Скопировать ссылку
Какие финансовые показатели проверять в первую очередь
Грамотно контролировать финансы в малом бизнесе — значит всегда знать, куда уходят деньги, сколько их сейчас в распоряжении компании и какой объем прибыли она получает.
Для этого нужно отслеживать:
- Доходы и расходы. Важно понимать, откуда пришел и куда ушел каждый рубль, иначе деньги будут «утекать» без реальной окупаемости. Необходимо фиксировать поступления, затраты и разницу между ними в общей таблице.
- Бюджетирование. Это планирование доходов и расходов на ближайший период, обычно квартал. Такой подход позволяет принимать осознанные бизнес-решения, например, стоит ли расширять штат, или на это пока нет ресурсов. Предприниматели разбивают траты на несколько категорий и назначают по каждой лимит, а также прописывают предполагаемый объем выручки.
- План-факт анализ. По итогам периода сравнивают запланированные доходы и расходы с реальными. Необходимо выявить расхождения, сформулировать гипотезы, почему они возникли, и постараться устранить причины. С каждым разом прогноз будет все точнее.
- Денежные потоки — cash flow. Это все деньги, которые поступают на баланс компании или выводятся с него за определенный период. В отличие от прибыли, которая может быть заморожена в виде дебиторской задолженности, cash flow показывает реальный текущий остаток на счетах.
- Будущие обязательства. Важно учитывать долги, которые компания должна погасить в ближайшее время: налоги, аренда, задолженность перед поставщиками, платежи по кредитам. Если этого не делать, в бизнесе могут часто возникать кассовые разрывы.
Не обязательно запускать мониторинг всех показателей одновременно. Например, можно начать с простого учета доходов и расходов, а когда он войдет в привычку, добавить бюджетирование и план-факт анализ. Система будет развиваться вместе с компанией.
Как собрать основные финансовые отчеты без CFO
Когда известно, какие показатели нужно контролировать, время объединить их в работающую систему. Не нужно покупать дорогие программы для учета, на первых этапах достаточно простых инструментов, например Microsoft Excel, Google Sheets.
Финансовая архитектура — это в первую очередь правильная структура данных. Выстроить ее поможет инструкция.
Шаг 1. Создать единый журнал операций
Прежде чем строить отчеты, необходимо создать единый источник данных. Это простая таблица, куда вы вручную или автоматически вносите транзакции: оплаты и аванс от клиентов, зарплаты, платежи по кредитам, налоговые списания и другие.
Важно создать в журнале колонки:
- дата финансовой операции;
- сумма;
- контрагент;
- категории — «Выручка», «Зарплаты», «Маркетинг», «Аренда» и другие;
- тип — приход или расход;
- статус — оплачено или начислено;
- счет — если у компании их несколько.
С таблицей в любой момент можно в пару кликов сформировать любой базовый отчет — достаточно отфильтровать и суммировать данные.
Шаг 2. Собрать отчет о движении денежных средств
Отчет о движении денежных средств (ОДДС) показывает, какие потоки денег проходили через компанию. В нем фиксируют поступления и платежи за определенный срок, а также остатки на начало и конец периода.
Чтобы составить ОДДС, нужно:
- Определить период — например, месяц или квартал.
- Зафиксировать, сколько денег было на счетах в первый день. Например, если формируете отчет за декабрь, вычисляют остаток на утро 1 декабря.
- Из журнала операций отбирают все строки сначала с типом «Приход», затем «Расход» — будет видно структуру поступлений и трат.
- Вычислить остаток на конец периода: к первоначальному остатку прибавить все поступления и вычесть платежи.
Можно создать отдельную автоматизированную таблицу, которая будет проводить расчеты с помощью формул.
Шаг 3. Сформировать отчет о прибылях и убытках
Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) также называют P&L — Profit & Loss Statement. Он показывает экономические результаты бизнеса. Таблица представляет собой перечень доходов и расходов, которые в сумме дают чистую прибыль или убыток.
Чтобы составить ОПиУ, необходимо:
- Определить отчетный период.
- Сформировать фактическую выручку: выбрать из единого журнала и суммировать транзакции с типом «Приход», категорией «Выручка», статусом «Оплачено» и датой, входящей в период.
- По такой же логике зафиксировать начисленную выручку, то есть дебиторскую задолженность. У нее будет статус «Начислено».
- Сформировать прямые и переменные расходы.
- Рассчитать валовую прибыль: вычтите из выручки прямые расходы.
- Рассчитать операционную прибыль: вычтите из выручки фиксированные расходы.
- Сформировать чистую прибыль.
ОПиУ собирают не вручную, а с помощью формул и фильтров. Главное — корректно настроить категории и статусы в едином журнале операций.
Шаг 4. Собрать упрощенный баланс
Отчет о балансе отражает активы, обязательства и капитал компании на определенную дату. Чтобы составить его, нужно:
- Сформировать активы. В них входят остаток по всем счетам, дебиторская задолженность и остаточная стоимость оборудования.
- Отразить обязательства: неоплаченные счета, кредиты, начисленные налоги.
- Рассчитать собственный капитал: вычтите обязательства из активов.
Баланс достаточно формировать раз в квартал.
Каких ошибок при учете финансов стоит избегать
Финансовые проблемы стартапов редко бывают уникальными. Чаще всего это одни и те же системные ошибки.
Не планировать бюджет
Если не устанавливать лимиты и не прогнозировать траты, расходы растут быстрее доходов, а платежи проходят стихийно. Итог — кассовые разрывы и закредитованность.
Как избежать: ввести правило «сначала бюджетирование — потом траты». Раз в месяц или квартал распределять ожидаемые доходы по категориям расходов. Важно устанавливать лимиты, превышение которых требует обоснования.
Вести учет «в голове»
Когда данные не собраны в понятные наглядные отчеты, компании сложно привлечь инвестиции. Кроме того, снижается точность прогнозирования.
Как избежать: вести единый журнал, где зафиксированы все операции. На его основе формировать минимум три базовых отчета: о движении денежных средств, о прибылях и убытках, упрощенный баланс.
Не считать юнит-экономику
Компания может наращивать выручку, но при этом нести убытки и терять в стоимости. Такое происходит, если не учитывать прибыльность каждой отдельной единицы товара, услуги или клиента.
Как избежать: анализировать ключевые метрики — LTV, то есть сколько клиент приносит за все время сотрудничества с компанией, и CAC — в какую сумму обходится его привлечение. В идеале LTV должен превышать CAC в 2–3 раза.
Не поддерживать порядок в документах
Хаос в договорах, актах, счетах приводит к задержкам платежей, проблемам с контрагентами, банками и налоговой. Спустя время после сделки невозможно восстановить ее историю.
Как избежать: вести цифровой документооборот. Необходимо хранить копии документов на облачном диске со строгой структурой папок.
Как подготовиться к привлечению инвестиций
Для инвесторов важна не только идея бизнеса, но и уровень управленческой зрелости. Важно показать четкие финансовые данные, которые докажут, что компания умеет распоряжаться капиталом.
Необходимо сформировать основные метрики:
- MRR, ARR — ежемесячный и годовой регулярный доход: главный показатель роста, в котором должна быть видна динамика.
- Churn Rate — отток клиентов.
- Burn Rate — скорость, с которой стартап тратит деньги на текущие расходы.
- Unit Economics — юнит-экономика, в которую входят LTV (пожизненная ценность клиента) и CAC (стоимость привлечения клиента).
Стоит оформить данные в формате презентации, где отражены ключевые показатели за последние 6–12 месяцев. Цифры визуализируют в виде графиков и диаграмм: чем нагляднее информация, тем проще инвестору принять решение.
Кроме того, важно подготовить отчеты ОДДС и ОПиУ, финансовый прогноз и детальный расчет юнит-экономики.
***
Данные важны не только для инвесторов, но и для банков. При оценке компании для расчетно-кассового обслуживания или кредитной линии финансовые организации обращают внимание на прозрачность операций, корректность финансовой отчетности и платежную дисциплину.
Чтобы построить финансовую архитектуру, не обязательно нанимать CFO и покупать дорогие сервисы. Организовать структуру можно самостоятельно, главное — регулярно отслеживать ключевые показатели.
