Как влияет open space на работу сотрудников

Обычно компания выбирает открытое офисное пространство для экономии на аренде и обеспечения взаимодействия сотрудников. Но множество исследований показало, что open space скорее вредны для компаний, чем полезны.

Ученые Ethan S. Bernstein and Stephen Turban взяли для эксперимента 52 сотрудника одной компании из отделов: технологического, продаж и ценообразования, HR, финансового, развития продукта, также в группу включили уровень топ-менеджмента. Сотрудники работали в кабинетах. На них надели датчики, отслеживающие, с кем они общаются, как часто общаются, сколько электронных писем отправляют и получают каждый день и так далее. Информацию собирали в течение трех недель. Далее пересадили весь отдел на ту же самую площадь, но в условиях опен спейс. Через три месяца ученые снова надели на них датчики и замерили все те же показатели общения и электронных писем. И снова исследование длилось три недели.

Результаты показали, что эти 52 участника сократили живое общение на 72% после переезда на новое рабочее место. До эксперимента на одного сотрудника приходилось около 6 часов общения ежедневно, после эксперимента каждый сотрудник общался около двух часов ежедневно. Несмотря на то, что каждый сотрудник мог видеть своих коллег на рабочем месте, акцент с живого общения сместился на общение по электронной почте. Участники суммарно отправили на 56% больше электронных писем, чем до эксперимента. Переписываться в мессенджерах стали на 67% чаще.

Руководители этой компании после эксперимента подтвердили, что производительность сотрудников снизилась. Как именно — в исследовании не написано.

Также открытое офисное пространство провоцирует постоянное отвлечение сотрудников от работы. При этом профессор университета Каролины Gloria Mark выяснила, что каждый сотрудник отвлекается на различные факторы: сообщение, звонок или личное общение каждые три минуты и пять секунд. А если выполняются рабочие задачи на компьютере или телефоне, то работники отвлекаются каждые две минуты и 11 секунд, что если отвлечь человека, выполняющего вдумчивую и сосредоточенную работу, ему требуется в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы снова погрузиться в умственную деятельность. Добавьте к этому еще наше стремление к многозадачности, вот и получится, что мы постоянно прерываемся и снова загружаемся в процесс в течение 23 минут.

Психолог Nick Perham изучал влияние офисного шума на когнитивные способности человека и обнаружил, что офисный шум ухудшает способность работников запоминать информацию и выполнять элементарные арифметические действия. Прослушивание музыки как попытка абстрагироваться от шума не помогает, даже усугубляет проблему.

Michel Brill и компания BOSTI Associates провели исследование «Опровержение распространенных мифов о дизайне рабочего места». В течение 6 лет они изучали мнение 13 тысяч респондентов из 40 компаний. Так, они изучили и оцифровали влияние офисной среды на следующие факторы:

В ходе исследования была изучена проблема влияния отвлекающих факторов на способность людей выполнять работу сосредоточенно в зависимости от типа офиса. С увеличением числа сотрудников в офисе растет процент респондентов, отмечающих негативное влияние разговоров коллег на их сосредоточенность и фокусировку внимания.

Результаты показали, что чем более открыто рабочее пространство, тем больше людей отвлекают разговоры других, причем 65% всех респондентов, находящихся в открытом пространстве, «часто отвлекаются».

Мы недавно проводили исследование по удовлетворенности и вовлеченности персонала и добавили в опросник факторы удовлетворенности рабочим местом. Гипотеза заключалась в том, чтобы проверить различия между уровнем удовлетворенности и организацией рабочего места: кабинет или open space. Как и следовало ожидать, уровень удовлетворенности сотрудников рабочим местом в кабинете значительно выше, чем в открытом офисном пространстве. Различия были статистически значимы. Но это был не совсем чистый эксперимент, контрольной группы у нас не было.

Но есть и положительное влияние совместного пространства на решение командных задач. Так, например, так же Gloria Mark провела исследование по сотрудничеству инженеров NASA. Они поместили группу из 17 инженеров в одну комнату для проектирования космического корабля, и они смогли сократить время работы с шести месяцев до девяти часов. Одна из причин заключается в том, что они могли сразу же отслеживать ошибки, и им не нужно было переделывать дизайн.

Проектируя офисное пространство, компаниям нужно сохранить место для «тихих зон», где сотрудники смогут подумать, где они не будут слышать коллег, разговаривающих по телефону.

Необходимо создавать более уединенные условия работы для сотрудников, занимающихся умственной деятельностью: юристов, финансистов, бухгалтерию, специалистов по компенсациям и льготам, аналитиков, разработчиков и так далее. Не нужно их объединять с сотрудниками отдела продаж, клиентским сервисом, маркетологами и рекрутерами и другими «шумными» отделами.

Если какие-то отделы или проектные команды должны работать сообща над командными задачами, для них необходимо сделать общие рабочие зоны. Конечно, open space скорее всего никуда не денется из офисов, но компаниям нужно помнить опыт данных исследований, негативное влияние на работоспособность сотрудников и учитывать его в проектировании офисного пространства.