Документы на отпуск

Законодательные требования не всегда выполнимы в реальных условиях. В госучреждениях документальное оформление отпусков исполняется тщательно. В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, поскольку вести кадровую бумажную работу зачастую там просто некому. Хотя и в компаниях с многочисленным персоналом делают ошибки в таких документах. Отчасти это связанно с тем, что большинству работников сложно запланировать свою жизнь на год вперед. Тем не менее по вопросу утверждения графиков отпусков государственная инспекция труда занимает однозначную позицию: эта бумага – обязательна.

Поводом к дискуссиям являются уведомления о времени начала отдыха. Но, согласитесь, иногда кажется глупым напоминать сотрудникам о долгожданном отпуске. Да и кому захочется готовить лишний документ. Но законодатели имеют другое мнение на этот счет. Оно изложено в статье 123 ТК РФ: «О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала». И государственная инспекция труда пристально следит за исполнением этого предписания. При плановой или внеплановой проверке чиновники обязательно затребуют документы, подтверждающие, что сотрудник оповещен о времени начала отдыха. Обратите внимание: данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В этом документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид и количество дней, которые сотрудник будет отдыхать. Данную бумагу нужно составить в двух экземплярах: один – для кадровой службы, второй – для работника.

Кроме этого есть еще один нюанс: чиновники не уточняют, должно ли быть распечатано уведомление на отдельном листе бумаги. Эту законодательную погрешность можно использовать в пользу компании. Например, те, кто не хочет обременять себя дополнительной работой, используют приказ об отпуске (форма Т-6 или Т-6а), только издают его в соответствии со статьей 123 ТК РФ за две недели. Поскольку в этом документе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требования закона исполнены, ведь работник оповещен в письменной форме. Можно считать, что формальности соблюдены: бухгалтеры, ставшие объектом проверки государственной налоговой инспекции, смогут предъявить документальное подтверждение, а ревизорам придется согласятся с ним. Правда, так бывает не всегда и не с первого раза.