Как организовать работу по проекту с подрядчиком: управление неожиданностями

За 25 лет работы у нас в агентстве ONY были сотни проектов. Несмотря на большой опыт, не всегда все развивалось гладко — по разным причинам. Поэтому мы накопили большую экспертизу по управлению форс-мажорами и точно знаем — неожиданности не застанут врасплох, если держать их под контролем. Об этом и расскажем в статье.

Как снизить риски на этапе целеполагания

Работа над проектом начинается не с технического задания и даже не с выбора подрядчика, а с внутреннего запроса компании: уточнения потребностей, идей, стратегического вектора. Еще до того, как обратиться в агентство, мы рекомендуем разграничить роли, определить цели и задачи, сформировать рабочую команду. Это поможет значительно снизить риски на этапе постановки целей.

Разграничьте роли

Мы рекомендуем разграничивать роли инициатора проекта и оунера. Инициатор выражает идею проекта, формирует пожелания и конечное видение. Оунер сужает абстрактную идею до конкретики: определяет пул задач, ставит измеримые цели, рассчитывает сроки и затраты, формирует команду.

Инициатором может быть руководитель компании, CEO или топ-менеджер. Он задает направление и видит задачу стратегически — как проект должен выглядеть и какие задачи закрывать. Например, инициатор формулирует цель: «Провести ребрендинг сайта, чтобы привлечь новую целевую аудиторию». Но чтобы эффективно управлять ребрендингом, нужно полностью погрузиться в проект — а часто руководитель не может позволить себе такую роскошь из-за высокой загрузки.

Поэтому на помощь приходит оунер — либо проджект-менеджер, либо руководитель одного из креативных подразделений, либо специально нанятый сотрудник. Оунер отвечает за операционное управление проектом и взаимодействует с командой. Именно он принимает у подрядчика работу и защищает ее перед инициатором и другими лицами, принимающими решения, — то есть всеми, кто тоже заинтересован в проекте.

Важно, чтобы список ЛПР был определен заранее — в него могут войти представители отдела маркетинга и продаж, а также руководители подразделений, для которых создается продукт.

Определите цели и задачи

Наиболее частая ошибка клиентов на старте — сразу начать собирать рабочую группу под проект, не определив его основные цели и задачи. Сформировав группу, заказчик вдруг может понять, что работать над проектом не нужно — он обойдется слишком дорого или пока на это нет времени. Для этого и нужен оунер: он уделит внимание анализу, проведет предпроектные исследования и кастдевы.

Если компетенций внутри компании не хватает, то оунер уже на этом этапе может подключить агентство, чтобы вместе определить цели, провести исследования и составить техзадание.

Во время декомпозиции задачи у оунера может появиться множество вопросов — например, какие технологии понадобятся для реализации, смогут ли штатные сотрудники воплотить задуманный дизайн. С этими вопросами оунер идёт к коллегам и утверждает финальное техзадание или обращается за помощью к агентству.

Сформируйте рабочую команду

После этого можно определять требуемые ресурсы и формировать рабочую команду. Если собственных ресурсов не хватает, то оунер подбирает подрядчиков. Есть два варианта — продакшн-команда и агентство полного цикла. Выбор зависит от задач.

• Продакшн-команда обычно закрывает конкретные задачи: дизайн, веб- или мобильную разработку. Некоторые специализируются еще и на сферах бизнеса — например, работают только с финтехом. Если нужен и дизайн, и разработка, и брендинг, придется искать сразу несколько команд и синхронизировать их между собой. Для продакшн-команд понадобится четкое ТЗ.
• Агентство полного цикла может полностью взять на себя разработку продукта и его продвижение — от брифинга до маркетинговой стратегии. Это полноценный партнер, который участвует в брейнстормах, выдвигает идеи, тестирует гипотезы. Если вы не уверены в опыте и навыках команды, можно усилить своих сотрудников агентством.

Важно, чтобы на стороне заказчика тоже была сформирована команда по проекту — в нее должны войти специалисты, которые могут влиять на функциональность и внешний вид продукта. Вот с кем мы обычно общаемся на стороне заказчика:

• арт-директор;
• коммерческий директор;
• продакт-оунер;
• дизайн-директор;
• бренд-менеджер;
• креативный директор;
• директор по маркетингу;
• DevRel / Tech PR и другие.

Пример компании «Подружка». Клиент обратился к нам с запросом создать сайт и приложение для онлайн-шопинга. Главным лицом, принимающим решения, стал директор департамента маркетинга и электронной коммерции — он же взял на себя роль оунера и отвечал за операционное ведение проекта. Также решения принимали стейкхолдеры со стороны клиента (CEO, бренд-директор), и в проекте участвовала рабочая команда клиента — в неё входили продакт-менеджер, техлид, дизайнер, аналитик, верстальщик и другие специалисты. Подробнее о кейсе можно почитать здесь.

Как выстроить работу по проекту

В каждой компании своя методология работы над проектами. Но мы рекомендуем заказчикам придерживаться этих правил.

• Зафиксируйте критерии оценки результата. Они должны быть измеримыми и связанными с целями компании — для постановки задач можно использовать метод SMART. Например, недостаточно просто решить провести ребрендинг — корректнее было бы установить задачу: «Провести ребрендинг, учитывая новую айдентику, чтобы увеличить охваты в 2 раза, и поставить дедлайн до 30 ноября».
• Обеспечьте доступ к информации о проекте для всей команды. Бывает, что оунер уходит из компании, а остальные члены команды не в курсе, что делать и зачем. Такого допускать нельзя. Важно формировать внутреннюю базу знаний, чтобы передача информации происходила гладко.
• Выбирая агентство, изучайте его портфолио и компетенции. Важно, чтобы сформировалось четкое понимание возможностей исполнителя и ожиданий от него. Например, если требуется дизайн интерфейса сложной внутренней системы, а у агентства в портфолио только лендинги, вряд ли его специалисты справятся с задачей. Так вы избежите главных рисков: неопределенности, потери информации и потери денег.

Как работать с агентством

Погружайте подрядчика в контекст

Залог успешной работы с подрядчиком — прозрачность: важно делиться всей необходимой информацией и всегда быть в контакте.

Отвечайте на все вопросы

Если агентство задает много вопросов, это хорошо — значит, там работают специалисты, которые заинтересованы в результате. Никто лучше вас не знает, каким должен быть продукт, поэтому ваша помощь в работе над ним очень важна.

Мы на брифингах всегда задаем очень много вопросов, уточняем по несколько раз одни и те же моменты — чтобы раскопать как можно больше важных фактов. Например, в команде клиента может быть дизайнер, который уже сталкивался с решаемой задачей. И тогда мы пригласим его на встречу и расспросим о трудностях — это тоже минимизирует риски.

Кроме того, созвоны помогают синхронизировать ожидания заказчика от проекта и понимание агентства, чтобы в дальнейшем не возникло разночтений.

Работайте вместе с подрядчиком

Важно, чтобы на защите проекта перед ЛПР команда клиента и агентство работали сообща, например, возможны два варианта:

1. Агентство защищает результат, а команда клиента поддерживает его.
2. Основную часть презентации проводит клиентская команда, а агентство добавляет важные детали и отвечает на вопросы.

Как правило, команда клиента лучше знает подход к руководителю — о каких вещах нужно рассказать подробнее, а какие можно упомянуть вскользь. А агентство больше погружено в технические тонкости и процессы разработки.

Перед защитой можно объединиться и отрепетировать презентацию — чтобы оунер со своей стороны подсказал, нужно ли что-то исправить или уточнить. Вместе мы делаем одно общее дело и добиваемся лучших результатов в командной работе.

Итог

Полностью избежать форс-мажоров нельзя, и нужно быть к этому готовым. Но в ваших силах — свести неожиданности в проекте к минимуму. Для этого нужно четко определить цели и задачи, внимательно выбрать подрядчика и работать в связке с ним.

Не ждите, что агентство полностью выполнит проект без вашего участия. Только вы знаете, каким должен быть финальный результат. Выбирайте опытных подрядчиков, предоставляйте им полную информацию, будьте с ними на связи — и вас ждёт удачный продукт!

***

Продумали концепцию нового продукта, но сомневаетесь в целесообразности разработки? Или застряли на одном этапе и нет понимания, что делать дальше? Напишите нам, и мы вместе подумаем над вашей задачей.

​​Больше кейсов, подкастов от нашей команды и новостей дизайн-индустрии — в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь!