Прислать статью

Где лучше хранить Ваши архивы ?!

Поделиться
0
Председатель Совета директоров ЗАО "Смарт Лоджистик Групп" (SLG), кандидат технических наук
Экономия затрат всегда была основной задачей для любого бизнеса, а в кризис она стала ещё задачей выживания. Экономят или, лучше сказать, оптимизируют компании, обычно, всё подряд: от зарплат сотрудников до телефонных переговоров через корпоративный мобильник. Но зачастую наибольшего успеха в эффективном использовании престижных и дорогих квадратных метров собственного офиса. Первое, что пытаются сделать в случае экономии на офисах - это удалить все лишнее. Например, лежащие годами объемные и неподвижные собственные архивы, в которых иногда можно найти всё: от личной библиотеки хозяина бизнеса в связи с ремонтом его загородного дома, до банковских проводок 10-ти летней давности по случаю приобретения сервиза юбиляру предприятия. Но если серьезно, то в основном в архивах накапливается документация, которая, согласно ФЗ "Об архивном деле" от 22.10.2004 г. № 125-Ф3, а также №129-ФЗ, №208-ФЗ, №14-ФЗ, должна храниться 3, 5, 7 и более лет на предприятии или в специализированных архивных компаниях, в зависимости от назначения документов. При этом освободившиеся площади из-под архивов прекрасно сдаются в субаренду по рыночной цене и несут "золотые яйца" в копилку предприятия!

Что всё-таки можно сэкономить на архиве?

Обычное дело хранить все эти документы в дорогих офисах компаний, офисах банков и других престижных местах. И любую бумажку мгновенно можно представить рейду налоговой, пожарной и другой команды! Но нужна ли этим органам Ваша сверхоперативность!? Нет! Ведь для любого запроса контролирующих органов всегда есть время, как минимум 3-5 дней. Вот и пожирают дорогую аренду Ваши архивы со спокойствием "белой акулы". Уже подсчитано, что разницей в стоимости архивного хранения в офисе являются даже не проценты, а разы по сравнению со специализированной архивной компанией, занимающейся хранением и обработкой документов! При первичном и грубом просчете хранение в архивной компании в 15 раз дешевле архивации бумажных документов в офисах! Давайте рассмотрим внимательнее за счет чего и с помощью каких технологий можно добиться такого потрясающего экономического эффекта в архивном деле?

Конечно, столь удивительного экономического эффекта при хранении архивов достичь просто так не получится. Здесь нужны особые условия компактного хранения, современной обработки и учёта документов. И вот как это происходит.

Берется за основу место хранения склад класса "А". В нём высота хранения обычно составляет 12 метров и выше. Это достигается определенным типом строительства, при помощи ажурных, арочных перекрытий, высотных железобетонных опор и специального мощного фундамента. Очень важно в таком складе иметь большую нагрузку на полы, не менее 6 тонн на 1 м.кв., чтобы выдерживать вес многоярусной стеллажной системы хранения с бумажной продукцией, кстати, не самой легкой для паллетного хранения на высотных стеллажах. Для медленно оборачиваемых, лежащих изо дня в день, архивов также важна компактность хранения, что достигается за счет узкопроходных стеллажей и в результате - от 2.02 до 2.4 паллет на 1 м.кв. склада класса "А". Возможно, конечно, получить и более высокий показатель хранения, но для этого практически весь склад придется застроить особыми, мезонинно-стеллажными конструкциями. В этом случае эффективность хранения составит 4.0 паллет на 1 м.кв. склада класса "А".

За счет такой компактности и меньшей стоимости квадратного метра на специализированном складе по сравнению с дорогим офисом достигается значительная экономия при хранении архива.

Например, стоимость офисного квадратного метра составляет порядка 700$ в год при высоте 3.0 м. На 1 м.кв. такого помещения можно хранить, в среднем, не более 0,5 паллет архивных документов с учётом стеллажных проходов и др. Стоимость 1 м.кв. склада составляет всего 150$ в год при рабочей высоте до 12 м и на нём помещается хранить 2 паллеты, в случае применения многоярусной стеллажной системы с узкими проходами до 1.9 м шириной. Соответственно стоимость хранения 1 паллеты в год в офисе составляет 1 400$, а на складе - 75$, что в 18,6 раза меньше!!!

Однако разница будет несколько меньше, так как в стоимость хранения еще будет включена обработка архива, которая состоит из выемки документов, формирования файлов для хранения и учета, размещения файлов в специальных коробах, их транспортировка на склад и размещение на местах хранения в ячейках. Но самое главное - это учёт каждого документа в электронной системе, которая позволяет с помощью штрих кода в минимальные сроки и без ошибок человеческого фактора, найти документ из огромной массы архива и доставить его клиенту в руки. После работы с выбранным документом клиент может опять сдать его на хранение. Для этого нужно лишь позвонить в архивную компанию и вызвать курьера, либо просто опустить отработанный документ в специальный приемник, который выставляется при больших объемах обработки документов в компании клиента.

При перемещении документов от офиса клиента к месту хранения используется специальная система слежения за их движением с четким контролем в точках передачи. Перевозку осуществляют автомобили, оснащенные датчиками контроля движения транспорта.

Чтобы эта система работала без перебоев, нужны специалисты по архивам (архивариусы), логисты, транспортники, служба безопасности и, конечно же, опытные менеджеры, которые будут управлять всеми процессами в целом.

Организация современного архивного хранения требует значительных инвестиций, применения высоких технологий, опыта и репутации на рынке. При этом использование в совокупности технологий хранения, учёта и безопасной транспортировки архивных документов позволяет клиенту хранить свой архив в 12 - 15 раз дешевле, чем в офисе!

Решайте сами, нужна ли Вам такая экономия Ваших ресурсов или нет!?

Если ДА, то компания ЗАО "Смарт Лоджистик Групп" ждет Вас в ПЛК "Северное Домодедово" корпус №14, чтобы Вам в этом помочь!
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Председатель Совета директоров ЗАО "Смарт Лоджистик Групп" (SLG), кандидат технических наук
0 комментариев
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Бесплатная регистрация ИП/ООО: без уплаты госпошлины и визита в налоговую!
Оставить заявку на регистрацию бизнеса
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.