Как грамотно составить акт приема-передачи основного средства

2 августа 2012

27316

Почему этот документ важен: Акт о& приеме-передаче основного средства сопровождает такие сделки, как купля-продажа, мена, дарение, аренда. На& дату составления документа бывший владелец списывает имущество с& баланса, а& новый& — принимает к& учету.
В чем часто ошибаются: Если имущество приобрели в& магазине или у& гражданина, заполнять в& акте сведения об& организации-сдатчике не& нужно.

Когда и& как необходимо составлять акт

Акт приема-передачи основных средств по& форме №& ОС-1 составляют в& тех случаях, когда необходимо включить полученное имущество в& состав основных средств и& ввести его в& эксплуатацию. Или наоборот& — когда подобный объект выбывает. Такой акт не& подойдет только для сделок, в& которых предметом является здание или сооружение.

По общему правилу при купле-продаже акт о& приеме-передаче составляют после того, как право собственности на& основное средство перешло от& продавца к& покупателю. Подписанный сторонами акт будет означать, что поставщик должен списать имущество с& баланса, а& покупатель& — принять на& баланс.

Если организация приобрела основное средство у& поставщика, который учитывал его как основное средство, акт по& форме №& ОС-1 должны заполнить обе стороны сделки. Поставщик заполняет акт в& двух экземплярах, один из& которых остается у& него и& служит основанием для того, чтобы списать проданный объект в& учете. При этом раздел 2 «Сведения об& объекте основных средств на& дату принятия к& бухгалтерскому учету» в& своем экземпляре акта продавец не& заполняет.

Второй экземпляр документа поставщик передает покупателю. На& его основании будет отражено поступление основного средства. Раздел 2 акта заполняет бухгалтер компании-покупателя. Оба экземпляра акта должны быть подписаны как поставщиком, так и& покупателем.

Однако бухгалтеру компании-покупателя понадобится составить еще дополнительный акт. Ведь чтобы принять к& учету поступившее имущество, нужно отразить в& акте свои данные, например дату принятия на& учет основного средства или амортизационную группу, инвентарный номер. А& в акте, полученном от& поставщика, эти разделы уже заполнены.

Осторожно!

Даже получив от бывшего владельца основного средства экземпляр акта№& ОС-1, нужно дополнительно составить свой акт по& той же& форме. В& нем отразить уже свои данные по& объекту.

Основанием для составления своего внутреннего акта послужит форма №& ОС-1, полученная от& продавца, и& техническая документация, приложенная к& основному средству (например, паспорт, инструкция пользователя).

Обратите внимание: если компания приобретает имущество для перепродажи, такой объект в& составе основных средств не& учитывается, а& является товаром (п. 4 ПБУ 6/01, п. 2 ПБУ 5/01). На& основании акта организация-покупатель сможет принять приобретенное имущество к& учету как товар. То& есть дополнительно составлять свой акт не& нужно.

Противоположная ситуация: купленный актив числился товаром в& учете продавца. Допустим, имущество приобретено через розничный магазин. В& этом случае акт по& форме №& ОС-1 бухгалтер организации-покупателя составляет самостоятельно, с& нуля. При этом реквизиты поставщика, которые предусмотрены в& начале акта, а& также разделы «Сведения о& состоянии объекта основных средств на& дату передачи» и& «Сдал» не& заполняют. Нужно указать только дату выпуска и,& если объект сразу вводят в& эксплуатацию, еще и& дату ввода, которая совпадет с& днем подписания акта. Акт составляют на& основании товаросопроводительных документов (например, товарной накладной, выписанной магазином) и& технической документации, приложенной к& основному средству (паспорт, инструкция пользователя).

Отметим еще один случай, когда акт по& форме №& ОС-1 бухгалтер организации-покупателя составляет самостоятельно. Это ситуация, когда имущество покупают у физического лица. Ведь обычные граждане не& должны оформлять подобные документы, так как для них имущество не& является основным средством.

Что обязательно должно быть в& акте

Независимо от& того, в& результате какой сделки выбывает или поступает основное средство, в& акте всегда должны быть заполнены следующие графы:&

номер и& дата составления акта;
& полное наименование основного средства согласно технической документации;
& название организации-изготовителя;
& место приемки основного средства;
& заводской и& присвоенный инвентарный номера основного средства;
& номер амортизационной группы и& срок полезного использования основного средства;
& сведения о& содержании драгоценных металлов, камней;
& другие характеристики основного средства.

Составляют акт на& основании технической документации на& объект. А& также, если у& передающей стороны имущество являлось основным средством, по& данным ее& бухучета.&

Важная деталь

Акт по форме № ОС-1 должен содержать заключение комиссии по приему-передаче имущества.

Помимо этого акт должен содержать заключение комиссии. У& каждой из& сторон сделки комиссия своя. В нее должны входить как минимум два человека. Утвердить состав комиссии должен руководитель организации, издав приказ.&

Образец акта по форме № ОС-1 >>>

Пример: Составление акта по& форме №& ОС-1 при покупке объекта основного средства через торговую сеть

15 февраля 2010& года ЗАО «Завод» приобрело через торговую компанию новый металлообрабатывающий станок (2009& года выпуска) по& цене 118& 000& руб., в& том числе НДС — 18& 000& руб. В& этот же& день директор издал распоряжение №& 56 о вводе объекта в& эксплуатацию. Чтобы это сделать и& сначала зачислить поступившее оборудование в& состав основных средств, на& основании еще одного приказа директора от& 15 февраля 2010& г. №& 57 была создана комиссия.

В этот же& день, 15 февраля, бухгалтер ЗАО «Завод» составил акт по& форме №& ОС-1.

На первой странице везде, где требуются данные организации-сдатчика, были проставлены прочерки. В& графе «Организация-получатель» бухгалтер указал ЗАО «Завод», его адрес, телефон, а& также банковские реквизиты. Основание для составления акта& — распоряжение от& 15 февраля 2010& г. №& 56.

Дату принятия к& бухгалтерскому учету бухгалтер указал ту& же, что и& дата составления акта, то& есть 15 февраля. Номер амортизационной группы определил согласно Классификации основных средств& — третья. Далее проставил инвентарный номер, который был присвоен станку, а& также его заводской номер, взятый из& технического паспорта. В& графе «Место нахождения объекта в& момент приема-передачи» бухгалтер вписал цех ЗАО «Завод».

Вторая страница акта, заполненная бухгалтером, представлена на& странице 77. Там же& далее в& акте, на& третьей странице, записаны выводы комиссии, каждый из& членов комиссии расписался. В& самом конце документа в& разделе «Сдал» бухгалтер проставил прочерки. А& принял объект основного средства у& продавца технический директор, поэтому в& соответствующем разделе он& указал свои данные. Ниже вписали данные мастера, которому станок был передан на& ответственное хранение. Он& также расписался. Кроме того, свою подпись поставил главбух.

Не ошибиться при заполнении основных граф в& документе поможет таблица.

Памятка по& заполнению акта о& приеме-передаче по& форме №& ОС-1

Наименование графы или раздела	Рекомендации по& заполнению
Дата принятия к& бухгалтерскому учету	Проставляют дату включения объекта в& состав собственных основных средств. Для организации-получателя& это дата составления самого акта
Дата списания с& бухгалтерского учета	Передающая сторона указывает здесь дату, совпадающую с& датой составления акта. Компания-получатель в& своем акте поставит прочерк
Инвентарный номер	Такой номер объекту присваивает комиссия при его поступлении в& организацию, и& впоследствии, как правило, номер не& изменяется. Объект основных средств, поступивший в& организацию по& договору аренды, может учитываться арендатором по& инвентарному номеру, присвоенному арендодателем
Заводской номер	Этот номер можно посмотреть: — на& самом основном средстве; — в& техническом паспорте оборудования; — в& акте о& приеме-передаче (например, при передаче в& аренду от& другой организации); — в& инвентарной карточке учета основного средства, если перемещение основного средства происходит внутри предприятия
Местонахождение объекта в& момент передачи	Здесь пишут название организации или ее& структурное подразделение, где находится основное средство в& момент составления акта
Участники долевой собственности	Данный справочный раздел заполняют, когда основное средство принадлежит нескольким собственникам. При этом указывают всех участников долевой собственности и& их доли. Тогда все сведения в& акте вносятся соразмерно доле компании в& общей собственности
Иностранная валюта	Заполняют, если стоимость основных средств выражена в& иностранной валюте. Тогда пишут вид валюты и& ее сумму по& курсу Банка России. Его нужно брать на& дату принятия основного средства к& учету (п. 6 ПБУ 3/2006)
Раздел 1 «Сведения о& со- стоянии объекта основных средств на& дату передачи»	Нужно заполнять только в& том случае, если передаваемый объект ранее уже эксплуатировали. Тогда все данные об& имуществе указывает передающая сторона. Если организация-получатель купила основное средство у& гражданина или же& через оптовую или розничную торговую сеть, ей& заполнять этот раздел не& надо
Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)	Имеется в& виду общий срок фактического использования приобретенного основного средства у& всех его бывших владельцев с& момента первого ввода объекта в& эксплуатацию. Заполняют на& основании данных, представленных передающей стороной
Остаточная стоимость	Для организации — получателя имущества такая стоимость будет являться первоначальной
Стоимость приобретения (договорная стоимость)	Заполняет передающая сторона в& случае, если стоимость основного средства по& договору купли-продажи отличается от& остаточной стоимости. Тогда организация-получатель при принятии такого объекта к& учету за& первоначальную стоимость примет договорную
Раздел 2 «Сведения об& объекте основных средств на& дату принятия к& бухгалтерскому учету»	Данный раздел заполняет только получатель основного средства
Первоначальная стоимость на& дату принятия к& бухгалтерскому учету	Если основное средство ранее эксплуатировалось, указывается остаточная или договорная стоимость. Если же& приобретается новое основное средство& — стоимость по& договору купли-продажи или стоимость приобретения (с учетом расходов на& доставку, сборку и& т. д.)
Срок полезного использования	Если имущество ранее уже использовалось и& амортизировалось, при линейном методе норму амортизации определяют исходя из& срока полезного использования, уменьшенного на& количество месяцев эксплуатации предыдущими собственниками. При отсутствии документов, подтверждающих срок эксплуатации, покупатель устанавливает срок полезного использования согласно Классификации. А& если бывшие собственники эксплуатировали объект дольше установленного срока пользования& — самостоятельно, с& учетом технических требований. При нелинейном же& методе норма амортизации зависит не& от конкретного срока полезного использования, а& от амортизационной группы, к& которой был отнесен объект