Бухучет претензий по договорам

Нередкая ситуация: При приемке товара от продавца на складе покупателя обнаружены брак или недостача, а порой – и то, и другое вместе. Какими документами покупатель должен подтвердить брак и недогруз? Обязан ли их принимать продавец? Эти и многие другие вопросы должен суметь разрешить бухгалтер.

И вот как это обычно делается. Порядок оформления приемки товаров изложен в специальном документе – «Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли», утвержденные Письмом Роскомторга от 1-794/32-5 от 10.07.96 г. В случае несоответствия товаров по качеству или количеству требованиям договора, в п. 2.1.7 указанных Рекомендаций предусмотрено составление акта. Акт составляется комиссией, в составе которой должны быть материально ответственные лица покупателя и представитель поставщика. Допускается составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или в его отсутствие. В сопроводительном документе на товар обязательно ставят отметку о составлении акта. Форма акта № ТОРГ-2 утверждена Постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.98 г.

А что делать остальным организациям, не занятым в торговле? Можно также применять подобную форму акта, например, указав в договоре поставки принятие сторонами условий этих Рекомендаций. Некоторые применяют самостоятельно разработанные формы актов, согласовав порядок их составления и предъявления в договоре или специальном соглашении.

После того, как руководитель организации утвердит акт о несоответствии требованиям договора по качеству или количеству, вместе с сопроводительными документами он будет передан в бухгалтерию. Там бухгалтер рассчитает суммы претензий, а юрист организации составит и направит претензионное письмо поставщику, грузоотправителю или транспортной организации, перевозившей товары. Такой порядок приводится в Письме Минфина России № 03-03-04/1/628 от 15.08.06 г.

Претензия поставщику оформляется обычно в произвольной форме, но в ней обязательно должны указываться:
- сведения о договоре между поставщиком и покупателем, на основании которого был поставлен товар;
- требования, предъявляемые к продавцу;
- сумма и расчет претензии с полным обоснованием (порядок проведения денежной оценки, обстоятельства, на которых основываются требования, доказательства, подтверждающие их, ссылка на соответствующее законодательство).

В соответствии с положениями ГК РФ покупатель может возвратить некачественный товар только при обнаружении таких недостатков, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, а также если они выявляются неоднократно либо появляются вновь после их устранения (п. 2 ст. 475 ГК РФ). Если недостатки товара не были оговорены продавцом, то покупатель, которому передан товар ненадлежащего качества, вправе по своему выбору потребовать от продавца:
- соразмерного уменьшения цены (скидку, в том числе товарную);
- безвозмездного устранения недостатков товара в разумный срок;
- возмещения своих расходов на устранение недостатков товара (п. 1 ст. 475 ГК РФ);
- замены товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору.

Кроме того, покупатель имеет право вообще отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы (п. 2 ст. 475 ГК РФ). Если покупатель отказывается от поставленного товара (не принимает его) в указанных случаях, то перехода права собственности не происходит.

Если производится замена бракованного товара, то покупатель, возвращая продавцу некачественный товар, оформляет свою товарную накладную на возвращаемый товар (п. 2.1.9 Рекомендаций). При отгрузке покупателю товара взамен недостающего оформляются новые документы как при обычной реализации. Независимо от причин возникновения любая выявленная сумма недостачи сначала учитывается на специальном синтетическом счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". После окончательного установления причин, эта сумма списывается на счета издержек или ко взысканию с виновных лиц.

Проводки в этой ситуации будут следующими:
Дебет 94 - Кредит 60 – на общую сумму стоимости недостающих товаров или брака;
Дебет 16, 44 - Кредит 94 - сумма недостачи, порчи в пределах норм естественной убыли;
Дебет 94 - Кредит 16 - сумма отклонений в стоимости товаров в части, относящейся к стоимости недостающих или испорченных товаров, при превышении фактической себестоимости над учетной ценой;
Дебет 94 - Кредит 19/3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» – на сумму НДС, относящуюся к недостающим или испорченным товарам.

Если в соответствии с рабочим планом счетов организации счет 16 «Отклонение в стоимости материалов» не применяется, то недостача и порча товаров в пределах норм естественной убыли в последующем могут быть списаны на счета учета затрат. Это счета 20, 26 в организациях сферы материального производства и 44 - в организациях торговли или общественного питания. Фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям (например, 76/2) и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика). Если к моменту обнаружения недостачи или брака расчеты с поставщиком ещё не были произведены, то оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных по вине поставщика материалов, о чем покупатель письменно сообщает поставщику. В этом случае неоплаченные суммы на счете учета расчетов по претензиям не отражаются.

Кроме этих претензий, могут быть также случаи несоблюдения поставщиком условий договора, не связанных с качеством или количеством товара. Например, это может быть нарушение сроков поставок, невыполнение требований в части ассортимента поставок и т.п. Как правило, в договорах за такие нарушения предусмотрены санкции – способы обеспечения обязательств. Среди них обычно применяется неустойка - денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения взятых на себя обязательств (ст. 330 ГК РФ). Неустойка может быть установлена в виде пени или штрафа, иными способами.

Неустойка не отражается на забалансовых счетах. Получение такого обеспечения приводит к увеличению экономической выгоды организации, что с позиций п. 2 ПБУ 9/99 соответствует критерию дохода. Такие поступления относят к прочим доходам организации, принимая к бухгалтерскому учету в сумме, признанной должником или присужденной судом (п. 10.2 ПБУ 9/99) в том отчетном периоде, в котором были признаны должником или в котором было вынесено судебное решение.

Для отражения расчетов по признанным или присужденным неустойкам Планом счетов предусмотрен счет 76/2 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами по претензиям». Для обобщения информации о прочих доходах используется счет 91/1 «Прочие доходы». Таким образом, при признании должником или присуждении судом суммы неустойки в учете организации-покупателя должны быть сделаны следующие проводки:
Дебет 76/2 - Кредит 91/1 – на сумму неустойки, признанной должником или присужденной решением суда;
Дебет 51 - Кредит 76/2 – на сумму полученной неустойки.

Суммы неустойки подлежат включению в доходы, учитываемые при налогообложении прибыли. В соответствии с п. 3 ст. 250 НК РФ доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба признаются внереализационными доходами.

Порядок признания доходов при методе начисления устанавливает дату получения внереализационного дохода в виде неустойки за нарушение договорных обязательств как дату признания такой неустойки должником либо дата вступления в законную силу решения суда (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Что же считать датой признания санкции должником? В идеальном случае это должна быть дата письма, в котором должник подтверждает нарушение своих обязательств и соглашается уплатить конкретную сумму неустойки. А, может быть, дата подписания акта сверки взаиморасчетов с отраженной суммой неустойки.

В этой связи полезно иметь в виду вывод Минфина России, из Письма № 03-03-04/2/5 от 20.06.05 г.: если кредитор на требование об уплате штрафных санкций не получил от должника возражения, то суммы санкций подлежат включению во внереализационный доход. Датой получения дохода в этой ситуации следует считать дату истечения срока для предъявления должником своих возражений. Отдельно следует сказать о включении суммы полученной неустойки в налоговую базу по НДС. В отношении неустойки, полученной покупателем от поставщика, существует единая точка зрения: она не подлежит включению в налоговую базу, так как никоим образом не связана с оплатой за реализованные товары.

Расчеты по претензиям у организации могут возникнуть не только с поставщиками, но и с покупателями. Тогда задействуется счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". При этом использовать счет расчета по претензиям необязательно, достаточно лишь провести сторнировочные записи по счетам, на которых отражалась реализация товаров. Объясняется этот порядок простым соображением: если покупатель отказывается от исполнения договора по причинам несоответствия качества, ассортимента, комплектности товара, и возвращает несоответствующую продукцию поставщику (полностью или частично), то право собственности на эту продукцию к покупателю не переходит.

В этой связи у поставщика нет основания для отражения в учете выручки. Реальная величина выручки, а также величина себестоимости товаров по бухгалтерскому учету может быть скорректирована поставщиком путем внесения исправительных записей по ранее отраженным суммам на соответствующих счетах. После отражения операций по корректировке оборотов по реализации необходимо не забыть о перерасчете начисленных налогов. В соответствии с требованиями п. 5 ст. 171 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить исчисленную общую сумму НДС на суммы налога, предъявленные продавцом покупателю и уплаченные продавцом в бюджет при реализации товаров в случаях возврата продавцу или отказа от них.

Консалтинговая группа «Налоговик»