Скопировать ссылкуДля многих сотрудник главные ассоциации, связанные с совещаниями, – продолжительное и расслабленное сидение в переговорных, долгие и пространные разговоры... Ни для кого не секрет, что провести эффективное совещание – не так просто. Нужно следить, чтобы обсуждение не уходило от темы, не переходило «на личности», чтобы участникам удалось принять действительно полезные решения.
Все эти задачи усложняются ещё и тем, что сотрудники, удобно устроившиеся в креслах, часто чувствую себя слишком расслабленно: увлечённо рисуют в блокнотах, развлекают себя любимыми лэптопами... Чтобы обсуждение дало результат, участников приходится постоянно «шевелить», заставлять следить за темой.
Поэтому всё популярнее становятся быстрые планёрки «на ногах», или – как их принято называть на «офисном наречии» – топтушки. Особенно часто такие стоячие совещания используют высокотехнологичные компании. Они быстрее других подхватывают новые идеи, да и ситуация, когда банальные заседания в переговорных по сути равны ничегонеделанию, в этой динамичной сфере особенно критична.
Задачи руководства при выборе такого стиля общения с подчиненными понятны — уйти от практики затяжных переговоров, участники которых мало того, что зачастую не включены в процесс, так еще и нередко пускаются в пустые разглагольствования.
Например, разработчик продуктов программного обеспечения, компания Atomic Object начинает рабочий день с планерки. Присутствие на ней обязательно, все нерабочие обсуждения сведены к минимуму, а само совещание проводится стоя.
Как показывает практика, такие планерки «на ногах» редко идут дольше пяти минут, и после них сотрудники сразу приступают к работе. Такой формат совещания не позволяет просто откинуться на спинку стула, включить лэптоп, расслабиться и потерять рабочий настрой.
Как пишет The Wall Street Journal, идея проводить совещания стоя зародилась давно. Именно так в некоторых случаях поступало военное командование еще во время Первой мировой войны. В мирное время эту практику взял на вооружение бизнес.
Что думают про «топтушки» учёные? В 1998 году Ален Блюдорн, ученый из Университета Миссури, провел исследование и выяснил, что «на ногах» совещания не только проходят быстрее, требуют примерно на треть меньше времени, чем традиционные заседания в переговорных, но и обеспечивают неплохое качество принимаемых решений.
Компанией VersionOne в 2011 году было опрошено свыше 6 тысяч работников высокотехнологичных компаний, 78% из которых сообщили, что у них проводятся ежедневные короткие «линейки».
Но мало провести совещание стоя. Здесь тоже есть свои хитрости! Для скорости есть смысл назначать совещания перед обедом. Марк Тонкеловитц из Facebook, в одном из своих интервью отметил, что устраивает 15-минутные летучки четко в полдень, поскольку это должным образом мотивирует сотрудников излагать свои мысли внятно и кратко.
Ещё один момент, требующий повышенного внимания – опоздания сотрудников. Общая устанвка должна быть такая: никаких опозданий. Опоздавшие не должны допускаться на совещание, потому что тогда совещание резко потеряет темп. Учитывая, что общее время такой «стоячей планёрки» невелико, опоздавшие просто не успеют включиться в процесс. А просто так «постоять за компанию» нет никакого смысла.
Яном Витуцки из Adobe Systems было подсчитано, что суммарные потери на ежедневных задержках планерки из-за опозданий сотрудников, можно приравнять к времени потраченному на разработку одного нового продукта. Сразу после этого в компании был введен символический штраф 1 доллар за каждое опоздание.
Также на некоторых предприятиях в качестве сигнала к сбору сотрудников используется музыка. Например, в подразделении Turnstone мебельной компании Steelcase, с недавнего времени на летучку сотрудников собирает Элвис Пресли и его «A Little Less Conversation» («Поменьше разговоров»).
В жизни каждой компании случаются дни, когда даже «топтушки» являются в прямом смысле слова непозволительной роскошью. Тогда можно использовать ещё более мобильные технологии: совещания «без отрыва от производства». Это может быть виртуальное обсуждение проблемы через корпоративный чат, почту и т.п. Но полностью заменить живое общение они всё-таки не могут. Поэтому у «топтушек» есть серьёзное преимущество не только перед «сидячими» совещаниями, но и перед более продвинутыми технологиями.
