Для чего бизнесу товароучетная система

Какие бывают товароучетные программы

Товароучетная система или программа — это сервис, который позволяет контролировать движение материальных запасов, отслеживать поступления и траты, рассчитывать финансовые показатели.

Программы для ведения учета бывают двух видов:

1. Локальные или «коробочные». Устанавливаются на компьютер руководителя или сотрудника, в обязанности которого включено ведение учета (например, кладовщик, старший продавец, администратор). Работать с программой можно только на этом компьютере.
2. Облачные. Доступ к такой программе можно получить через интернет, а все данные хранятся на серверах разработчиков. В отличие от «коробочных» систем учета, онлайн-сервис обслуживают и обновляют сами разработчики. Зайти в облачную программу можно с любого устройства, если у вас есть доступ в интернет. Это удобно, когда нужно получить какие-то данные, пока вы в дороге, в отпуске, на встрече с партнерами или дома. В облачной системе можно хранить любое количество данных, при этом она не начнет «тормозить».

Какие проблемы может решить автоматизация системы учета

Главная задача товароучетной системы — сократить количество рутины и освободить время для решения стратегических задач. Но с помощью автоматизации можно решить и другие проблемы:

1. Долгая работа с документами. Любое торговое предприятие заполняет определенные документы: товарные накладные, приходные ордера, акты списания и оприходования. Кроме этого, нужно оформлять заказы поставщикам и продажи покупателям, а также изменять количество остатков в таблице Excel, если вы ведете учет в ней. Если заполнять все документы вручную, нужно немало времени. Автоматизированная система учета товара помогает сократить объем работы сотрудников, так как алгоритмы системы генерируют печатные документы на основе данных, которые уже есть в системе, — заполнять каждый раз однотипные поля не нужно.
2. Случайные ошибки. Когда учет товаров ведется вручную, сотрудники могут перепутать цифры, реквизиты поставщиков или ошибиться в формуле при расчете выручки, прибыли, маржинальности. В итоге данные будут искажены. При автоматизированном учете случайные ошибки исключены. Все формулы уже встроены в товароучетную программу, расчеты проводятся автоматически, а большинство данных, например, реквизиты контрагентов, наименования товаров, цены, уже есть в системе.
3. Сложность в объединении данных. Когда в каждой торговой точке есть свои электронные таблицы и учетные журналы, собрать данные в единый отчет практически невозможно. Форматирование таблиц не совпадает, логика записей другого человека непонятна. В учетной программе могут работать сразу несколько пользователей, при этом все данные единообразны, и разобраться в них будет несложно даже новому сотруднику.
4. Невозможность быстро принимать решения. Если на деловой встрече вам нужно срочно посмотреть какой-то показатель, например прибыль за прошедший квартал, а вы не распечатали отчет заранее, то можете открыть учетную систему и заглянуть в отчет. Система покажет прибыль за нужный период. Автоматические отчеты также позволяют сравнивать рентабельность товаров и торговых точек — это позволяет выявлять наиболее прибыльные и убыточные направления.
5. Мошенничество сотрудников. В товароучетной системе легче заметить подозрительные операции. Например, если сотрудник завысит цены при закупке или спишет большое количество брака, это отразится в системе. Да и просто своровать товар будет сложнее.
6. Лишние траты. Если в компании ведут учет вручную, то, как правило, для этого нужен отдельный сотрудник. Он будет регистрировать поставки и отгрузки, списывать проданный товар, рассчитывать финансовые показатели и составлять аналитические отчеты. Автоматизированная программа практически полностью заменяет такого сотрудника, что позволяет экономить на его зарплате.
7. Потеря данных. Учетные журналы могут легко потеряться, например, при переезде на другой склад или в другую торговую точку. То же может произойти и с данными в электронных таблицах и текстовых файлах, если компьютер выйдет из строя. Восстановить информацию в таких случаях практически невозможно. Если вести учет в облачной системе, за сохранность данных можно не переживать. Они сохраняются автоматически и не исчезнут, если внезапно закончится заряд на ноутбуке или выключат свет, пока вы работаете на компьютере.

Возможности автоматизированной системы учета

Программа для ведения учета товара подходит предприятиям, которые занимаются производством, торговлей или оказанием услуг. При этом масштаб компании не имеет значения. Вести учет в автоматизированной системе можно с самого начала, так как записывать все данные в тетрадь или электронные таблицы и подсчитывать показатели вручную может стать сложно уже через несколько месяцев после открытия бизнеса. К тому же вы сможете наблюдать, как развивается ваша компания, как увеличивается ее прибыль, растет количество клиентов и продаж.

Ниже рассмотрим, что включает в себя товароучетная система и какие процессы можно упростить с ее помощью на примере Большой Птицы 2.0.

Учет склада

Складской учет подразумевает приемку, перемещение, списание материальных запасов, а также инвентаризацию. Главная его цель — показать, сколько каких товаров есть в конкретной локации: на складе или в торговой точке.

В Большой Птице 2.0 можно вести учет:

• По сериям: подходит компаниям, которые продают или производят рулонные товары и которым важно учитывать остатки в каждом из них, например, швейным производствам или строительным магазинам.

• По серийным номерам: позволяет учитывать электронику, технику, оборудование, ювелирные изделия и т. д. Каждому товару на складе можно присвоить свой серийный номер. При этом в отчетах будет показано, сколько всего одинаковых товаров есть на складе и какие у них серийные номера. Такой учет облегчает гарантийное обслуживание и помогает отличить оригинальные товары от подделок.

• По модификациям: если у вас есть одинаковые товары разных цветов, объемов или размеров, то в системе они будут учитываться как один товар, но с разными характеристиками. К примеру, у вас есть одна модель футболок разных цветов и размеров. В Большой Птице 2.0 необязательно создавать отдельную карточку для каждого размера и цвета, вместо этого можно создать модификации — своеобразные копии основного товара. Такой подход позволяет избежать раздувания справочника, упрощает учет и анализ продаж.

• По партиям: товары из разных партий учитываются отдельно. Это позволяет следить за сроками годности, точно рассчитывать себестоимость и маржинальность. В Большой Птице 2.0 партионный учет ведется автоматически.

Торговля

Программа для учета товаров в магазине позволяет анализировать рентабельность, наценку, выручку и прибыль по каждой торговой точке, сотруднику и товару. Таким образом, можно выявлять популярные и неликвидные товары, определять, какие магазины и продавцы приносят больше прибыли, и грамотно планировать закупки.

На каждый товар можно установить несколько видов цен (закупочную, розничную и оптовую), а также скидки и наценки. Если у вас широкий ассортимент, то запомнить все цены, скидки и ничего не перепутать может быть сложно — с товароучетной системой такой проблемы не будет, так как цены будут выставляться автоматически.

Кроме обычных товаров, в Большой Птице 2.0 можно создавать составные наборы — комплекты из нескольких продуктов, которые продаются вместе. Такие товары объединены общей упаковкой и пробиваются на кассе как единое целое. Например, в супермаркетах часто встречаются наборы из шампуня и бальзама для волос, чая и чашки, разных специй.

Ценники можно распечатать прямо из системы — это тоже позволяет избежать ошибок.

Производство

Для производственных предприятий важно точно учитывать количество материалов, из которых они изготавливают товар. Эти данные нужны для расчета себестоимости. В Большой Птице 2.0 предусмотрены калькуляции — аналоги технологических карт, которые позволяют определить нормы расхода сырья и автоматически списывать материалы.

Например, чтобы произвести один лежак для кота, нужно 60 сантиметров флиса, 70 сантиметров рогожки, 700 грамм синтепуха и 70 метров ниток. Если компания хочет произвести сразу несколько лежаков, количество материалов умножится.

Кроме стоимости материалов, в себестоимость продукции также включаются расходы на логистику. Это важно, если вы часто перевозите свою продукцию и платите за доставку материалов крупные суммы.

Оказание услуг

Вести учет в автоматизированной системе также удобно, если компания работает в сфере услуг. В Большой Птице 2.0 для каждой услуги из каталога можно установить нормы расходов по аналогии с производством. Например, чтобы в груминг-салоне почистить зубы лабрадору или немецкой овчарке, понадобится 20 мл зубной пасты, одна зубная щетка и одно полотенце. Материалы спишутся автоматически после проведения документа.

В учетной программе можно вести несколько видов деятельности: как смежных, так и абсолютно разных. Например, оказывать услуги по ремонту автомобилей и продавать к ним запчасти, производить одежду массово и шить по индивидуальным заказам, лечить пациентов в частной клинике и продавать лекарства в аптеке, стричь животных в груминг-салоне и продавать средства по уходу за ними.

Финансовый учет

Выручка, разные виды прибыли, доходы и расходы подсчитываются в товароучетной системе автоматически. Можно сравнить данные за разные периоды: годы, кварталы или месяцы.

Кроме этого, в системе товарного учета можно контролировать расчеты с поставщиками, покупателями, сотрудниками, бюджетом. Это позволяет вовремя оплачивать счета, соблюдать законы и следить за тем, чтобы партнеры не забывали перечислять деньги и поставлять товар.

В Большой Птице 2.0 можно вести учет в разных валютах, но при этом контролировать финансовые показатели в рублях. Это важно, если вы работаете с иностранными компаниями и хотите сравнить прибыльность сотрудничества с ними. При конвертации учитывается ежедневный курс валют и курсовые разницы.

Документооборот

В Большой Птице 2.0 есть печатные формы документов, без которых не обойтись при ведении торгового учета: ТОРГ-12, акты списания и оприходования, формы заказов, товарные чеки и др. При этом заполнять их отдельно не нужно: печатные формы генерируются автоматически на основе данных, которые вы ввели в систему при заполнении товарных карточек, создании каталога контрагентов, складов и торговых точек.

Особенности Большой Птицы 2.0

Автосохранение

В Большой Птице 2.0 нет кнопки «Сохранить», так как все данные и изменения сохраняются в системе автоматически. Таким образом, вы не потеряете результаты своей работы, даже если внезапно отключится электричество или сломается компьютер.

Аудит ошибок

При проведении документа система выполняет проверку и сообщает об ошибке, если она имеет место. Например, если на складе не хватает товаров для продажи или при применении скидки окончательная цена оказывается ниже себестоимости.

А если вы не хотите, чтобы ошибку случайно допустили ваши сотрудники, то можете запретить продажу товаров дешевле себестоимости, с образованием дебиторской задолженности или отрицательного остатка на складе.

«Оперативный контроль» в Большой Птице 2.0

Продуманный интерфейс

Для работы в Большой Птице 2.0 не нужно долго разбираться или проходить обучение. Простой и продуманный интерфейс, а также встроенные подсказки позволяют начать работу сразу.

Выводы

Товароучетная программа помогает систематизировать данные о бизнесе, сократить количество однотипной работы, минимизировать ошибки и сэкономить бюджет.

Автоматизировать ведение учета можно с помощью Большой Птицы 2.0. Программа подойдет малым и средним компаниям, которые работают в сфере торговли, производства и услуг. Система позволяет вести складской учет, анализировать продажи, доходы и расходы, контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности, вести документооборот, получать данные о выручке, прибыли и маржинальности.