Как снизить расходы на телефонную связь

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье:

Оптимизировать расходы на связь можно при помощи как организационных, так и технических решений. Прежде чем подробнее рассмотреть те и другие, сделаю оговорку. Многие термины в этой статье – такие как IP телефония, приземление трафика, биллинговый отчет – возможно, будут Вам незнакомы. Но в наши дни любому руководителю небесполезно хотя бы примерно представлять, что они означают. Поэтому пугаться не надо – всему можно научиться. В самом деле, мы сейчас каждый день спокойно пользуемся тем, что нашим бабушкам и дедушкам кажется немыслимо сложным: компьютером, мобильным телефоном… Впрочем, многие бабушки и дедушки тоже вполне освоили мобильник – даже научились набирать эсэмэски. Давайте же и мы, не боясь мудреных слов, перейдем к нашей теме.

Это первый и самый главный шаг. Такие переговоры нужно провести со всеми операторами: проводной связи, мобильной сети, интернет-провайдером, поставщиком иных телекоммуникационных услуг. Ваша цель – остаться их клиентом, добившись при этом удешевления сервиса. Чтобы достичь этой цели, объявите тендер на поставку услуг связи. Так можно добиться 40–50-процентного сокращения затрат, ничего не меняя – ни оператора, ниинженерные коммуникации. Этот способ особенно хорош именно сейчас, потому что в кризис все поставщики стали намного гибче и сговорчивее, а операторы связи в целом по рынку снизили свои предложения почти на 50%.

Договоритесь с оператором о предоставлении биллингового отчета – документа, фиксирующего все входящие и исходящие звонки. Практически у всех поставщиков эта услуга бесплатна. Помимо отчета, можно запросить и его анализ, который покажет, кто из сотрудников больше всех звонит и чьи переговоры особенно затратны. Если у Вашей компании устаревшая мини-АТС, не исключена проблема с определением исходящих звонков: Вы не увидите, кто звонил. Я рекомендую в таком случае заменить ее (современная мини-АТС стоит в пределах 2–4 тыс. долл. США). После этого Вы сможете отслеживать, с какого рабочего места и куда звонили, а также сколько времени длился каждый разговор. Полученная информация позволит Вам принять необходимые меры – например, ограничить доступ к междугородней и международной связи тем, на чью работу это не повлияет. При этом раз в квартал есть смысл пересматривать списки сотрудников с ограниченным доступом соответственно изменениям функциональных обязанностей специалистов. Также выясните, в каких случаях Вашим работникам действительно не обойтись без телефона. Все прочие коммуникации переведите в Интернет. Распоряжением по компании предпишите использовать для общения с коллегами, партнерами, а в некоторых случаях и с клиентами такие средства, как электронная почта, интернет-мессенджеры (ICQ и т. п.), Skype.(см. Какие возможности дает Skype). Эти каналы связи намного дешевле – расходы снизятся в 20–25 раз.

Skype – бесплатная программа, которую Вы можете установить на обычный настольный компьютер или ноутбук. Все, что потребуется

дополнительно, – это микрофон и наушники. Скачать программу можно на сайте www.skype.com.

Skype позволяет:

Сегодня многие компании перешли на Skype. Проводятся даже конкурсы на лучшее использование этой программы. По словам участников таких конкурсов, Skype дает возможность предприятиям сэкономить от 30 до 80% расходов на телефонную связь. Особо стоит сказать о панели управления «Skype для бизнеса». Это бесплатное веб-приложение предоставляет детализированный отчет о звонках корпоративных пользователей программы, существенно упрощая не только контроль затрат на связь, но и, например, управление интенсивностью работы отдела продаж и других подразделений, деятельность которых предполагает постоянные телефонные переговоры.

По материалам книги Глеба Архангельского «Работа 2.0. Прорыв к свободному времени»

(М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010)

Если Ваша компания рассчитывается за мобильную связь по тарифу с абонентской платой, не исключено, что лучше его сменить на тариф с повременной оплатой. В ряде случаев это позволяет оптимизировать расходы, и многие предприятия уже использовали такую возможность. Однако отказ от тарифа с абонентской платой не всегда выгоден, поэтому, прежде чем решиться на этот шаг, убедитесь, что он действительно даст желаемый результат. Есть еще один способ сэкономить: попробуйте договориться об абонентской плате, равной средним месячным расходам предприятия на сотовую связь (или даже чуть меньшей). Замечу, однако, что этот способ подойдет лишь тем компаниям, у которых число подключенных по договору телефонов больше 25: притменьшем количестве номеров оператор вряд ли согласится предложить Вам какие-то особые условия. Кроме этого, небесполезно изучить тарифы другого оператора: возможно, они окажутся выгоднее. Я, например, сэкономил на связи именно благодаря смене оператора. Также разберитесь, кому из Ваших сотрудников на самом деле нужен мобильный телефон, а кто может обойтись и без него. Например, офисным работникам, в чьи обязанности не входят разъезды, мобильник можно и не оплачивать. Если же Вам требуется, чтобы все сотрудники всегда были на связи – даже при перемещении по офису, – купите им переносные аппараты (они называютсят DECT-телефоны).

Это будет полезно компаниям, имеющим филиалы. Перенаправление выполняется средствами IP-телефонии: телефонная станция филиала подключается через Интернет к станции головного подразделения так, чтобы исходящие звонки по традиционной проводной связи шли только из центрального офиса. После этого все переговоры компании обслуживаются одним оператором, и при таком солидном трафике предприятие может рассчитывать на скидку. Кроме того, звонки из филиалов и сами по себе становятся дешевле, так как тарифы на международные и междугородние переговоры в крупных городах (где обычно и располагаются головные офисы) ниже. Наконец, использование такой схемы облегчает Вам контроль звонков – все переговоры теперь фиксируются в едином биллинговом отчете. Расскажу о крупном предприятии с головным офисом в Санкт-Петербурге и производственными площадками в Ленинградской области и других регионах России. Анализ расходов на связь показал руководству, что особенно затратными оказываются постоянные переговоры между офисом и производствами. После этого телефонные станции на местах были подключены к станции в Петербурге с введением на всем предприятии единых внутренних номеров, что позволило сократить затраты почти в 10 раз.

Для этого Вам придется дооснастить свою телефонную станцию (или приобрести новую). Звонки с IP-телефонов идут через Интернет, а затем приземляются* местным оператором и доходят до абонента проводной связи. Такая схема обеспечивает экономию в 4–10 раз. Аппараты проводной связи стоят от 20 до 50 долл. США, IP-телефоны – от 100 до 400; телефонные станции, совместимые с IP-телефонами, в полтора-два раза дороже обычных. Но эти инвестиции окупятся быстро. Допустим, сейчас Ваша компания ежемесячно платит за телефонную связь 100 тыс. руб. Тогда после перехода на IP-телефоны затраты составят максимум 10 тыс. руб. в месяц (в основном это будет плата за приземление трафика). Таким образом, ежемесячный выигрыш в 90 тыс. руб. позволит окупить расходы на технику за год. Помимо этого, можно экономить и на объеме исходящего трафика: IP-телефонные станции позволяют запрограммировать любые ограничения – например, блокировать звонки работников по всем номерам, не входящим в заранее составленный список. Такие меры, как правило, вызывают недовольство сотрудников, но, если компания хочет снизить затраты на связь, не стоит принимать это в расчет – в конце концов, у каждого есть личный мобильник, которым можно пользоваться для решения любых нерабочих вопросов.

* Приземление – перевод звонка, идущего через Интернет, в формат, воспринимаемый аппаратом проводной связи.

Это более сложный способ, предполагающий разработку специальной программы с учетом потребностей именно Вашей компании и либо установку ее на компьютеры Ваших контрагентов, либо предоставление им доступа к Вашему интернет-ресурсу. В одной из компаний, где я работал, такая электронная система позволила добиться 30-процентного сокращения расходов на связь, обеспечив экономию более 100 тыс. руб. в месяц, так что затраты на создание программного продукта окупились за полгода. На том предприятии 80 менеджеров по продажам постоянно сидели на телефоне, то предлагая товары, то принимая заказы. Наименований продукции было около 4000; звонки шли по всей России. Дорогие IP-телефоны компания покупать не хотела, а более дешевые не прошли тестирования: бесперебойной связи они не обеспечивали, зато тормозили работу компьютеров. Когда же была внедрена новая система, работа стала строиться так: все данные (по наименованиям, наличию продукции и т. п.) постоянно обновлялись; клиенты сами ставили галочки напротив нужных им товаров и вписывали требуемое количество; заказ автоматически обрабатывался, после чего автоматически же отправлялся запрос подтверждения; клиенты подтверждали заказ нажатием одной кнопки; наконец заказ попадал к менеджеру по продажам, у которого теперь не возникало никакой необходимости связываться с клиентом по телефону (разве что в исключительных случаях). Таким образом мы не только сократили расходы на связь, но и значительно уменьшили ресурсные затраты на оформление заказов, что позволило поднять производительность труда и снизить издержки на персонал.

Хочу предостеречь Вас от резких и необдуманных решений. Не всегда, чтобы сэкономить, необходимо что-то сокращать. Ищите варианты, сравнивайте. В наши дни максимально доступная и надежная связь – непременное условие ведения дел. Она так же необходима Вашим сотрудникам, как и связки нашим суставам. Неадекватное сокращение затрат может затормозить рост Вашего бизнеса и воспрепятствовать его успеху.