Скопировать ссылку
Не секрет, что мало кто из руководителей и собственников бизнеса разбираются в бухгалтерии. Обычная ситуация, когда бухгалтеры пользуются этим и, выстраивая доверительные отношения с директором, воруют. Или же просто по своей халатности или лени подсаживают компанию на лишние расходы. Причем зачастую воруют и бухгалтеры-друзья, и бухгалтеры-родственники!
Для подавляющего большинства руководителей бухучет – это темный лес, и контроль кажется запредельно сложной задачей. На самом деле это не так. Контролировать бухгалтерию можно и обязательно нужно. Вот несколько простых правил, которые уберегут вас от потерь, а бухгалтеров – от соблазна.
1. Контролируйте деньги компании
Чтобы контролировать расчетный счет, необходимо усложнить процедуру перевода денег. Ни в коем случае нельзя, чтобы деньги уходили без подписи руководителя. Это один из самых простых способов увода денег. Например, введите систему двух ключей: один ключ бухгалтера, второй – руководителя. Бухгалтер создает платеж, подписывает своим ключом, но без подписи ключом руководителя деньги никуда не уйдут.
Даже когда платежей много, нельзя подписывать платежки списком. Обязательно открывайте каждую платежку и проверяйте, куда и за что платите деньги! Да, проверка займет немного вашего драгоценного времени, однако это поможет избежать многих казусных ситуаций.
Если в вашей системе платежки создаются без ключа, по логину с паролем, а у вас есть флешка с одним ключом руководителя, не оставляйте ее бухгалтеру в постоянное пользование!
В некоторых системах «клиент-банк» при совершении платежа руководителю на сотовый телефон приходит смс с паролем, без которого банк не выполнит платеж. Если у вас не десятки платежей ежедневно, то имеет смысл выяснить в своем банке о подобной услуге.
Если в вашей компании есть корпоративная пластиковая карта, ограничьте ее расходы лимитом.
Для контроля снятия денег со счета по чековой книжке каждый чек подписывайте только в заполненном виде. Не подписывайте чистые чеки и тем более по несколько штук.
2. Контролируйте отчетность компании
Мы все знаем, что несвоевременная сдача отчетности в налоговую чревата последствиями. Поэтому, дотянув до последнего, некоторые бухгалтеры отправляют «левый» отчет, главное, чтобы уложиться в сроки, установленные законодательством, не нарваться на штрафы и не вызвать повышенного интереса налоговой. Потом же отправляют уточненную декларацию. Все вроде бы ничего, штрафов за это не предусмотрено. Вот только в результате очень легко попасть «на карандаш» с вытекающими из этого налоговыми проверками…
Поэтому всегда сами подписывайте отчетность, даже электронную. Поручите бухгалтеру составить календарь со сроками сдачи отчетности на год вперед и фиксируйте там, что и когда сдано. Только так вы будете видеть всю картину целиком, бухгалтер будет знать, что вы контролируете процесс.
3. Контролируйте налоги компании
Речь идет не об оптимизации, это отдельная история.
Начните хотя бы с контроля их оплаты. Главное, чтобы они были оплачены вовремя, чтобы не платить потом пени и без ошибок в платежных документах, иначе налог будет считаться неоплаченным. Для этого введите в обязанности бухгалтера своевременную подачу вам информации о начисленных налогах. Лучше, если это будет заранее, за неделю-две до официальных сроков. Особенно, если для их оплаты еще предстоит аккумулировать средства на счете. Раз в году давайте команду делать сверку с налоговой. Отчет – вам на стол.
Резюмируем:
Покажите бухгалтеру, что вы следите за его работой, что вы «в теме». Не стесняйтесь задавать вопросы, контролировать, проверять, в этом нет ничего постыдного.
Оговорите ответственность бухгалтера за его ошибки, в результате которых предприятие несет убытки. О штрафах за штрафы от налоговой! А иногда не грех будет и аудитора пригласить…
Цель всех вышеописанных действий – быть в курсе финансовой жизни предприятия.
Остается только удивляться, как мало руководителей готовы вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его! А ведь это элементарные правила финансовой безопасности компании.
Для пущей важности приведу примеры из практики моих клиентов:
- В ходе аудиторской проверки в одной небольшой столичной компании выявилось, что главный бухгалтер, пользуясь полным доверием генерального директора, не только благополучно оплачивала со счета предприятия кредит за свой авто в течение почти 3 лет, но и совершала другие приятные покупки (ювелирные украшения, одежда, туристические путевки и пр.) Упс… Выявлен ущерб около 4,5 млн. руб.
- В нижегородской оптовой компании случайно были раскрыты махинации главного бухгалтера, находящегося в сговоре с коммерческим директором. За 1,5 года их совместного «творчества» на несуществующую рекламу, промо-акции, апгрейд и ремонт офисной техники, представительские расходы и многое другое на счета фирм-однодневок ушло более 3 млн. руб. Как вам такое?..
- При выходе из состава учредителей одного из собственников предприятия случайно было обнаружено, что в штате предприятия присутствуют «мертвые души». При проверке оказалось, что двое давно уволившихся сотрудников продолжают исправно получать зарплату, отпускные и даже премии. Бухгалтер объяснила, что ей просто очень нужны были деньги… О как! Украдено более 800 тыс. руб. Сейчас идет полная аудиторская проверка.
