Скопировать ссылку
— Борис, почему тема ЭДО сейчас стала особенно актуальной для стоматологий?
Борис Морозов:
Стоматологии одновременно сталкиваются сразу с несколькими процессами цифровизации.
С одной стороны, есть требования государства: ЕГИСЗ, электронные медицинские документы, интеграции с государственными сервисами. С другой, мы видим внутренний запрос бизнеса на автоматизацию и снижение нагрузки на персонал.
Раньше администратор мог полдня печатать договоры, согласия, анкеты, потом сканировать их обратно в систему. Сейчас клиники хотят, чтобы документы создавались автоматически, подписывались за пару минут и сразу сохранялись в карточке пациента.
— Какие документы стоматологии чаще всего переводят в электронный вид?
Борис Морозов:
В первую очередь все, что связано с пациентом и приемом.
Это:
- договоры на оказание медицинских услуг;
- информированные добровольные согласия;
- анкеты пациента;
- планы лечения;
- акты оказанных услуг;
- рекомендации врача;
- назначения;
- внутренние документы клиники.
Особенно активно клиники сейчас переводят в цифру ИДС. Это один из самых массовых документов в стоматологии, и именно с ним чаще всего возникают проблемы: потеряли бумагу, забыли подписать, пациент унес экземпляр домой. Когда все хранится в системе, таких рисков становится меньше.
— Михаил, почему клиники вообще начинают внедрять ЭДО? Это больше про удобство или про экономию?
Михаил Легченко:
В первую очередь клиники хотят создать пациенту более комфортный сценарий визита к врачу. ЭДО с пациентами ускоряет процесс подписания документов более чем в два раза. Благодаря тому, что это можно делать удаленно, некоторые клиники подписывают документы с пациентами, пока те едут на прием к врачу. И, как результат, медицинские клиники получают значимый экономический эффект для себя, существенно сокращая время ожидания пациента на ресепшене либо вообще убирают зону ресепшен.
— Борис, многие клиники боятся, что внедрение ЭДО — это долго, дорого и сложно.
Борис Морозов:
На самом деле главной ошибкой является восприятие ЭДО как отдельной большой задачи. Если у клиники уже есть современная медицинская информационная система, например, 1С:Медицина. Стоматологическая клиника, внедрение обычно происходит намного проще.
— С чего вообще стоит начинать переход на ЭДО?
Борис Морозов:
Не нужно пытаться оцифровать абсолютно все сразу. Самый рабочий сценарий — начать с процессов, которые сильнее всего нагружают администраторов и чаще вызывают ошибки. Обычно это:
- договоры;
- ИДС;
- анкеты;
- планы лечения;
- документы на ресепшене.
После этого клиника уже начинает видеть эффект:
- меньше бумаги;
- быстрее оформление;
- меньше потерь документов;
- проще контроль.
И только потом можно масштабировать цифровизацию на остальные процессы.
— Михаил, на что клинике важно обратить внимание при выборе системы ЭДО?
Михаил Легченко:
Самое важное — это безопасность данных. Предпочтение следует отдавать системам ЭДО, которые прошли независимую аттестацию на соответствие требованиям по защите информации, в том числе на соответствие мерам информационной безопасности при работе с медицинской тайной. Следующим по важности я бы отметил простоту и выверенность сценариев работы с системой как для сотрудника клиники, так и для пациента. Запуск чего-то нового — это всегда стресс. И если новый сценарий работы неидеален, сотрудники начинают саботировать запуск, и компания не достигает нужного эффекта. Поэтому стоит выбирать систему с глубокой интеграцией в МИС и лучшим клиентским сценарием.
— Борис, а пациенты вообще готовы подписывать документы электронно?
Борис Морозов:
На самом деле пациенты адаптируются быстрее, чем сами клиники. Люди уже привыкли к цифровым сервисам: Госуслугам, банковским приложениям, онлайн-подписанию документов. Поэтому сценарий, где пациент получает ссылку на документы и подписывает их со смартфона, для многих уже выглядит привычнее, чем стопка бумаг на ресепшене.
Особенно это удобно для:
- повторных приемов;
- сетевых клиник;
- пациентов с плотным графиком;
- дистанционного согласования планов лечения.
Кроме того, это влияет и на восприятие самой клиники. Цифровые процессы начинают ассоциироваться с современным сервисом.
— Какие основные преимущества ЭДО клиники замечают после внедрения?
Борис Морозов:
Первое — скорость работы. Администраторы тратят меньше времени на документы, врачи меньше отвлекаются на бумажную рутину. Второе — прозрачность процессов. Руководитель понимает:
- какие документы подписаны;
- какие нет;
- где возникла ошибка;
- что хранится в системе.
Третье — снижение рисков. Электронные документы сложнее потерять, проще контролировать и быстрее находить. Ну и отдельный важный момент — интеграция с другими цифровыми процессами клиники. Сегодня ЭДО уже невозможно рассматривать отдельно от общей автоматизации.
— Михаил, какие процессы в медицине чаще всего автоматизируют через F.Doc?
Михаил Легченко:
Наша ключевая задача — перевод документооборота с пациентами из бумаги в цифру. Это позволяет медицинской клинике высвободить спектр дополнительных мощностей: мы сокращаем очереди на ресепшене, замедляем рост архивов, делаем обслуживание пациентов комфортнее, помогаем врачам концентрироваться на оказании помощи пациенту, а не на бумажной рутине. При этом у нас есть ряд дополнительных функций, которые также работают на оптимизацию ряда процессов. Например, оплата через СБП позволяет законно взимать предоплату после подписания договора, экономить на эквайринге, а также способствует повышению доходимости пациента при заблаговременном подписании документов и оплаты. Готовая интеграция с МИС, такой как 1С:Медицина. Стоматологическая клиника, дает возможность быстро подключить в клинике такие опции.
— Борис, многие клиники до сих пор настороженно относятся к электронной подписи пациентов. Насколько это вообще безопасно?
Борис Морозов:
Это один из самых частых вопросов при внедрении ЭДО в стоматологии. У многих руководителей до сих пор есть ощущение, что простая электронная подпись — это что-то ненадежное. Но важно понимать: безопасность здесь строится не только вокруг самого кода из SMS, а вокруг всей системы документооборота.
Современные сервисы фиксируют:
- кто подписал документ;
- когда именно это произошло;
- на какой номер был отправлен код;
- какой файл был подписан.
Все действия сохраняются в логах, а документы хранятся в защищенной инфраструктуре. При этом для пациента процесс становится намного проще: ему не нужно подписывать пачку бумаг вручную на каждом приеме.
— Михаил, а насколько ПЭП вообще защищена с технической точки зрения?
Михаил Легченко:
Подписание документов с пациентами регламентируется целым рядом законов: 63-ФЗ «Об электронной подписи», 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», Приказом Минздрава № 1051н и рядом других документов. Они предписывают, что законно подписывать простой электронной подписью договор на оказание услуг, анкету пациента, акты, при условии подписания соглашения об электронном документообороте. В нашем сервисе это обязательный шаг, без него подписать пакет документов не получится. Для подписания ИДС мы используем ПЭП с аутентификацией через Госуслуги (ПЭП ЕСИА).
F.Doc прошел независимую аттестацию на соответствие требованиям по защите информации, предъявляемым к иным информационным системам, а также на соответствие мерам информационной безопасности при работе с медицинской тайной. Мы получили положительное решение со стороны Министерства здравоохранения РФ, Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ и Правительственной комиссии РФ. Это говорит о высоком уровне надежности инфраструктуры, которую наш сервис выстроил с целью организации и осуществления информационного обмена в сфере здравоохранения, в частности ЭДО с пациентами. Статус иной информационной системы позволяет F.Doc взаимодействовать с ЕГИСЗ и ЕСИА напрямую, валидируя корректность данных пациентов.
— Где в стоматологии обычно используют простую электронную подпись?
Борис Морозов:
В первую очередь — в клиентских документах.
Это:
- договоры;
- анкеты пациента;
- планы лечения;
- акты оказанных услуг;
- информированные добровольные согласия.
Для клиники это означает более быстрый документооборот и меньше бумажной нагрузки на ресепшен. Например, в связке 1С:Медицина. Стоматологическая клиника и F.Doc документы могут автоматически формироваться внутри МИС и отправляться пациенту на подпись буквально в пару кликов.
— Получается, ПЭП подходит не для всех документов?
Борис Морозов:
Да, здесь важно разделять сценарии. Для большинства документов при работе с пациентами простой электронной подписи достаточно — это законный и рабочий инструмент. Но есть процессы, где требуется уже усиленная подпись, например, взаимодействие с государственными системами, ЕГИСЗ или подписание части медицинских документов врачом. Поэтому современные системы обычно поддерживают сразу несколько сценариев подписания в зависимости от требований законодательства.
— Михаил, какие ошибки чаще всего допускают компании при внедрении ЭДО?
Михаил Легченко:
При запуске ЭДО с пациентами в медицинской клинике очень важно обеспечить комфортную среду для сотрудников, чтобы новый функционал давал явные преимущества и был естественным, а не навязанным сложным действием. Выделю несколько важных рекомендаций.
- Выбирайте сервисы, где подписание документов в электронном виде максимально нативно заменяет привычную печать на принтере.
- Переводите в онлайн-формат сразу все документы, чтобы не оставалось ситуаций, когда пациенту в одной точке клиники, будь то кабинет врача или ресепшен, какие-то документы нужно подписывать на бумаге, а какие-то — в электронном виде. Оформление документов в электронном виде под ключ помогает администраторам ресепшена и врачам быстрее выполнять рутинные действия.
- Найдите в вашей клинике амбассадоров среди врачей и администраторов, кто будет рассказывать коллегам, как классно изменились процессы с электронным подписанием документов. Это ускоряет обучение всех сотрудников и помогает легче и быстрее подключить всех врачей и администраторов.
— Борис, как связаны ЭДО и государственная цифровизация, например ЕГИСЗ?
Борис Морозов:
Напрямую. Сейчас клиники уже работают в условиях, где часть медицинской документации должна существовать в электронном виде. ЕГИСЗ, РЭМД, электронные медицинские документы — все это постепенно становится частью повседневной работы стоматологии.
И если клиника продолжает жить полностью в бумажной логике, ей становится все сложнее соответствовать требованиям и поддерживать нормальную скорость процессов.
— Какой главный совет вы бы дали руководителям стоматологий, которые только думают о переходе на ЭДО?
Борис Морозов:
Не пытаться внедрить все сразу и не рассматривать цифровизацию как стрессовый проект.
Если выбрать понятные процессы и систему, которая уже адаптирована под стоматологию, переход проходит намного спокойнее.
Главное, чтобы технологии действительно упрощали работу сотрудников, а не создавали новые сложности. Тогда ЭДО начинает экономить время и клинике, и пациентам, а не превращается в еще одну программу.
Михаила Легченко:
Не бойтесь новых технологий. Воспринимайте ЭДО с пациентами как шаг к повышению прозрачности бизнес-процессов вашей клиники, грамотному управлению рисками и как существенное улучшение пользовательского опыта для ваших пациентов.
