Скопировать ссылкуЕсли зарплата в компании выплачивается наличными, то бухгалтер должен успеть рассчитаться с работниками в течение трех рабочих дней, включая день получения их в учреждении банка. Но в случае, если кто-то из сотрудников не придет за зарплатой в указанный срок, бухгалтеру придется ее депонировать, то есть передать начисленную, но не полученную работником сумму, на хранение в банк. О том, как это правильно сделать, читайте в статье.
Согласно пункту 4.6 Положения, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение) в последний день выдачи зарплаты, бухгалтеру для проведения депонирования необходимо выполнить следующие действия.
Действие 1. Проставить оттиск штампа или сделать надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не выданы наличные деньги:
- в графе 23 расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49);
- графе 5 платежной ведомости (форма № Т-53).
С 1 января 2013 года формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, не обязательны к применению (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Но это не распространяется на кассовые документы (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Действие 2. Подсчитать, сравнить и записать в итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или № Т-53 суммы фактически выданных наличных денег и подлежащие депонированию и сдаче в банк.
Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».
Действие 3. Составить реестр и внести в журнал учета депонированные суммы. Их формы компания может разработать сама и утвердить в виде приложения к учетной политике. Обязательные реквизиты реестра и журнала приведены в пункте 4.6 Положения. В качестве образца можно взять форму, утвержденную приказами Минфина России от 23.12.2010 № 183н, от 16.12.2010 № 174н и от 15.12.2010 № 173н. Данными приказами утверждена и книга аналитического учета депонированной оплаты труда.
После оформления реестра депонированных сумм бухгалтеру надо:
- подписать формы № Т-49 или № Т-53, реестр и журнал депонированных сумм;
- передать эти документы для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру, а при его отсутстви — руководителю компании.
Действие 4. Оформить расходный кассовый ордер по форме № КО-2 на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на последней странице формы № Т-49 или № Т-53.
Действие 5. Сдать в банк депонированные суммы заработной платы.
Действие 6. Выдать депонированную зарплату работнику. При этом оформить расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Сведения о выданных депонентах внести в книгу учета депонированной заработной платы или в карточку депонента.
Пример депонирования сумм заработной платы
30 августа сотрудникам ООО «Подарок» была начислена зарплата за август. 4 сентября компания сняла с расчетного счета для ее выплаты 1 350 000 руб. Сумма оприходована в кассу компании. Кассир выдавал зарплату сотрудникам с 4 по 6 сентября. Не явились два сотрудника: С.Т. Матвеев (был в командировке), которому причитались 13 871 руб., и Г.Г. Тарасов (болел) — 17 400 руб. В конце дня 6 сентября кассир сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной зарплаты и сдал депонированные суммы в банк. Депонированная зарплата была выдана:
— 25 сентября — С.Т. Матвееву;
— 30 сентября — Г.Г. Тарасову.
В бухгалтерском учете сделаны проводки:
30 августа 2013 года
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
— 1 350 000 руб. — начислена зарплата за август 2013 года. Сформированы ведомости на выдачу зарплаты;
4 сентября 2013 года
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. – 13 871 руб. – 17 400 руб.) — выдана из кассы зарплата;
6 сентября 2013 года
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 31 271 руб. — депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации;
25 сентября 2013 года
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 13 871 руб. — деньги на выплату зарплаты оприходованы в кассу компании;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за август С.Т. Матвееву;
30 сентября 2013 года
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 17 400 руб. — деньги на выплату зарплаты оприходованы в кассу компании;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за август Г.Г. Тарасову.
Если депонированная зарплата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99). В этом случае бухгалтер делает проводку:
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1
— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.
Редакция журнала «Зарплата»
