могут скапливаться очереди. При полутора тысячах гостей даже небольшая заминка на входе быстро становится проблемой для всего ивента.

Как закупать и не переплачивать

Допустим, два подрядчика прислали сметы на 300 и 350 тысяч. Первый дешевле? Не факт. Во вторую цену уже могут входить доставка, монтаж и технический специалист, а в первой все это всплывет позже отдельными строками. Сравнивать стоит не итоговые суммы, а то, что в них входит.

Перед любой закупкой я задаю четыре вопроса:

1. Что входит в цену?
2. За что придется доплатить (даже если сейчас это нигде не прописано)?
3. Что будет, если сорвут сроки?
4. Есть ли запасной вариант?

Пока до ивента месяц-два, предложения можно спокойно сравнить и поторговаться. За несколько дней выбирать уже не из чего: остаются те, кто успеет, и те, кто нет. Так что тормозить нельзя.

Поэтому основные позиции мы согласуем заранее и сразу фиксируем цену и объем работ. Выгоднее в итоге оказывается та смета, после которой не приходится доплачивать и срочно искать замену. Самой маленькой она может и не быть.

Что в итоге

Смета нужна, чтобы помогать собирать мероприятие. Решать за вас, каким оно будет, она не должна. Порядок такой: сначала программа, формат, аудитория и обязательные условия, потом поиск того, что можно упростить, объединить, использовать повторно или закрыть через партнера.

Для бизнеса ивент не заканчивается, когда гости разошлись. Дальше идут встречи, договоренности, новые контакты, партнерства и сделки. Поэтому оценивать мероприятие только по итоговой сумме в смете мало. Считать надо, что получил бизнес и что получил гость.

В итоге перед запуском нужно проверить шесть пунктов:

• всем понятно, зачем ивент бизнесу и зачем на него идет гость;
• бюджет разложен по маршруту гостя;
• техника, безопасность и программа защищены от сокращений;
• дорогие ресурсы загружены на весь день;
• основные подрядчики выбраны, цены и объемы зафиксированы;
• у критичных позиций есть резерв.

Экономить можно на том, без чего событие ничего не потеряет. Все остальное оставляйте в бюджете.