Командировка: ценные советы бухгалтеру

Сразу стоит сказать, что на сей раз речь пойдет о разъяснениях, которые Минтруд России привел в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 (далее – письмо). В области «исследования» мини­стерства – оформление необхо­димых документов, связанных со служебными командировками, а также вопросы учета рабочего времени на период отсутствия сотрудника, порядка создания комиссий по расследованию несчастных случаев и др. Будем разбираться последовательно.

А нужно ли командировочное удостоверение?

В письме прежде всего указано на произошедшие изменения в оформлении документов, свя­занных с направлением сотруд­ника в командировку. Вступив­ший в силу с 1 января 2013 года Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтер­ском учете» отменил обязан­ность работодателя использовать в своей деятельности унифици­рованные формы первичной учетной документации. Вполне логично, что и применение уни­фицированной формы команди­ровочного удостоверения с этого года также необязательно.

Между тем остаются обяза­тельными к оформлению фор­мы, относящиеся к первичным учетным документам, которые действуют на основании других федеральных законов. Из чего следует, что вернувшийся из слу­жебной командировки работник обязан приложить к авансовому отчету оригиналы счета за гос­тиничные услуги, билеты и иные документы, подтверждающие расходы, связанные с выполне­нием служебного задания.

Таким образом, отпадает на­добность, как это было ранее, по­лучать подпись должностного лица и печать организации, куда направляется сотрудник, в ко­мандировочном удостоверении.

С другой стороны, привыч­ный «шаблонный» документ с «синей печатью» обосновывал нахождение сотрудника вне мес­та своей работы и являлся свое­образным пропускным докумен­том в организацию, в которую он был командирован. Например, при несчастном случае во время служебной поездки командиро­вочное удостоверение – факт ис­полнения работником своих трудовых обязанностей или на­хождения на территории пред­приятия, имеющего опасные производственные объекты. По­этому теперь в этих целях коман­дированному работнику стоит иметь хотя бы копии служебного задания или приказа на коман­дирование. Для случаев примене­ния привычного командировочного удостоверения (почему бы не пользоваться именно им, но­вый Закон «О бухучете» запре­тов на использование разрабо­танных прежде унифицирован­ных форм не содержит) в письме даны разъяснения относительно однодневных командировок и их документального оформления.

Если работник может вер­нуться из командировки в тот же день, оформление командиро­вочного удостоверения не обяза­тельно.

Чтобы документально под­твердить командировочные рас­ходы (срок пребывания работни­ка в поездке), при исчислении налога на прибыль достаточно приложить проездные докумен­ты и отчет по командировке.

Несчастный случай

В письме затронут вопрос несчас­тных случаев, которые могут произойти во время служебной командировки. Минтрудом даны некоторые пояснения относи­тельно вопроса создания комис­сии по расследованию несчаст­ных случаев. Представлены два варианта состава комиссии, вы­бор зависит от выполнения ряда условий. Комиссия создается:

• работодателем, под контролем и руководством которого ра­ботником исполнялись трудо­вые обязанности;
• работодателем с участием представителя сторонней ор­ганизации.

В первом случае работник вы­полняет работы в другой органи­зации. При этом в служебном за­дании не оговорены конкретные параметры предполагаемых ра­бот (срок выполнения, материа­лы, технические характеристи­ки), за формирование и контроль которых отвечает представитель организации, куда командирует­ся этот работник. Формально продолжая трудовые отношения со своим работодателем, коман­дированный сотрудник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты, действующие в той организации, к которой он прикомандирован. Во втором случае работода­тель, направляя своего работни­ка в другую организацию, дает служебное задание, имеющее конкретные характеристики и параметры. Значит, он в боль­шей мере ответствен за испол­нение работником своих трудо­вых обязанностей. Но так как трудовые обязанности работник исполняет в другой компании, комиссия по расследованию не­счастного случая, произошедше­го с командированным, форми­руется с участием представителя этой организации.

Как учитывать рабочее время в командировке

Следующий блок рекомендаций касается учета рабочего времени сотрудника, находящегося в слу­жебной командировке. Как и пре­жде, время, проведенное работ­ником в командировке, обознача­ется буквой «К» или кодом «06». Если время служебной поездки (в том числе время отбытия и при­бытия из нее) приходится на выходной или нерабочий празд­ничный день, в табеле следует указывать буквенное обозначе­ние «РВ» или код «03».

При этом нужно иметь в виду, что количество отработанных часов проставляется в табеле лишь в том случае, когда коман­дировка приходится на выход­ной или нерабочий праздничный день. Эти отработанные часы приводятся в соответствии с дан­ным работнику указанием рабо­тодателя о продолжительности работы. Из этого следует, что ра­ботнику может быть выплачена заработная плата за часы работы (часы, проведенные в служебной командировке) в выходной день в двойном размере согласно ста­тье 153 Трудового кодекса.

В заключение отметим, что в своем письме Минтруд дал цен­ные указания. Он рекомендовал дифференцированно подходить к выплатам, связанным со слу­жебными командировками. По мнению министерства, работо­датель вправе сам определять размеры выплат в соответствии с занимаемой должностью лица, направляемого в служебную ко­мандировку.

Достаточно будет утвердить локальный нормативный акт (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный дого­вор, приказ, соглашение), где бу­дут предусмотрены фиксиро­ванные или имеющие парамет­ры командировочные расходы (к примеру, класс комфортности средства передвижения) для оп­ределенных категорий должнос­тей в организации.