Как выбрать кассу для интернет-магазина

С 1 июля 2017 года каждый предприниматель, который принимает платежи онлайн, должен фискализировать их в режиме реального времени. При этом ИП, работающие на упрощенной системе налогообложения, могут передавать в налоговую общую информацию в чеке, например, номер заказа, без указания его состава. Юридические лица на УСН или основной системе налогообложения обязаны передавать в чеке весь заказ попозиционно.

Обязанность фискализировать все платежи касается и розничных продавцов, которые имеют дополнительный канал онлайн-оплат. Иногда предприниматели, у которых розничная точка работает на ЕНВД, ошибочно полагают, что им не нужна касса для онлайн-платежей, ведь деньги и так поступают на расчетный счет и с них уплачивается налог. На самом деле даже при работе по патенту или УСН при онлайн-оплате чек покупателю нужно отправлять сразу же.

Наша компания работает на рынке онлайн-касс уже три года — мы разрабатываем кассовые приложения, предлагаем гибкие, настраиваемые решения для самых разных задач: онлайн-торговли, розничных точек, курьерских служб и так далее. К нам часто обращаются владельцы интернет-магазинов, и мы видим, что не каждый предприниматель знаком со всеми нюансами кассового законодательства. А между тем, правильный выбор кассового решения для интернет-магазина может в разы сократить затраты на фискализацию платежей. Опираясь на собственный опыт и успешные кейсы наших клиентов, мы собрали в этой статье все советы по выбору кассы для онлайн-платежей.

В зависимости от того, насколько активны онлайн-продажи, можно использовать один из двух подходов к фискализации платежей.

В этом случае кассовое программное обеспечение интегрируется напрямую с платежной формой на сайте. Форма отдает кассе команду на фискализацию документа и отправку чека на электронную почту покупателя. Email клиента — обязательный атрибут, без которого нельзя принимать платежи онлайн.

Если у продавца очень мало онлайн-продаж и он не готов платить за интеграцию такого сервиса, можно обойтись обычной кассой (смарт-терминал или планшет с кассовым ПО), которая в любом случае подключена к CRM или ERP-системе. Для каждой покупки вручную выбирается операция «Формировать чек», чек формируется вручную из каталога и отправляется на электронную почту покупателя.

Некоторые интернет-магазины и сервисы присылают чеки спустя несколько дней. Скорее всего, они с какой-то периодичностью обрабатывают сразу большой массив заказов. Закон обязывает выдавать или отправлять клиенту чек в момент расчета, если есть такая техническая возможность. Но при этом, подать данные в ОФД можно в течение месяца после оплаты.

Я рекомендую отчитываться за прием денег сразу же, чтобы и у покупателя, и у продавца была возможность подтвердить факт покупки. Клиент может оспорить списание с карты за полученный товар или услугу, если не был выдан чек. Он может аргументировать свою позицию тем, что карта и телефон украдены, он не совершал платеж и документа, подтверждающего покупку, у него нет.

Касса для онлайн-продаж — это небольшое устройство, подключенное к интернету. Она может находиться как в офисе продавца, так и в дата-центре поставщика услуг. Устройство получает данные с сайта, формирует чек, отправляет его в ОФД, а копию — на электронный адрес клиента.

Также это может быть и обычная ККТ, которая печатает бумажные чеки. В этом случае необходимо установить на нее программное обеспечение, которое будет взаимодействовать с сайтом по описанной выше схеме.

Для начала любой интернет-магазин должен выбрать поставщика услуг по приему платежей. Здесь рекомендуется смотреть на ставки эквайринга: они варьируются от 2 до 3,5%. Для интернет-платежей они выше, чем для физических — в онлайне выше вероятность фрода.

Затем на сайт устанавливается форма для приема платежей, которая интегрируется с кассовым приложением. Здесь есть свои нюансы, которые зависят от платформы самого интернет-магазина.

1. Есть готовый платежный модуль для CMS, на котором работает сайт. Клиент оплачивает заказ, платеж проходит, платежная система передает сайту подтверждение. CMS-система передает информацию о платеже кассовой программе, которая фискализирует платеж: отправляет данные в ФНС и чек клиенту.

2. Если модуля для CMS нет, можно разместить на сайте готовую платежную форму, которая взаимодействует напрямую с кассой. Она работает точно так же, передавая кассе подтверждение платежа и данные для отправки чека.

Я рекомендую принимать во внимание три фактора при выборе поставщика услуг онлайн-фискализации:

1. Интеграция с CMS-системой и платежным агрегатором. Посмотрите, есть ли у поставщика готовые модули или возможность доработки приложения для интеграции с вашей системой управления сайтом. Уточните, работает ли поставщик кассового решения с вашим платежным агрегатором.

2. Подход к интеграции. Некоторые компании, особенно давно работающие на рынке, предлагают готовые модули для подключения кассы к различным системам. Есть поставщики с простым и удобным API, которые реализуют более гибкие решения. Такие интеграции легко настраивать под конкретные, часто очень специфические задачи продавца.

3. Стоимость услуг. С этим фактором все очевидно, каждый ориентируется на свои возможности.

Оборудование для фискализации онлайн-платежей можно взять в аренду. Я рекомендую использовать этот подход, когда речь идет о сезонном бизнесе или о разовом проекте, например, о продаже билетов на мероприятие. В других случаях целесообразнее выкупить оборудование. Его можно разместить в офисе продавца или оставить в дата-центре поставщика.

Часто интернет-магазины переходят в омниканальный формат — открывается шоурум, собственный пункт выдачи. Если интернет-магазин принимает только онлайн-оплату, то бумажный чек выдавать вместе с покупкой не обязательно. Но если речь идет об оплате при получении заказа, ситуация меняется.

Для таких случаев закон предписывает иметь собственную кассу для каждого канала продаж — решение для фискализации онлайн-платежей, рассмотренное выше, и физический кассовый аппарат, который печатает чеки, для каждой розничной точки продаж. Предприниматель заключает два договора с ОФД, платит за два фискальных накопителя.

Но есть и более эффективные решения, которые позволяют не только принимать оплату на сайте, но и комбинировать разные каналы оплат. Если бизнес предполагает физическую встречу с клиентом — в розничной точке или с курьером — рекомендуется ставить одну кассу на все каналы продаж. Под управлением специального программного обеспечения она будет печатать чек за физические покупки, в автоматическом режиме фискализировать продажи с сайта, а также при необходимости подключать кассы для курьера. Все это будет работать с одним фискальным аппаратом.

При правильном подходе такие платформы, как правило, строятся индивидуально под каждого заказчика. Выбирая поставщика для омниканальных решений, стоит обращать внимание на уже реализованные кейсы и отзывы клиентов с аналогичными задачами.