Как составить идеальную должностную инструкцию специалиста по МСФО

Для руководителя отдела, старшего специалиста и простого специалиста по МСФО лучше составлять разные должностные инструкции, так как обязанности, ответственность и подчинение у этих сотрудников отличаются.

В инструкции необходимо уточнять, в каком подразделении (управлении, отделе) работает конкретный специалист, название должности (бухгалтер по международной отчетности или др.) и категорию должности (специалист или др.). Это поможет избежать путаницы.

Надо четко обозначать обязанности работников, чтобы каждый знал, кто и за что отвечает в своей работе.

Формирует международную финансовую отчетность. В этом пункте важно уточнять, в каких конкретно стандартах составлять отчетность (МСФО, US GAAP, UK GAAP и т. д.), а также с использованием каких автоматизированных систем учета (SAP, 1C, Excel, Hyperion и т. д.). Здесь следует также обозначить и то, что сотрудник обязан участвовать в подготовке итогового годового комплекта финансовой отчетности компании и при необходимости в формировании управленческих отчетов.

Участвует в трансформации отчетности. К этому надо также добавить то, что сотрудник вовлечен в консолидацию отчетности. И уточнить, для какого подразделения он делает трансформацию, при помощи каких стандартов и в какие сроки.

Пишет методические указания и рекомендации по учету. Разрабатывает методики и внутрифирменные стандарты. Кроме того, обязанностью специалиста по МСФО может стать разработка учетной политики компании для целей МСФО, подготовка внутренних регламентов, форм трансформационных, консолидационных таблиц и других аналогичных документов.

Взаимодействует с аудиторами, оценщиками, консультантами и др. В этом пункте должностной инструкции важно определить объем такого взаимодействия. Например, следует уточнить, что общение специалиста с аудиторами и консультантами ограничено подготовкой и предоставлением информации по их запросам. Сюда же следует добавить информацию о взаимодействии специалиста по МСФО с руководством компании по вопросам, возникающим в процессе аудита, оценок, консалтинговых проектов, с IT-службой и т. п.

Курирует сбор информации от подразделений компании. А также осуществляет взаимодействие с дочерними компаниями и головным офисом с целью обеспечения ежемесячного закрытия бухгалтерских книг компании. Здесь же можно добавить то, что сотруднику надо учитывать ошибки при сборе данных и трансформации, которые встречаются в практике предприятия.

Обеспечивает акционеров и директора данными о финансовом положении компании. В первую очередь речь идет о стандартных ежемесячных и годовых отчетах, в том числе и для собрания акционеров и совета директоров. По запросу руководства специалист обязан предоставлять и другую необходимую информацию стандартного и нестандартного характера (в инструкции можно конкретно написать, какую именно).

Консультирует руководство. Сюда же должно войти консультирование сотрудников дочерних компаний.

Содержит финансовые документы в порядке, ведет их архив. В моей практике был случай, когда специалист, уволившись из компании, оставил в беспорядке файлы на компьютере – электронные копии документов были разбросаны по всему серверу. Чтобы такая ситуация не повторилась, мы внесли в должностную инструкцию обязанность: содержать свое рабочее место и файлы в порядке с последующим оформлением документов и сдачей в архив.

Обеспечивает функции внутреннего контроля в компании. Такую функцию лучше включить в должностную инструкцию руководителя отдела МСФО. Но чтобы контроль был независимый, подготовкой отчетности и ее проверкой должны заниматься разные специалисты.

Иногда специалиста по МСФО просят выполнить функции бухгалтера, подписать какие-либо финансовые документы. Здесь лучше всего исходить из каждой конкретной ситуации: некоторые функции бухгалтера выполнить можно. А вот подписывать документы, которые напрямую не относятся к деятельности специалиста по МСФО, не рекомендуется.

В должностной инструкции отражают прежде всего право специалиста МСФО получать информацию, необходимую для своей работы. При этом стоит уточнить, какие данные он может использовать. И с какими специалистами при этом взаимодействует.

В инструкции стоит отразить, что сотрудник отвечает, во-первых, за некачественную работу. Во-вторых, за несоблюдение нормативных документов, регулирующих работу специалиста по МСФО (в том числе внутренних). В-третьих, за предоставление искаженной информации о своей работе. В-четвертых, за неправомерный доступ к компьютерной информации, создание, использование и распространение вредоносных программ для компьютера и т. п.

Алексей Шаймарданов, директор по международной отчетности ЗАО «Полюс»:

– Недавно наша компания переходила на более совершенную систему для подготовки МСФО-отчетности. При этом в должностной инструкции не было обязанности сотрудников по организации внедрения и дальнейшей поддержке программных продуктов по подготовке МСФО-отчетности. Формально сотрудники могли бы отказаться от этой работы. Поэтому теперь хотим включить этот пункт.

Марина Селезнева, главный бухгалтер УК «Промышленно-металлургический холдинг»:

– Если штат отдела меньше 10 сотрудников, удобнее разработать единую должностную инструкцию. Такая система эффективна как для работодателя, так и для работника. Так, работодатель будет уверен в том, что, если какой-либо сотрудник отсутствует, коллеги могут выполнить его работу. Для человека периодическая смена участка работы способствует росту профессиональной квалификации и подогревает интерес к работе.