Отправить статью или инфоповод

Адаптация новых сотрудников в ИТ-компании в условиях удаленной работы и гибридных команд: опыт IBA Group

Адаптация новых сотрудников в ИТ-компании в условиях удаленной работы и гибридных команд: опыт IBA Group
© IBA Group

Сделать процесс адаптации новичков в компании гладким и безболезненным было сложной задачей даже в обычном офисном режиме. А как решить эту задачу, если адаптация теперь удаленная, а все участники процесса незнакомы друг с другом лично? Светлана Гавага, начальник отдела подбора и адаптации персонала компании IBA Group, делится опытом, как цифровизировать процесс найма и адаптации новых сотрудников в период COVID-19.

Начальник отдела подбора и адаптации персонала компании IBA Group

Как изменился наш процесс адаптации с началом COVID-19

IBA Group — международная ИТ-компания с офисами в 12 странах Европы, США, Азии и Африки. Количество сотрудников — 2500+ человек. Мы разрабатываем и интегрируем заказное ПО, внедряем решения вендоров и собственные продукты, предлагаем техническую поддержку и консалтинг.

До перехода на удаленную работу у нас уже был внедрен процесс адаптации. Если что-то шло не так и сотрудник не мог самостоятельно сформулировать запрос к HR или оформить заявку в корпоративной системе, то он всегда мог обратиться к сидящему рядом коллеге за помощью. Аналогично проходил и процесс знакомства с командой: находясь в офисе, ты невольно знакомишься с разными людьми: в столовой, возле кулера с водой, в зоне отдыха.

С приходом пандемии большая часть компании перешла на удаленный формат работы. Теперь новый сотрудник уже не может обратиться к соседу, если ему что-то непонятно. Поэтому мы поставили себе задачу цифровизировать процесс адаптации и найти новое решение для каждого ее этапа.

Основные участники процесса адаптации

В нашей компании новый сотрудник взаимодействует с рекрутером, HR-специалистом подразделения, непосредственным руководителем и командой проекта. Поскольку мы ИТ-компания, каждый работник должен быть обеспечен компьютером и необходимым программным обеспечением. Поэтому в процессе адаптации новичок общается также с системным администратором и техническими специалистами. Взаимодействие со всеми этими людьми должно быть максимально комфортным и эффективным. Для нас важно, чтобы процесс адаптации проходил приятно, потому что конкуренция на рынке ИТ в Беларуси сейчас очень велика.

Первый рабочий день: чат-бот, приветственный пакет, совместные обеды

Знакомство будущего сотрудника с компанией мы начинаем еще на этапе подбора. Высылаем кандидату ссылку на чат-бот, который рассказывает, какие вакансии сейчас есть в компании, что входит в социальный пакет и как добраться до офиса.

В первый рабочий день новичок обычно приезжает в офис, чтобы оформить документы, получить компьютер, бейдж и приветственный пакет с подарками. Если коллеги работают в офисе, они могут пригласить его на совместный обед в столовой или на кофе, чтобы поближе познакомиться.

Дополнительно мы создали для новых специалистов еще один чат-бот, который в интерактивном формате знакомит их с фактами о компании, информационными системами, помогает с оформлением заявок на доступ к паркингу или получение специального оборудования.

HR-специалисты и руководители подразделений всегда загружены, а у новичка в первый день обычно много вопросов. Поэтому мы также автоматизировали ответы на часто задаваемые вопросы новых сотрудников: как настроить VPN, куда сходить на обед, где получить справку и так далее. Для создания такого F.A.Q. мы провели интервью с руководителями, чтобы выявить наиболее востребованные вопросы и подготовить на них полные ответы. В конце первого дня мы в формате опроса узнаем, как прошел первый день специалиста в компании.

Вовлечение новичка в рабочие процессы

На удаленке трансформировались наши рабочие процессы, а команды столкнулись с новыми вызовами. Например, как организовать обсуждение в четырех группах во время видеосозвона с участием двадцати человек?

Протестировав различные платформы, мы стали использовать функционал комнат в Zoom, проводить там блиц-опросы во время совещаний. Для организации брейнстормингов, планирований и командных обсуждений мы открыли для себя цифровую доску Miro. А чтобы новые сотрудники быстрее вливались в коллектив, мы стали проводить удаленные тимбилдинги: «Угадай мелодию» в Zoom, «Где логика?» в Discord, спортивные марафоны в Telegram.

Сейчас часть тимбилдингов вернулась и в офлайн. Летом в компании прошел ежегодный корпоративный турслет, сплав на байдарках и сбор грибов.

Когда и как заканчивается адаптационный период

Срок адаптационного периода зависит от позиции и опыта специалиста, который к нам приходит. В конце адаптации мы обязательно собираем обратную связь от руководителя и нового сотрудника. Нам важно понимать, как обстоят дела у новичка, насколько ему комфортно в коллективе, понятны ли ему задачи.

Как мы измеряем эффективность адаптации

Никакая автоматизация не делается ради автоматизации: нам важно анализировать процесс адаптации и принимать решение о его эффективности и необходимости внесения изменений на основе полученных данных.

Мы измеряем количество сотрудников, которые ежемесячно пользуются чат-ботом. Также отслеживаем вопросы, которые они задают. Это помогает создавать контент, который действительно интересен сотрудникам. Также мы анализируем впечатления новичков от первого рабочего дня в компании и от всего периода адаптации.

Всего с февраля 2021 года чат-ботом для новых сотрудников воспользовались 200+ человек, которые задали 500+ различных вопросов. Чат-ботом для кандидатов с августа 2021 года воспользовались 66 человек.

ТОП-5 запросов от сотрудников:

  1. Как оформить отпуск?
  2. Когда будет начислена зарплата?
  3. Где находятся ближайшие кафе возле офиса?
  4. Как получить технику?
  5. Где посмотреть расписание шаттла?

Наши результаты и планы

Частичная автоматизация онбординга стала отличным решением для удаленки в нашей компании. Мы собираем статистику и отслеживаем статус каждого сотрудника. Так он чувствует заботу и внимание с первых дней в новой должности.

Сейчас мы работаем над тем, чтобы повысить вовлеченность сотрудников в наш чат-бот. Хотим доработать его таким образом, чтобы большее количество новичков проходило программу адаптации до конца, а задания были максимально полезными. Параллельно мы работаем над созданием англоязычной версии материалов для адаптации, в том числе и чат-бота.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: