Прислать статью

Электронный документооборот: тонкости процесса

Поделиться
0
Электронный документооборот заметно облегчил жизнь многих компаний. В результате организации получили возможность обмениваться файлами с налоговой, банками, контрагентами. Каковы же тонкости этого процесса? И какие есть недоработки? Мы ответим на эти вопросы.

В первую очередь стоит отметить, что право организации отправлять бумаги на проверку в ИФНС через ТКС до сих пор не реализовано. Все дело в отсутствии цифровых форматов первички.

Споры о необходимости утверждения форматов первичных документов ведутся довольно долго. В соответствии с положениями статей 93 и 93.1 НК, при истребовании налоговыми органами в рамках контрольных мероприятий документов, они могут быть отправлены в инспекцию в электронном виде. Вот только Налоговый кодекс содержит уточнение, что бумаги должны быть сформированы по установленным форматам. Однако для первички таковых разработано не было. И вот проблема начала решаться. С одной стороны, в связи с принятием нового Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года, который вступит в силу с января 2013 года, отменяются унифицированные формы первичных документов. С другой, налоговая служба приступила к разработке электронных аналогов этих бумаг. Вам кажется, в этом есть некоторое противоречие? Инспекторы так не считают. Давайте попытаемся разобраться в этом ребусе.

Между собой


Уже сегодня многие организации предпочитают отправлять первичные документы своим контрагентам не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Такой способ передачи данных является быстрым и безопасным, так как сторонние пользователи не могут перехватить важные письма. При этом документы считаются легитимными, так как они подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП), которая гарантирует, что файл заверен уполномоченным представителем организации и после визирования не менялся. Удобство такому общению с контрагентами добавляет возможность корректировать файл прямо в сети, проверять все данные перед тем, как заверить его ЭЦП. Без компьютерных технологий для исправления ошибок приходится заново везти бумагу контрагенту, ждать, пока она вернется обратно. Это сильно осложняет работу между компаниями из разных городов.

В электронном общении фирмы нашли отличный выход решения насущных задач. Но очевидно, что у каждой организации возникают опасения: не появится ли впоследствии необходимость переводить имеющиеся электронные документы на бумажные носители, если налоговики попросят представить их в рамках налоговой проверки.

В разное время чиновники высказывали различные мнения по этому вопросу. Так в письме от 14 июня 2011 года № 03-02-07/1-190 Минфин пояснил, что первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, может являться бумагой, подтверждающей расходы налогоплательщика. Данное утверждение верно, если в действующем законодательстве нет прямого запрета на составление того или иного бланка в электронном виде. Однако уже несколько месяцев спустя Минфин России в письме от 26 августа 2011 года № 03-03-06/1/521 подтвердил, что представлять по запросу налоговиков файлы, составленные в электронном виде не по установленным форматам, нужно на бумажном носителе. Для этого их следует распечатать и сделать отметку о том, что документ был подписан цифровой подписью.

Сам себе хозяин


Не так давно налоговики пояснили, с чем связано столь противоречивое прочтение законодательства. В соответствии с положениями статей 93 и 93.1 НК, при истребовании налоговыми органами у компании документов в рамках контрольных мероприятий, они могут быть составлены в электронном виде по установленным форматам.

При этом первичка не имеет цифровых аналогов, и не определено, кто именно должен заняться их разработкой. Поэтому никто не может лишить организацию права самостоятельно установить форматы для электронного обмена. Тем более, что вступающий в силу с 2013 года закон «О бухгалтерском учете» формально отменяет обязательное использование унифицированных форм первичных учетных документов.

Почему же инспекторы не призывают каждого создавать собственные стандарты первички? Сотрудники налоговых органов заявляют, что организации-контрагенты могут отправлять компании первичку в разных форматах, и у фирмы сформируется «разношерстный» архив бумаг. И это уже создает целый ряд сложностей. С одной стороны – бухгалтеру самому будет неудобно ориентироваться в таком «калейдоскопе» бумаг, с другой – налоговые органы реально смогут принимать электронные документы только в том формате, который есть у ИФНС. Именно поэтому, прежде чем воспользоваться этим новшеством, стоит подумать – а не придется ли делать двойную работу?
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Предложение можно будет закрыть через 5 секунд
3 месяца бухгалтерии
бесплатно!
Сдача отчетности, расчет налогов и зарплаты,
выставление счетов и актов.
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Получить 3 месяца бухгалтерии бесплатно
Закрыть
3 месяца бухгалтерии
бесплатно!
Сдача отчетности, расчет налогов и зарплаты,
выставление счетов и актов.
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Получить 3 месяца бухгалтерии бесплатно
Закрыть
Предложение можно будет закрыть через 5 секунд
3 месяца бухгалтерии бесплатно!
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Получить 3 месяца
бухгалтерии бесплатно
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
3 месяца бухгалтерии для любого бизнеса бесплатно!
Бесплатная регистрация ИП/ООО: без уплаты госпошлины и визита в налоговую!
Оставить заявку на регистрацию бизнеса
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.