Как сдать форму 4-ФСС за 2012 год

Светлана Щепетильникова

Практикующий специалист (Главный бухгалтер)

Я всегда считала, что отчет в ФСС - это самая легкая форма. И уж в заполнении 4-ФСС ошибок быть не должно, особенно, если там нет людей с больничными, инвалидов. Но оказалось, что не всё так уж просто. Я провела эксперимент. При помощи контекстной рекламы создала объявление, где предлагала за символическую плату помощь за составление отчетности в ФСС. И честно говоря, я думала, что мне никто не позвонит. Ну, может быть только какой-либо вновь испеченный предприниматель, не успевший найти бухгалтера и вникнуть в суть данного отчета. Но моя помощь потребовалась бухгалтерам. Вот чего я не ожидала! Оказалось, что у нас такое количество жутко запущенных фирм. Где не могут найти предыдущие отчеты, не знают где вообще документы. Преимущественно обращались те, кто только примерял на себя новую роль - бухгалтера одиночки. Но были и те, кого просили друзья, а признаться в том, что, в общем-то, в нюансах зарплаты они уже не сведущи, т.к. у них на этом участке прекрасный работник, как-то было не в моготу.

Но, честно говоря, меня этот эксперимент расстроил. Мне приходилось делать отчет по явно не достаточным сведеньям. Я, конечно, понимаю, что сроки есть сроки. И в них с помощью, чаще всего почты, именно в таких ситуациях, укладываются. Но выправлять, то ситуацию как-то надо.

Детективная история

Поэтому я решила рассказать о полезных сервисах и о том, где и как можно найти нужную информацию. Как говориться "готовь сани летом", так и бухгалтера уже должны задуматься, как им подготовить расчет за 2012 год по форме 4-ФСС, скорее всего с новым разделом и таблицей 10. На сегодня 17.12.2012 есть только законопроект, опубликованный на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты РФ http://www.rosmintrud.ru/docs/mintrud/projects/52

Появление новой таблицы связано с требованием об информировании фонда о проведении аттестации рабочих мест. Новые нормы - новые формы…

Отчетность за 2012 год сдаем по старой форме (данные с официального сайта ФСС)

Что касается новорожденных ИП и ООО, то зачастую их создатели даже не могут сообщить свой регистрационный номер страхователя в фонде. Но вот ИНН, они сообщить в состоянии. Уже хоть что-то. Отправляем счастливых владельцев бизнеса искать учредительные документы и проверять почту, поскольку зачастую информация из фондов поступает в организацию именно по этим каналам. А также сообщаем, что недостающую информацию можно найти в интернете. И направляем по ссылкеhttp://fz122.fss.ru/ . Что там есть хорошего:

• По ИНН вам сообщат регистрационный номер страхователя ( http://fz122.fss.ru/index.php?section=t&service=28&PHPSESSID=dk5b0kv4e93kk1u8a80glmcra6 );
• Можно узнать реквизиты для уплаты страховых взносов в фонд;
• Заполнить расчет, в актуальной редакции.

Все совершенно бесплатно, т.е. даром и без регистраций.

Если вы вдруг еще не знаете каких-либо своих реквизитов, то тогда вам дорога на сайтwww.nalog.ru . Там можно найти сведенья об адресе регистрации, ИНН, КПП, ОГРН.

Ну и у кого есть программа сдачи электронной отчетности, может отыскать всю нужную информацию в данном программном продукте.

Но зачастую «малыши» в самом своем начале не имеют таких ПО.

Все на портал фонда социального страхования

Теперь поговорим об экономических субъектах с «историей». Если по какой-то причине у вас не хватает отчетов, то их следует восстановить. Можно это сделать, как мне кажется, 2 способами:

• запросить копию отчетов в ФСС;
• посмотреть сведенья об имеющихся данных на портале ФСС http://fz122.fss.ru/

Поговорим о портале более подробно. Начнем с того, что к нему у плательщика взносов есть совершенно БЕСПЛАТНЫЙ доступ. Для этого просто надо зарегистрироваться на портале, заполнив не сложную анкету. Распечатать её, подписать у руководства и бегом в ФСС в канцелярию. И где-то недели через две, а то и раньше любуйтесь вы на все имеющиеся в фонде данные. Удобно это и при составлении отчетности, можно четко увидеть дошли ли ваши денежки до получателя. И, следовательно, заблаговременно принять меры об их поиске или информировании ФСС об их наличии, приложив к отчету необходимые платежные поручения с отметкой банка.

Вот вам уже каике-то следы. И если на портале имеется недостающая отчетность, то её можно распечатать, подписать, съездить в ФСС и попросить сотрудников поставить отметку о сдаче отчета.

И еще немного о пользе портала

Хотя выглядит это как реклама, но продолжу. Если вы зарегистрируетесь на портале, кроме уже оговоренных услуг вы получите доступ к следующей весьма интересной информации:

• возможность просмотра планируемых проверок ревизоров. Вы же знаете, что предупрежден, значит вооружен!
• возможность просмотра планируемых проверок ревизоров, если таковые имелись.
• При подготовке отчетов на портале, вам сразу проставят начальные данные, по предыдущим отчетам и полученным фондам оплатам. И сразу проверят отчет на наличие ошибок.
• А также на портале можно произвести расчет больничного листа.

Используйте все имеющиеся возможности да бы делать меньше ошибок, а потом платить намного больше за их устранение.

Заполняем форму

Я знаю 4 способа заполнить форму без материальных вложений, при помощи интеренета:

• Заполнить форму на портале ФСС, бонусом будет автоматический расчет итогов;
• Находим и скачиваем форму в Еxcel и ручками, а так же при помощи формул заполняем;
• Скачиваем на том же портале программу АРМ ФСС и заполняем в ней. Но честно вам признаюсь, я не пользовалась программой, поэтому не могу сказать о её удобстве.
• Можно найти компании, дающие пробный месяц 1С-облака (1с через интернет https://1cfresh.com) и в течение этого времени произвести все расчеты там, плюс опробовать данный сервис.

Сейчас речь пойдет о ручном заполнении расчета 4-ФСС. Ну, просто про другие формы я сейчас технически не могу вести речь, поскольку еще бланк формы на интернет ресурсах не обновлен.

Но и я считаю, что нужно вначале понять принцип заполнения, особенно бухгалтерам, а уж потом отдавать все на откуп программе, которые могут время от времени «глючить».

Большинство работодателей заполняют титульный лист и таблицы 1,3,6,7 и 10. Таблица 10 – по сути, обязательна, поскольку все работодатели и ИП должны были провести её, а на практике всё не столь однозначно. С экономической точки зрения пока выгоднее заплатить повышенные взносы в ФСС, чем провести аттестацию. Что будет дальше жизнь покажет. Остальные таблицы представляются при наличии в них показателей. Поэтому в данной статье речь пойдет именно о чаще всего заполняемых таблицах.

Титульный лист

Вверху каждой страницы расчета указывается регистрационный номер страхователя и код подчиненности (где его взять мы рассматривали выше). Через слеш проставляется дополнительный код обособленного подразделения (при наличии).

Нумерация страниц сквозная и производится после заполнения отчета. Формат заполнения 001. Все листы подписываются уполномоченным лицом и ставится дата подписания. А печать ставится только на титульном листе под подпись стоит реквизит М.П.

При первичном представлении отчета, номер корректировки будет 000, для следующих отчетов за этот же период 001 и так далее. Но на практике корректировки не подаются за 1 квартал, полугодие и девять месяцев. Они обычно корректируются нарастающим итогом, только если допущены ошибки в годовом отчете, есть необходимость подавать корректирующий расчет.

Отчетный период для первого квартала будет 03, для полугодия – 06, для 9 месяцев – 09 и отчет за год – 12. Вторые две ячейки этого поля предназначены для нумерации обращений за выделением страхового возмещения – 01, 02 и т.д. Если обращений не было – 00.

Календарный год – это год, за которые представляется расчет. В нашем случае - 2012.

Поле «Прекращение деятельности» заполняется только в случае прекращения деятельности предпринимателя или ликвидации предприятия. В этом случае необходимо поставить букву «Л». Иначе это поле не заполняется.

Далее указывается полное наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя.

Из учредительных документов заполняем реквизиты:

«ИНН» - организации в первых двух ячейках ставят 00.

«КПП» - заполняют только организации, предприниматели ставят нули.

«ОГРН (ОГРНИП)»

«Код по ОКАТО» из информационного письма органов статистики.

Затем заполняется адрес регистрации: для организаций – юридический адрес, для физических лиц – адрес регистрации по месту жительства.

Первые три ячейки поля «Шифр страхователя» заполняются в большинстве своем, проставляя код 071, а кто платит пониженный процент ищет свой код в Приложении 1 к Порядку заполнения 4 ФСС. Последующие двух ячейках указываются специальные режимы налогообложения:

• 01- Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения;
• 02- Организации и индивидуальные предприниматели, уплачивающие ЕНВД;
• 03- Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие единый сельскохозяйственный налог;
• 00-все остальные.

Далее еще 2 цифры заполняют 00, а казенные и бюджетные учреждения – 01.

Ниже заполняется графа «численность работников» - организации вписывают среднесписочную численность, и число застрахованных лиц, которым проводились выплаты - физические лица. И следом вписываете, сколько из них женщин, инвалидов и работающих, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами.

Как заполнить поле «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю», написано на самом титульном листе. Если проставлен код 2, то вам необходимо будет заполнить поле «Документ, подтверждающий полномочия представителя» вписав реквизиты доверенности и копию доверенности прикрепить к расчету.

Заполнение раздела I

Все табличные формы заполняются в рублях и копейках. Этот раздел предназначен для данных по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и производственным расходам.

Таблица 1

Строка 1 «задолженность за страхователем на начало года» равняется строке 19 Расчета за предыдущий год. Или же остается пустой, если фирмы или ИП не существовало в прошлом году.

Строка 2 – начислено страховых взносов с начала года. Отражаем в соответствующих строках, сколько мы исчислили страховых взносов. Пишем, сколько мы начислили за каждый месяц последнего квартала. В поле «на начало отчетного периода» вписываем сумму, начисленную за 3 предыдущих квартала общей суммой.

Строка 3 заполняем начисленные страховые взносы по актам проверок, если таковые были.

Строка 4 вписываем суммы начисленных страхователем взносов за прошлые периоды.

Строка 5 – не принятые Фондом расходы страхователя за прошлые периоды по актам проверок.

В строку 6 заносятся суммы, полученные из ФСС на расчетный счет в возмещение произведенных расходов по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. И получается, если не было больничных не заполняем.

Строка 7 – возврат на банковский счет излишне перечисленных взносов из ФСС.

Строки 8 и 18 итоговые, как их рассчитать указано в самом расчете.

По строке 9 отражается задолженность Фонда на отчетную дату. Эта сумма расшифровывается на задолженность в части превышения расходов (строка 10) и (или) переплаты взносов (строка 11).

Строка 12 показывает задолженность за Фондом на начало года. В том числе за счет превышения расходов (строка 13) и переплаты (строка 14). Строка 12 равна строке 9 Расчета за предыдущий год.

В строку 15 записываются расходы страхователя с начала отчетного года. Эта сумма состоит из расходов на начало периода и расходов за последние три месяца. Строка 15 должна равняться строке 12 графы 3 таблицы 2 Расчета.

Строка 16 заносим все произведенные оплаты страховых взносов с начала года, в том числе на начало отчетного периода и за последние три месяца. При отражении сумм перечислений за последние три месяца, необходимо записать дату и номер платежного поручения.

Строка 17 – списанная сумма задолженности по недоимке с начала года.

Строка 19 отражает отрицательную разницу строк 18 и 8. В том числе отражается недоимка. Если разница между строками 18 и 8 положительна, то выносим её в строку 9 и расшифровываем в строках 10 и 11.

Таблица 3

Строка 1 заполняется на основании выплат указанных ст.7 ФЗ № 212-ФЗ от 24.07.2009, т.е. все выплаты работникам, на которые начисляются страховые выплаты, а если попытаться еще упростить, то для начинающих фирм это просто заработная плата работников за отчетный период.
Строка 2 содержит суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами на основании ст.9 ФЗ № 212-ФЗ. Сюда относятся выплаты, учитываемые в таблице 2.

В строку 3 записываются выплаты свыше установленной предельной величины (512 000 на сотрудника за 2012 г.) для начисления страховых взносов. На выплаты свыше этой суммы взносы не начисляются.

Строка 4 – итого база для начисления страховых взносов равна разнице между строкой 1 и строками 2 и 3.

Строка 5 записываем сумму выплат в пользу инвалидов из строки 4.

Строка 6 для отражения информации о выплатах физическим лицам в области фармацевтической деятельности, а строка 7 – выплаты членам экипажей судов.

В конце проведите проверку: сумма по строке 4 гр.3 умноженная на тариф страховых взносов должна быть равна сумме строки 3 таблицы 1.

Заполнение раздела II

Раздел посвящен страховым взносам от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходов на выплату страхового обеспечения. Или как можно услышать в бухгалтерии взносы на НС и ПЗ.

Таблица 6

Строка 1 – вносим суммы выплаты в пользу работников с начала года (если совсем упрощенно, сумму заработной платы за год).

Строка 2 за последние три месяца с разбивкой по месяцам (строки 3, 4, 5).

Строка 1 также прописывается тариф страховых взносов (гр.6), скидки и надбавки к тарифу (гр.7, 8, 9) и размер тарифа с учетом изменений.

Таблица 7

В данной таблице рассчитываются страховые взносы исходя из начисленной базы и тарифа из предыдущей таблица. Заполняем её аналогично таблице 1 раздела I.

Строка 1 записывается задолженность страхователя на начало года, Строка 10 – задолженность фонда на начало года. Начисление страховых взносов, расходы по обязательному страхованию и уплата страховых взносов.

Проверка: сумма по строке 2 должна быть равна сумме строки 1 гр.3 таблицы 6 умноженной на тариф страховых взносов (строка 1 гр.10).
Если разница между суммами Строка 14 и строке 8 положительна, то результат записывается в строку 9, а если отрицательна – в строку 15.

Таблица 10

Её ФСС в своем письме от 2 октября 2012 г. N 15-03-11/07-12612 просил заполнять уже за 9 месяц 2012 г. и прикладывать к отчету. Основанием для данной просьбы служит пп 18 пункта 2 статьи 17 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" страхователь обязан сообщать страховщику обо всех известных обстоятельствах, имеющих значение при определении страховщиком в установленном порядке надбавок и скидок к страховому тарифу, в том числе сведения о результатах аттестации рабочих мест по условиям труда и проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотрах работников, подлежащих указанным осмотрам.

Таким образом, данные для заполнения данной таблицы берутся из отчета аттестующей компании и вписываются в таблицу. Ну, или просто впишите общее количество рабочих мест работодателя. И значить это будет, что льгот у вас не будет. Но помните, что обязанность по проведению аттестации рабочих мест у вас все же остается.

Но эту таблицу надо заполнять только за 9 месяцев. По этой причине и не была утверждена новая форма отчета

Мы сдаем 4-фсс по старой форме

http://funstatement.ru