Как рассчитать и оплатить больничный лист по беременности и родам

Кому выдается листок

На пособие по беременности и родам вправе рассчитывать женщины, подлежащие обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Об этом сказано в статье 6 Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» (далее – Закон № 81-ФЗ). Следовательно, листок нетрудоспособности выдается только им.
Отмечу, что гражданкам республик Беларусь, Казахстан и Армения, которые работают в РФ по трудовым договорам, с 1 января 2015 года тоже положено пособие по беременности и родам. Поскольку они имеют право на социальное обеспечение на тех же условиях, что и граждане России (п. 3 ст. 98 и п. 5 ст. 96 Договора о Евразийском экономическом союзе, подписан в г. Астане 29 мая 2014 г.).

По какой форме выдается листок, и кто его подписывает

Больничный лист по беременности и родам должен быть выдан строго по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н. Причем врачом акушером-гинекологом, а при его отсутствии - врачом общей практики или фельдшером. А вот заполнен с учетом требований Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н (далее – Порядок № 624н).

Отмечу, что по общему правилу заполнять больничный врач должен гелевой, капиллярной или перьевой ручкой чернилами черного цвета. Шариковую ручку использовать нельзя (п. 56 Порядка № 624н). Но в ФСС России считают такой недочет техническим. Главное, чтобы все записи можно было прочитать (письмо от 30 сентября 2011 г. № 14-03-11/15-11575).

В тоже время некоторые отделения фонда отказывают в возмещении, если запись в листке сделана шариковой ручкой. Если вы готовы к спору, то можете обратиться в суд. Приведу пример из практики.

Фонд не принял к зачету суммы по листку нетрудоспособности, в котором строки «подпись руководителя» и «подпись главного бухгалтера» были заполнены синей шариковой ручкой.

Однако при рассмотрении материалов дела судьи пришли к следующему выводу. Подписи руководителя или главного бухгалтера организации не являются самостоятельными реквизитами, вносимыми при заполнении листка нетрудоспособности. Они лишь удостоверяют правильность сведений, указанных в нем. Следовательно, подписи, поставленные ненадлежащей ручкой или чернилами запрещенного цвета, не являются существенным нарушением. И такой недочет не может служить основанием для отказа в возмещении суммы пособия, выплаченного работнику (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21 января 2014 г. № А27-8345/2013).

В другом случае в листке нетрудоспособности синей ручкой расписался врач. Однако Арбитражный суд Кемеровской области в решении от 7 августа 2013 г. № А27-8345/2013 посчитал это правомерным. Обосновав это следующими доводами.

Во-первых, подпись должна сохранять характерные черты почерка лица, которое ее ставит, причем прописью. Значит, если бы она была сделана печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств, что она не соответствовала бы существу подписи должностного лица.

Во-вторых, правила проставления в листке нетрудоспособности подписи врача Порядком № 624н каким-либо образом не регламентированы.

На сколько дней выдают листок нетрудоспособности

Продолжительность листка нетрудоспособности зависит от количества детей, а также от обстоятельств, при которых протекали беременность и роды женщины.

Одноплодная беременность

Больничный лист по беременности и родам при одноплодной беременности выдают в 30 недель на 140 календарных дней: 70 дней до родов и 70 дней после них.

Многоплодная беременность

При многоплодной беременности листок нетрудоспособности выдают на 28 неделе продолжительностью 194 календарных дня (84 дня до родов и 110 дней после них). Основание - статья 255 Трудового кодекса РФ, пункт 46 Порядка № 624н, часть 1 статьи 10 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ (далее – Закон № 255-ФЗ), пункт 10 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Но если многоплодная беременность у женщины будет обнаружена врачом только во время ее родов, то в дополнение к стандартному листку на 140 календарных дней ей будет выдан еще один листок на 54 календарных дня. Общая же продолжительность больничного составит все те же 194 календарных дня.

Осложненные роды

Что бы понять, какие роды считаются осложненными обратимся к Инструкции о порядке предоставления послеродового отпуска при осложненных родах, утвержденной Минздравом России от 23 апреля 1997 г. № 01-97. Так, к ним относятся:

• многоплодные роды;
• роды, которые сопровождались или которым непосредственно предшествовала тяжелая нефропатия, преэклампсия, эклампсия;
• роды, сопровождавшиеся акушерскими операциями (например, кесаревым сечением, извлечением плода с помощь вакуум – экстрактора, ручным отделением последа);
• роды со значительной кровопотерей, вызвавшей вторичную анемию;
• роды, сопровождавшиеся разрывом шейки матки или промежности третьей степени, расхождением лонного сочленения;
• преждевременные роды и роды незрелым плодом (определяются комиссией и оформляются соответствующим актом с записью в истории развития новорожденного) вне зависимости от срока беременности, если родильница выписалась с живым ребенком;
• роды у женщин после экстракорпорального оплодотворения и переноса эмбриона в полость матки;
• роды, после которых возникли заболевания, такие как эндометрит, тромбофлебит, воспаление тазовой брюшины и клетчатки, сепсис, гнойный мастит;
• роды у женщин, страдающих заболеваниями сердца и сосудов, в частности, все формы многоклапанных и врожденных пороков сердца (вне зависимости от степени нарушения гемодинамики), гипертоническая болезнь (II-III стадии), кардиомиопатия;
• роды у женщин, страдающих другими экстрагенитальными заболеваниями (например, хронические заболевания легких, болезнь Верльгофа и другие капилляротоксикозы, активные формы туберкулеза, ВИЧ-инфицированные и больные СПИДом). При других заболеваниях, не указанных в этом перечне, при которых роды представляют угрозу жизни или ущерба для здоровья роженицы и родильницы, вопрос о продлении послеродового отпуска решается комиссией медучреждения, где произошли роды;
• преждевременные роды и роды незрелым плодом вне зависимости от срока беременности, если женщины выписалась с живым ребенком (незрелость плода определяется комиссионно соответствующим актом с записью в истории развития новорожденного);
• роды у женщин после экстракорпорального оплодотворения и переноса эмбриона в полость матки (ЭКОиПЭ).

В случае осложненных родов женщине выдается дополнительный листок на 16 календарных дней (п. 48 Порядка № 624н). Он должен быть оформлен как продолжение первичного бюллетеня. Ведь нового страхового случая не возникает. Значит, общая продолжительность больничного при однополой беременности, составит 156 календарных дней.

Однако бывает, что больничный лист на дополнительные 16 календарных дней врачи оформляют как первичный. Как поступить в этой ситуации?
В первую очередь можно попросить работницу обратиться в роддом за переоформлением листка. Но женщина может отказать в просьбе, например, по причине отсутствия свободного времени. К тому же медицинское учреждение может не знать номер первичного больничного, которого, как правило, женщине выписывает женская консультация. А ведь согласно пункту 57 Порядка № 624н именно его номер нужно указать в бланке. Поэтому, чтобы впоследствии ФСС России зачел выплаченные вами деньги по больничному листку в связи с осложненными родами, рекомендуется уточнить в своем филиале фонда порядок его оплаты. Для этого стоит направить письменный запрос.

А вот мнение Арбитражного суда Свердловской области по данному вопросу: если весь период временной нетрудоспособности является одним страховым случаем, то его деление на два самостоятельных периода, расходы на выплату страхового обеспечения по одному из которых приняты Фондом к зачету, а по другому – нет, недопустимо (решение от 31 октября 2014 г. № А60-39244/2014).

Обратите внимание вот еще на что. Предоставление двух дополнительных послеродовых отпусков при многоплодной беременности женщины и в случае осложненных родов действующим законодательством РФ не предусмотрено. То есть если работнице уже оплачен больничный на 194 календарных дня, то дополнительный листок нетрудоспособности на 16 календарных дней ей оплачивать не надо.

Как рассчитывается пособие по беременности и родам

Правила расчета декретного пособия прописаны в Законе № 255-ФЗ. Разберемся в них.

Расчетный период

Им являются два календарных года, предшествующих году наступления декретного отпуска. Например, И.И. Ивановой листок нетрудоспособности по беременности и родам был открыт с 10 августа 2015 года. Значит, для расчета суммы пособия бухгалтер должен определить ее заработок за период с 1 января 2013 года по 31 декабря 2014 года. Но если в эти годы (год) сотрудница была в декрете или в отпуске по уходу за ребенком, она вправе написать заявление об учете предыдущих календарных годов (года) в качестве расчетного периода. Главное чтобы их (его) замена привела к увеличению размера пособия (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Средний дневной заработок

Средний дневной заработок определяется по формуле:
СДЗ = ЗП : ЧД,
где ЗП – заработок сотрудницы за расчетный период, ЧД – число календарных дней в расчетном периоде.

Основание – часть 3.1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ.

При расчете учитываются все выплаты сотрудницы, на которые в расчетном периоде ей были начислены взносы в ФСС России, в том числе предыдущими работодателями (ч. 2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). Отмечу, что в последнем случае основанием для включения их в расчет является соответствующая справка о заработке (ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Если у женщины нет возможности предоставить такой документ, например, по причине прекращения деятельности прежнего работодателя, то учреждение должно само направить запрос в территориальный орган ПФР о предоставлении сведений об этих выплатах. Основанием для этого служит заявление женщины. Его форма утверждена приказом Минздравсоцразвития РФ от 24 января 2011 г. № 21н (ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Этим же документом утверждены:

• форма и порядок направления запроса;
• форма, порядок и сроки представления запрашиваемых сведений.

Что касается ЧД, то оно определяется так:
ЧД = Добщ. – Дискл.,
где Добщ. – общее количество календарных дней в двух годах расчетного периода, Дискл. – количество исключаемых календарных дней в двух годах расчетного периода.

Дискл. – это дни, когда сотрудница:

• находилась на больничном по временной нетрудоспособности;
• находилась в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком;
• была освобождена от работы с полным или частичным сохранением зарплаты в соответствии с законодательством РФ, но при условии, что с начисленных сумм за этот период не уплачивали страховые взносы в ФСС России.

Размер среднего заработка в каждом из двух календарных годов ограничен. Он не может превышать предельной величины базы для начисления страховых взносов на соответствующий календарный год. В 2013 году это 568 тыс. руб., в 2014 – 624 тыс.руб.

В случае, если женщина трудится в нескольких учреждениях, средний заработок за каждый календарный год расчетного периода не может превышать указанного ограничения при расчете пособия каждым работодателем.

При этом средний дневной заработок не может превышать размером дневного заработка. Последний определяется путем деления предельных величин баз для начисления страховых взносов в ФСС России, установленных на два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, на 730 (ч. 3.3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). То есть, в 2015 году он не должен превышать 1632,88 руб. ((624 000 руб. + 568 000 руб.) / 730).

Пособие из МРОТ

Пособие по беременности и родам исчисляют из МРОТ (с 1 января 2015 года - 5 965 рублей в месяц) в следующих случаях:

• работница в расчетном периоде не имела заработка (ч. 1.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ);
• заработок сотрудницы за полный календарный месяц меньше МРОТ. В этом случае средний заработок принимают равным МРОТ (ч. 1.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ);
• страховой стаж сотрудницы на момент начала отпуска по беременности и родам меньше шести месяцев. При этом пособие за полный календарный месяц не должно быть больше МРОТ (ч. 3 ст. 11 Закона № 255-ФЗ).

Если сотрудница трудилась в учреждении по графику неполного рабочего дня (недели), то средний заработок необходимо рассчитывать исходя из МРОТ пропорционально продолжительности ее рабочего времени. Но при условии, что выполняется хотя бы одно из двух вышеперечисленных условий.

Учтите: МРОТ может быть увеличен на районный коэффициент. Если конечно работник трудится в местности, где он установлен (ч. 6 ст. 7 и ч. 3 ст. 11 Закона № 255-ФЗ).

Пример. Работница предоставила в учреждение больничный лист по беременности и родам. В декрет она уходит с 10 августа по 27 декабря 2015 на 140 календарных дней. Ее стаж меньше шести месяцев. В расчетном периоде (2013, 2014 годы) заработка у нее не было. Рассчитаем сумму пособия по беременности и родам, руководствуясь пунктом 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.

В связи с отсутствием у сотрудницы фактического заработка в расчетном периоде определяем размер среднего дневного заработка исходя из МРОТ. Он равен 196,11 руб. (5965 руб. x 24 мес. : 730).

Однако за каждый месяц, в котором сотрудница находится в декрете, мы не можем заплатить ей больше, чем 5965 руб. Поэтому посчитаем дневное пособие из МРОТ , и сравним его с полученным средним дневным заработком.

В августе 31 календарный день, значит дневное пособие будет равно 192,42 руб.(5965 руб. : 31 кал. дн.). Это меньше, чем средний дневной заработок исходя из МРОТ. Значит, за один день декрета в августе мы можем заплатить сотруднице только 192,42 руб. Но больничный лист у сотрудницы открыт с 10 августа. Поэтому пособие за этот месяц составит 4233,24 руб. (192,42 руб. х 22 дн.).

Теперь посчитаем дневное пособие в сентябре месяце. Оно составляет 198,83 руб. (5965 руб. : 30 кал. дн.), что больше 196,11 руб. Следовательно, для расчета берем 196,11 руб.

Пособие за сентябрь - 5883,30 руб.(196,11 руб. х 30 кал. дн.).
По аналогии посчитаем и сравним и остальные месяцы, на которые приходится декрет женщины:

• в октябре и декабре 196,11 руб. > 192,42 (5965 руб. : 31 кал. дн.);
• в ноябре 196,11 руб. < 198,83. (5965 руб. : 30 кал. дн.).

Значит, в октябре пособие составит 5965,02 руб. (192,42 руб. х 31 кал. дн.), в ноябре - 5883,30 (196,11 руб. х 30 кал. дн.), руб., а в декабре - 5195,34 руб. (192,42 руб. х 27 кал. дн.)

Таким образом, общая сумма пособия по беременности и родам 27160,20 руб. (4233,24 + 5883,30 + 5965,02 + 5883,30 + 5195,34).

Размер пособия

Пособие по беременности и родам не зависит от страхового стажа сотрудницы и выплачивается в размере 100 процентов ее заработка (ч. 1 ст. 11 Закона № 255-ФЗ).

Чтобы исчислить сумму пособия, бухгалтеру надо умножить средний дневной заработок на число календарных дней, на которые будущей маме выдан листок.

В какой срок назначается пособие

Назначить пособие по беременности и родам бухгалтеру надо в течение 10 календарных дней со дня получение листка нетрудоспособности. А вот выплатить - в ближайший после назначения пособия день, установленный в учреждении для выплаты заработной платы (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Но учтите, что пособие работнице назначается при условии, что за его выплатой она обратилась в учреждение не позднее шести месяцев со дня окончания отпуска по беременности и родам (ч. 2 ст. 12 Закона № 255-ФЗ). В противном случае решение о назначении пособия принимает территориальный орган ФСС России. Но только при наличии уважительных причин пропуска срока обращения за пособием (ч. 3 ст. 12 Закона № 255-ФЗ). Такие причины утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 31 января 2007 г. № 74. К ним относятся:

• чрезвычайные, непредотвратимые обстоятельства (землетрясение, ураган, наводнение, пожар и др.);
• длительная временная нетрудоспособность застрахованного лица вследствие заболевания или травмы продолжительностью более шести месяцев;
• переезд на место жительства в другой населенный пункт, смена места пребывания;
• вынужденный прогул при незаконном увольнении или отстранении от работы;
• повреждение здоровья или смерть близкого родственника;
• иные причины, признанные уважительными в арбитражном порядке, при обращении застрахованных лиц в суд.

За счет каких средств выплачивается пособие

Пособия по беременности и родам выплачиваются полностью за счет средств ФСС России (ст. 4 Закона № 81-ФЗ, подп. «а» п. 17 Порядка № 1012н). Однако фонд вправе не принять к зачету расходы на выплату таких пособий. Причин этому несколько:

• расходы произведены на основании документов, которые неправильно оформлены или выданы с нарушением установленного порядка;
• пособия назначены с нарушением требований законодательства РФ о социальном страховании;
• отсутствуют документы, подтверждающие произведенные расходы (например, больничный лист, справка о сумме заработка с прежнего места работы человека, свидетельство о рождении ребенка).

Основание - пункт 4 части 1 статьи 4.2 и часть 4 статьи 4.7 Закона № 255-ФЗ.

Но если учреждение несогласно с решением ФСС России об отказе в зачете выплат, то оно вправе обратиться в суд и оспорить его. Пример этому – постановление Волго-Вятского округа от 25 февраля 2013 г. № А79-5072/2012.

По мнению регионального отделения фонда, организация преднамеренно приняла на работу беременную сотрудницу для компенсации пособия. То есть:

• трудовой договор с женщиной заключен 20 сентября;
• листок нетрудоспособности от 26 сентября выдан будущей маме на период с 10 августа по 27 декабря, в связи, с чем она не приступала к выполнению своих трудовых обязанностей;
• пособие женщине выплачено работодателем за период с 20 сентября по 27 декабря.

Другими словами, оснований считать ее застрахованным лицом не было.
Арбитры же посчитали принятое фондом решение необоснованным. Вот чем они это обосновали.

Во-первых, обязательному социальному страхованию в связи с материнством подлежат, в том числе, граждане РФ, работающие по трудовым договорам (п. 1 ч. 1 ст. 2 Закона № 255-ФЗ). Такой договор вступает в силу со дня его подписания сотрудницей и работодателем (ч. 1 ст. 61 Трудового кодекса РФ). Значит, женщина имеет право на пособие со дня заключения договора.

Во-вторых, частью 3 статьи 64 Трудового кодекса РФ установлен запрет на необоснованный отказ в заключении трудового договора, в частности, по мотивам, связанным с беременностью женщины.

В-третьих, на 30 неделе беременности женщина вправе отказаться от получения листка нетрудоспособности по беременности и родам. Это следует из пункта 46 приказа № 624н.

Следовательно, суд решил:

• факт того, что женщина не приступила к выполнению трудовых обязанностей в связи с нахождением в отпуске по беременности и родам - не основание для отказа в выплате ей пособия;
• действия организации, заключившей с беременной женщиной трудовой договор, не были направлены на необоснованное получение денег за счет средств ФСС России под видом возмещения пособия по беременности и родам.

То есть организация оплатила больничный лист по беременности и родам обоснованно.

Приведу еще один пример. Учреждение приняла женщину на должность санитарки за один день до наступления отпуска по беременности и родам. В связи с этим представители ФСС России отказали в выделении средств на возмещение расходов по выплате декретного пособия. Обосновав это так:

• преднамеренный прием на работу за один день до наступления отпуска по беременности и родам;
• отсутствие экономической необходимости приема женщины на работу;
• неподтверждение выполнения сотрудницей своих трудовых обязанностей в спорный период.

Однако ФАС Западно-Сибирского округа установил, что факт наличия трудовых отношений между женщиной и учреждением подтвержден следующими документами:

• приказом;
• трудовым договором;
• штатным расписанием;
• копией трудовой книжки.

Кроме того, для подтверждения сотрудницей трудовых обязанностей арбитрам оказалось достаточным выслушать свидетельские показания еще одной санитарки, и увидеть справку о получении беременной заработной платы и пособия.

Таким образом, довод фонда суд отклонил. Ведь при исчислении пособия по беременности и родам учитывается не продолжительность рабочего времени сотрудницы, а страхового стажа и размер зарплаты за два предшествующих календарных года. Тем более вопросы о наличии (отсутствии) у учреждения экономической целесообразности в приеме на работу сотрудников не отнесены к компетенции ФСС России (постановление от 8 ноября 2013 г. № А27-808/2013).

Удерживать ли НДФЛ с пособия

Пособие по беременности и родам не облагается налогом на доходы физически лиц. Об этом сказано в пункте 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ. С этим согласен и Минфин России в письме от 16 сентября 2014 г. № 03-04-09/46390.

1 — дата выдачи больничного, соответствующая дню установления нетрудоспособности (наступление акушерского срока 30 недель);
2 — код причины нетрудоспособности («05» — отпуск по беременности и родам);
3 — предполагаемая дата родов, проставляемая врачом в графе «дата 1» (плюс 70 дней к дате выдачи больничного листа в срок 30 недель);
4 — отметка о постановке на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель) при наличии соответствующего факта;
5 — период нетрудоспособности (140 дней, отсчитывая от дня выдачи листка нетрудоспособности);
6 — должность и фамилия врача и (не обязательно) председателя врачебной комиссии, установивших период больничного по беременности и родам;
7 — дата, начиная с которой в общем случае можно оформлять отпуск по уходу за ребенком до полутора лет или приступить к рабочим обязанностям (остается неизменной при нормальном протекании родов).

1 — номер предыдущего листка, устанавливающего стандартный срок декретного отпуска в 140 дней;
2 — наименование и адрес медучреждения, в который была определена женщина для рождения ребенка;
3 — дата выдачи продолжения листка нетрудоспособности, соответствующая составлению медицинского заключения об осложненном характере протекания родов и необходимости увеличения периода восстановления;
4 — дополнительный трехзначный код «020» для продления декрета (уточнение причины нетрудоспособности, связанное с осложнениями родовой деятельности);
5 — продленный срок освобождения от работы длительностью 16 дней, связанный с необходимостью предоставления по медицинским основаниям дополнительного отпуска по беременности и родам;
6 — измененная дата выхода на работу, начиная с которой возможно исполнение рабочих обязанностей или выход в отпуск по уходу за ребенком до полутора лет.